2018年 9月

カタカナ用語の新解釈

Vol.11 サマリー

報告書や会議の内容をまとめるときなどに耳にする「サマリー」というカタカナ語。その正しい使い方と、いつもの使い方とはちょっと切り口を変えた新解釈について解説します。

正しい使い方

「この資料、分かりやすくサマリーつけておいて」といった具合に、ビジネスパーソンの間では使用頻度が高いカタカナ語「サマリー」。もともと「概要」「要約」を意味するカタカナ語で、ビジネスシーンでは「企画書や報告書などの概要を分かりやすくまとめたもの」という意味合いで使われています。「サマる」なんて略した使い方も一般的です。

内容が長くなってしまった資料には、あらかじめ冒頭にサマリーを添えて渡すなどすると、「気が利いているな」と上司やクライアントから好印象を持たれるかもしれません。

またサマリーには「合計」という意味もあるため、「このデータのサマリーをお願いします」と人から頼まれたときには注意が必要です。単純にデータの数字を合計すればいいのか、それともデータの概要を要約するべきなのか、お互いの認識に齟齬(そご)が生まれないよう一度確認しておくと安心です。

新解釈で使ってみる

資料や会議のサマリーを作成するのは、ビジネスパーソンにとってありふれたこと。ここは一つ、ちょっと視点を変えたサマリーを作成して業務の改善を図ってみてはいかがでしょうか?

例えば、あなたの所属する部署の業績がイマイチだったり、空気がギスギスと悪かったりする場合、その理由を分析するために、自分の部署に対する「サマリー」を作ってみる。

「うちの営業課は平均年齢32歳。昔から付き合いがある顧客には強いが、新規開拓は弱い。メンバーは全体的に物静かでプライベートの交流は少ないが、全員に共通するのはお酒好き……」といった具合に、自分を取り巻く環境への分析を込めたサマリーを作成するわけです。

そうすることで部署の課題やウイークポイントが浮き彫りになり、新規受注率を向上させるための勉強会や、コミュニケーション改善のための飲み会を開催するといった解決策が見えてくるかもしれません。チーム全体だけでなく、メンバー個人のサマリーを作成するところまで踏み込めれば、「この人は開発部と仲が良いから、提案を頼んでみようかな」と部署をまたいだ連携なども期待できるかも?

しかし、作成したサマリーの内容がそもそも間違っていては、周囲から不信感を持たれたり、かえって状況を悪化させたりする危険性も考えられます。人間関係を「サマる」うえで大切なのは、日ごろのマメな情報収集と周囲の人間に対する観察力。自分を取り巻く環境を観察し、理解を深めることが、良きサマリーへの第一歩です。

イラストレーター紹介

栗生ゑゐこ(くりうえいこ)

茨城県つくば市出身。編集・制作会社でお寺書籍の編集・ライティングを経験後、ITベンチャー企業を経て、2009年よりフリーのイラストレーターとして活動中。

多岐にわたるオフィス・文書作成ソフトで、「サマリー」作成をサポート

大塚商会では多岐にわたるメーカー・種類のオフィスソフトや文書作成ソフトをご提供しています。各ソフトの詳細機能まで吟味したうえで、お客様のニーズにマッチした最適なソフトをご提案。正確かつスピーディーな「サマリー」の作成もサポートします。

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