2020年10月

課題発見! ある日のオフィス風景生中継

紙文書の電子化の決め手は「紙の感覚で簡単に」!

オフィスにたまりがちなのが紙文書。ペーパーレス化が叫ばれる昨今、文書の電子化に踏み切っても、個人のITスキルの差や運用ルールの難解さにより、うまく運用できていない企業は少なくありません。ここでは誰でも簡単に使える文書管理システムをご紹介します。

大量の紙文書でオフィスも時間も逼迫(ひっぱく)してしまう!

ペーパーレス化には思わぬ落とし穴も

厳しい経済環境の中、多くの企業がオフィス業務の効率向上、コスト削減に取り組んでいます。そのうえで大きな効果があるのがペーパーレス化です。一般的に、オフィススペースの3割は文書の保管に使われているといわれています。文書を電子化し不要な文書を破棄すれば、そのスペースを有効活用できます。場合によってはオフィスを縮小し、賃料負担を抑えることもできるでしょう。

文書を電子化すれば、パソコンの検索機能を使って必要な文書が簡単に見つかるため、これまで文書整理や書類探しに費やしていた時間を減らせます。電子化した文書は複数人で閲覧、編集できるため、コピー代や紙代の節約にもなります。さらに不正コピーや紛失、取り違いや廃棄ミスなどのリスクを減らすこともできます。

このようにメリットの大きいペーパーレス化ですが、注意も必要です。せっかくコストと労力をかけて文書を電子化しても、それを安全に、有効に活用できなければ意味がありません。やり方を間違えると、ITスキルの低い社員がうまく活用できず、かえって効率が落ちたり、情報漏えいにつながってしまったりもします。そのようなリスクを懸念して、ペーパーレス化を断念したり、導入を見送ったりする企業も少なくないようです。

ペーパーレス化を安心して、有効に導入するには、どうすればいいのでしょうか。

文書管理ソフトなら、紙感覚で整理・活用

ペーパーレス化の失敗を防ぐためにぜひ導入をおすすめしたいのが、実際の書棚と同じレイアウトでデータを整理できる文書管理ソフトです。パソコン上で書類を疑似的にバインダーで整理し、年度ごとに並べたり、部署ごとに色分けしたりと、これまでと同じアナログ感覚で書類を整理できます。

実際に書棚にバインダーが並んでいるかのようなビジュアルで表示されるため、パソコンが苦手な人でも、必要な書類の場所がすぐ分かり、スムーズに書類を見つけることができます。もちろん日付やキーワードによる検索など、電子ファイルならではの便利な探し方も可能です。

文書を電子化することのもう一つのメリットは、オフィスの外からスマートフォンやタブレットで文書にアクセスできるようになること。得意先での商談中や自宅でのテレワーク中も、必要な書類を探し利用できるため、業務の効率が飛躍的に高まります。

ちなみに大切な文書の原本は、デジタル化した後、外部倉庫に保管すると安心です。さらに電子化したファイルを暗号化すれば、万が一ファイルが流出しても情報漏えいを防げます。また、不要になった紙の文書を破棄する際は溶解処理がおすすめです。シュレッダーによる廃棄は、裁断された紙を組み合わせて復元される可能性がありますが、紙を跡形もなく溶かす溶解処理なら、文書が復元される可能性はゼロ。情報漏えいを確実に防げます。

このような文書管理ソフトや溶解処理サービスを上手に活用し、オフィスのペーパーレス化をスムーズに、安心して進めていただきたいものです。

書類整理の時間短縮のうえ、リモートワークもスムーズに!