義務化直前！電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」をおさらい

著者：金指歩（かなさしあゆみ）

2024年1月1日からの電子帳簿保存法・新ルールスタートに伴い、電子取引データ保存がいよいよ義務化されます。多くの企業ではすでに義務化への対応を進めていると思いますが、この時期には必要な要件や対応の抜け・漏れをチェックすることが大切です。そこで本記事では、電子取引データ保存に関して必要な要件や、2024年からの業務において重要な視点について解説します。

電子帳簿保存法とは

そもそも電子帳簿保存法とは、仕訳帳や貸借対照表、損益計算書などの国税関係書類や決算関係書類について、電子データで保存する際のルールをまとめた法律のことです。1998年7月に施行されてから、必要に応じて改正されてきました。

近年この電子帳簿保存法が話題に上るようになった理由は、2024年1月1日から新ルールが義務化され、電子取引データ保存の義務化や、その際の要件緩和が行われるからです。この新ルールは2022年1月に施行されていましたが、変更点が大きかったために2年の猶予期間が設けられていました。それがとうとう義務化されるということで、企業は対応を迫られています。

なお電子帳簿保存法は、電子取引データ保存、電子帳簿等保存、スキャナー保存の三つに区分されます。それぞれ新たな対応が必要ではありますが、このうち対応が事務化されているのが電子取引データ保存です。よって、電子取引データ保存への対応が最優先事項となります。

電子取引データ保存、具体的にどんな内容？

電子取引データ保存の内容や必要要件についても確認しておきましょう。

電子取引データ保存とは

電子取引データ保存とは、電子取引で受け取った請求書などを電子データのまま保存する際の扱いに関して定めたものです。これまでメールなどで受け取ったデータに関しては、紙での保存も認められていました。しかし2024年1月1日以降は、電子データで受け取ったものは、紙ではなく電子データのまま保存するよう義務化されます。

なお、電子データには次のようなものが当てはまります。併せて、それぞれの適切な保存形式も確認しておきましょう。

＜電子データの例＞

電子データの種類	適切な保存形式
メールの文面に記載されたデータ	該当するメールをPDF保存
メールに添付されたデータ	データをダウンロードして保存
インターネット上（クラウドサービスを含む）からダウンロードしたデータ	データをダウンロードして保存
DVDなど記録媒体を通して受け取ったデータ	データをサーバーなどに取り込んで保存
EDIシステム（＊）上で受け取ったデータ	システム上で保存もしくはダウンロードして保存
ペーパーレス化機能付きFAXで受け取ったデータ	PDF化して保存など

＊ EDIシステム：契約書や発注書、納品書、請求書などを専用回線を用いて電子データとしてやり取りするシステムのこと

電子取引データ保存に必要な要件

さらに電子取引データ保存には、満たすべき保存要件が定められています。次のチェックリストを活用し、要件をクリアしているかどうかご確認ください。

2024年から業務はこう変わる！事前に検討しておきたいこと

2024年になると、いよいよ新制度に対応した業務が始まります。社内全体が不慣れな中で、総務・経理部門は特にトラブル対応に回ることが多いかもしれません。その際、想定以上に困ることがないよう、必要な対応についてイメージしておくとよいでしょう。