資料の裏面いつも真っ白。裏紙はメモとして再利用!

オフィスで毎日のように使う複合機。コピーに印刷、FAXと何気なく使っているけれど……実はそれ、とってもムダな使い方かも?

資料はいつでもフルカラーかつ片面印刷で見栄えよく。「えっエコじゃない?」それってどういうこと?

私はとある会社のベテラン営業マン。今日も営業や会議資料の作成に大忙し。資料は常に、フルカラーで見栄えよく印刷するのがモットーです。

でも上司からは「社内資料までカラーで印刷するな!」「片面印刷は裏面が真っ白でもったいない!」と言われて……。でもいちいち設定するのも面倒そうだし、裏面は後からメモ帳として活用すればエコだと思うし……私、何か間違ってます…?

毎日使うからこそ、印刷コストのムダを常に意識すべし!

日常的に印刷やコピーに使う複合機。だからこそ、何も考えずに使っていると、印刷コストは膨大になっていることも。モノクロ(白黒)印刷とカラー印刷とで、1枚当たりのコストはたいした違いがないように思えても、1,000枚印刷したと考えればその差は歴然です。また、片面印刷ばかりでは、用紙の消費もどんどん増えていってしまいます。

印刷コストを削減するためには、必要性もなくカラー印刷や片面印刷を多用していないか、確認のためといってとりあえず紙に出力してしまっていないかなど、ムダな印刷やコピーをしないように、日ごろから意識することが大切です。

意外と簡単にできる、印刷コスト削減対策はコレ!

では、具体的な印刷コストの削減対策には、どういったものがあるでしょうか。簡単にできて効果が高いのは、用紙を節約できる印刷設定を利用することです。

まずは「両面印刷」。2ページ分を1枚の表と裏の両面を使って印刷するわけですから、用紙は半分に節約することができます。それから1枚の用紙に数ページ分を縮小、割り付けして印刷する「集約印刷」。2ページ分(2 in 1)、4ページ分(4 in 1)など文書を集約して印刷することで、用紙はもちろん、トナーやインクの消費も節約することができます。両面印刷と集約印刷を組み合わせれば、2 in 1印刷の場合、1枚の用紙に4ページ分の印刷が可能に。両面印刷も集約印刷も、これは特別なサービスや追加オプションがなくても、印刷設定を変えるだけの簡単操作で用紙代を節約できます。

最近の複合機には、タブレットやスマホのような感覚で操作できる大型の液晶タッチパネルが搭載されているものも多く、より直感的に、分かりやすく印刷などの設定ができるようになっています。

また、社内向けの資料にはモノクロ印刷を使うようにルール化することも、取り組みやすく、印刷コスト削減につながる対策です。機種によっては、実際は2色印刷ですが、1色として利用できるものもあり、資料の訴求力の高さを保ちつつ、モノクロ料金で印刷することが可能です。

印刷前のプレビュー確認を徹底してミスプリントを防ぐことも、意識したいところ。複合機アプリケーションには、PCから送られた印刷データ(印刷ジョブ)をいったん複合機内に蓄積してから、複合機の操作パネルで出力指示ができるものがあり、印刷形式やカラー/モノクロの設定、部数などの変更や削除も可能。うっかりによるミスプリントを減らすことができます。

紙の電子化から情報共有まで、複合機ができること。

紙文書の電子化は文書検索や共有の効率化、コピー・印刷費や紙ファイルの保管スペース代などによるコストの削減、データのセキュリティやバックアップなどの管理のしやすさといったメリットをもたらします。複合機のスキャン機能とアプリケーションを使えば、そうした電子化も操作パネルで簡単に実現。受信したFAXも自動で名前を付けてデータとして保存でき、用紙のムダも省けます。

さらに電子化したデータの活用を進め、オンラインストレージなどのクラウドサービスやグループウェア、文書管理システムなどと連携することで、場所や時間を選ばずに効率よく業務を進められる環境を整え、生産性を上げることも可能です。

情報漏えいの抑止にも一役!複合機を使いこなす!

情報漏えいの経路で全体の6割以上を占めるのは、意外にもPCからではなく「紙」からのものと言われています。複合機でも印刷したことを忘れて放置してしまったり、間違えて他人が出力した紙を持ってきてしまったり、ということが続けば、廃棄の段階で、いずれは情報が漏れてもおかしくありません。

ましてや、「もったいないから」と裏紙をメモ用紙などに転用するのは、もってのほか! 外出先でうっかり裏側を見えるように持ってしまったり、使用済みのメモをゴミ箱に捨ててしまったりすることで、思わぬところから情報が漏れることもあります。

紙からの情報漏えいの抑止に便利なのが、ICカード認証による複合機の利用者管理。入退出に使用しているICカードを使って、複合機で認証してからでなければ出力ができないシステムです。誰がどのファイルを出力したのかを情報収集したり、人によって利用できる機能の限定もでき、印刷物の取り違えの防止はもちろん、社内向けにしか資料を用意しないユーザーのカラー出力を制限したり、PCからの出力指示後でも、カードで認証するまでは出力キャンセルができるなど、ムダな印刷防止にもつながります。

また、複合機の操作履歴と出力内容を、全て画像で保存することができるアプリケーションもあり、漏えいの抑止や万が一の時の原因追及に役立てることができます。

コピー、出力、FAXだけではない、複合機ができること。ムダを減らすだけでなく、複合機の有効活用でオフィスはさらに便利に、さらにスマートに生まれ変わります!

さらに複合機の有効活用に役立つ資料をダウンロードいただけます。

資料では、複合機活用の幅がさらに広がる、便利な複合機アプリケーションや連携ソリューションを具体的にご紹介します!

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