2020年11月

課題発見! ある日のオフィス風景生中継

クラウドサービスで請求書発行時の印刷・三つ折り・郵送の手間を軽減!

全社テレワークが推奨されても、出社が必要な請求書や見積書などの発行業務。出納業務を担当する担当部署には大きな負担です。ここでは取引先に合わせた仕様で請求書などを配信・郵送できるサービス「SMILE V @Tovas連携 for 販売」をご紹介します。

請求書作業は出社しなければできない!?

テレワークのネックとなる、請求書の郵送

現在、かつてないスピードでテレワークや在宅勤務を導入する企業が増えています。同時に業務や社内文書のデジタル化も進んでいます。しかし業務や作業によっては、どうしてもデジタル化やペーパーレス化が難しい場合があります。

例えば帳票の発送業務です。企業活動では日々、請求書、支払明細書、見積書、注文書などの膨大な帳票のやり取りが発生しています。最近ではこれらを電子化する企業も増えていますが、請求書などはいまだに郵送でしか受け付けないところが少なくありません。そのほかの帳票も顧客によってFAXやメール、郵送などを使い分けなくてはならないことがあります。

その結果、全社的にテレワークを導入したくても、帳票の発行を担当している社員は出社せざるを得ないケースが多々あります。そもそも請求書を印刷して三つ折りにし、封入して投函(とうかん)するというのは、効率の悪いアナログ作業です。単調な作業で、担当者の負荷も少なくありません。このような帳票の発送業務を効率アップし、テレワークを可能にする方法はないものでしょうか。

請求書の発行から郵送までを自動化

請求書発行などの業務を軽減しテレワークを実現するために、おすすめしたいのが帳票配信業務のシステム化・自動化です。作成した請求書や注文書などを電子化し、郵送やメール、FAXなどで取引先へ自動的に送れるようにするのです。基幹システムを改修せずに連携できるクラウドサービスなら、導入コストを抑えながら、すぐに運用を始められます。

このようなサービスを活用すれば、宛先ごとに郵送、FAX、電子ファイルなどの送信手段を切り替えて自動的に送れるため、事務作業を大幅に効率アップできます。請求書を印刷して三つ折りし、封入して投函する作業も代行してもらえます。その結果、担当者の負荷を大幅に軽減することができます。

送受信履歴が残るため、「送った、送っていない」「受け取った、受け取っていない」といったトラブルを減らすこともできます。また電子ファイルは郵送より早く送ることができ、取引先にも喜ばれます。郵送作業で発生する費用などのコスト削減にもつながります。

帳票の発行業務を効率アップして働き方改革を進めたい。請求書郵送のための出社をなくしてテレワークを実現したい。そんな課題を持つ企業の方は、ぜひ一度検討をおすすめします。

テレワークでも請求書作業が可能に!