2019年 5月

課題発見! ある日のオフィス風景生中継

名刺情報のデジタル化が仕事効率化の鍵に!?

「いつもいざというときに、求めている名刺が見つからない……」。そんな悩みは、名刺の管理方法を変えるだけで解決できるかもしれません。業務効率化を促す名刺の管理・整理方法をご紹介します。

名刺管理はとことん“個人任せ”

いざという時、すぐに名刺が見つからない……

名刺はお客様に関する重要な情報が詰まった、非常に大切な営業ツールです。なくさないようにファイルにまとめるのは一つの手ですが、その数が増えれば意外と手間になります。普段の業務に追われればなおさらでしょう。中には、机に眠ったまま、忘れ去られている名刺もあるのではないでしょうか。

仮に名刺フォルダーやファイルできちんと管理をしていても、必要な名刺を瞬時に探し出すのは至難の業。いざというときに必要な名刺が見つからずイライラした、という経験を持つビジネスパーソンも少なからずいるはずです。

また、名刺をしっかり管理・整理していないと、上司や同僚、総務や経理などから顧客の連絡先を求められたときに困ります。業務効率的な観点でいえば、このように社内で名刺情報を共有化できていない状況も好ましくはありません。

名刺のデジタル化で業務の効率化を

名刺情報をよりビジネスに生かすために有効なのが、デジタル管理システムの導入です。複合機やスキャナーで名刺をスキャンしてデータ化することで、名刺の管理・整理がしやすくなります。OCR(画像から文字を認識する機能)を使えば、文字情報を簡単に取り込めます。データ化した名刺情報は、氏名や社名などで素早く検索できるので、これまでのように必要な名刺が見つからず、イライラすることはなくなるでしょう。

デジタル化した名刺データを専用アプリと連携させれば、業務の効率化にもつながります。名刺データをCSV / Excel出力したり、メール配信にそのまま活用したりすることで、外出先からスマホで名刺情報へアクセスできるようにもなります。

さらにクラウドサービスや共有サーバーを活用すれば、名刺データを社内で共有できます。誰がいつ、どこで名刺を交換したのか、といった情報も簡単に確認できるため、より戦略的な営業活動、社内でのスムーズな連携が可能になるのです。このように名刺を企業の財産として有効に活用するうえで、いまやデジタル管理システムは不可欠なものになっています。

社内間での連携がスムーズに