2019年 9月

課題発見! ある日のオフィス風景生中継

迅速に連絡を取り合いたいなら、ビジネスチャットを使うべし!

社内外における業務連絡で、電話やメールを活用することは決して間違いではありません。ただし、迅速な対応を求められた場合のツールとしては、必ずしも適しているとはいえないでしょう。そこで今回は、より効率的に連絡を取り合える方法をご紹介します。

業務が複雑化し、連絡ミスや報告漏れが多発……

電話、メールはコミュニケーションツールとして非効率的

市場の変化が速く、業務や雇用形態が多様化している昨今のビジネスシーンでは、社内外での円滑でスピーディーなコミュニケーションがますます重要になっています。

電話でのコミュニケーションの場合、相手とタイミングを合わせなくてはなりません。お互い、日々の業務に追われているとなかなか電話が通じず、行き違いになることがしばしば起こります。会話の内容が残らないため、「言った、言わない」のトラブルにもなりがちです。その点、メールはお互いが都合の良いときにメッセージを確認できるのが利点です。やりとりの内容が文章として残るため、トラブルも防げます。

とはいえ、メールは文面を書くのに意外と時間がかるものです。細かな事柄を何度も確認するようなやりとりの場合、相手の返信を待つのに時間がかかって非効率です。メールの数が膨大になると、確認漏れのリスクも大きくなります。また相手が読んでいるかどうか分からず、グループでのやりとりにも不向きです。

もっと効率よく、スピーディーに、社内外のコミュニケーションができるツールはないものでしょうか。

ビジネスチャットなら相手との心の距離も縮まる!

そこで今、電話やメールに代わるコミュニケーションツールとして、導入する企業が増えているのが「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットの良いところは、メールのように「○○様 お世話になっております」などといった堅苦しい前置きを省くことによる、フランクでスピーディーなやりとりができる点です。効率が良いだけでなく、小さなコミュニケーションが自然と活性化し、顧客との関係性も深まります。スタンプが使えるビジネスチャットなら、言葉では表現しにくい微妙な感情も伝えられ、上司と部下、社員同士の心の距離も縮まります。

メールと違って、相手がメッセージを読んだかどうかが分かるのもメリットです。グループ機能を活用すれば、プロジェクトごとにメンバー間での連絡が確認でき、会議時間を減らすこともできます。ファイルを共有したり、大事な情報を大勢に一斉に知らせたり、アンケート機能で休暇や会議、飲み会などの日程を調整したりすることも簡単にできます。

個人利用する通常のメッセージサービスとは違い、ビジネスチャットはセキュリティ対策もしっかりしているので安心です。アドレス帳やカレンダーと自動的に連携するので、導入に際して手作業でのデータ移行は必要ありません。業務効率の向上やチームワークの活性化、お客様とのリレーションを深めるために、ぜひ有効に活用したいものです。

ビジネスチャット導入で情報共有が迅速に!