2020年12月

課題発見! ある日のオフィス風景生中継

ITを活用した勤怠管理システムでテレワークの勤怠状況を正確に把握

急速に広まったテレワークにおいて、懸念となるのが勤怠管理。タイムカード打刻で管理していた会社では、出社を伴わない勤怠管理への対応を迫られています。そこで、さまざまなワークスタイルに対応する、ITを活用した勤怠管理システムをご紹介します。

テレワークの勤怠状況、どう把握すべき?

複雑化し、手間が増える一方の勤怠管理

コロナ禍を機に日本でも急速にテレワークの導入が進み、オンラインでの会議や商談も、もはや当たり前になりつつあります。満員電車から開放され、家族とともに過ごす時間が増えるということで、テレワークを歓迎する社員も多いようです。

とはいえ、テレワークの導入によって勤怠管理が難しくなったという経営者や管理職の悩みもよく耳にします。社員が出社しなくなれば、これまでのようなタイムカードの打刻による勤怠管理はできなくなります。会社によっては、社員が毎日勤務開始時間と終了時間を電話やメールで上司に報告し、それを担当者が手入力で管理している場合もあるようです。しかし、そのようなやり方では勤怠管理担当者の手間が増え、ミスが発生する可能性も高まります。

テレワークに限らず、現在は裁量労働制、フレックスタイム、時差出勤など、従業員のワークスタイルが多様化しています。そのため、手作業の勤怠管理では労働実態を正確に把握することが難しくなってきています。その結果、スタッフへ効率よく仕事を割り振ることができなかったり、過重労働を見過ごしてしまったりすることにもなりかねません。

このように勤怠管理が複雑化し、手間が増えているとはいえ、深刻な人手不足の今、担当部門の人員を増やすことも難しいのが現実です。なるべく手間をかけずに、勤務形態が異なる従業員一人一人の状況を正確に把握し、集計するにはどうすればよいのでしょうか。

多様な社員の勤務実態を、簡単・正確に把握

テレワークをはじめ多様な働き方をする従業員の勤務実態を、手間をかけず、正確に把握するうえで導入をおすすめしたいのがITを活用した勤怠管理システムです。タイムレコーダー、ICカードリーダー、Web、スマホなどから社員が打刻した出退勤のデータを、ITによっていつでも好きなタイミングで自動集計できるので、勤怠管理の手間が大幅に減り、ミスも防げます。

ITを活用した勤怠管理システムなら、雇用・勤務・賃金形態が異なるさまざまな従業員の勤務実態を、常に正確に把握することができます。そのうえで規定の時間外労働時間を超えないよう、対象者や管理者に警告メールを送るなど、過重労働を防ぐための適切な対策を取ることもできます。就業時間実績や休暇残日数、人件費の目安などを確認しながら、より効率のよい人員配置や仕事の割り振りを行うことも可能です。

このように、ITを活用した勤怠管理システムを導入すれば、残業を抑制し従業員の生産性を向上させることができ、人件費などのコスト削減も可能です。さらに働きやすい環境をつくることで、社員の定着率を高め、貴重な人材の流出を防ぐこともできます。テレワークの導入に際しては、ぜひITを活用した勤怠管理システムの導入も検討してください。

精度の高い勤怠管理は、働き方改革の実現につながる!