PDFなら閲覧側で編集できない、はずだよね?

どんな環境でも見た目が同じPDFファイル。当然、閲覧側では編集できないと思っていたけれど。僕、PDFの使い方、間違ってます?

PDFなら、どの環境でもレイアウトがほぼ同じ。改ざんの心配もないから便利! あれ? 内容が勝手に書き換えられてる?

PDFって、どの環境でも同じ書式やレイアウトで見ることができて便利ですよね。だから僕は、お客様や取引先と大切な書類データをやり取りするときには、いつもPDFファイル。閲覧用のAcrobat Readerは無償だし、PDFへの変換ソフトも無料のものがあるので、それを使っています。

先日も重要な書類を作成して、PDFに変換してからお客様に送信! ところが、返ってきたPDFファイルの内容が書き換えられていたんです。あれ? PDFに変換すれば、編集できない安全なデータになるんじゃなかったの?

実はそのままだと「PDFは編集可能なファイル」です

PDFはどの環境で作られても、Acrobat Readerで見ればOSやPCの種類を問わず、またタブレットやスマホなど、画面サイズが違っても同じ書式やレイアウトで表示することができるので、ビジネス文書としてさまざまな場面で活用されています。しかし、意外と知られていないのは、実は「PDFは編集可能なファイル」だということ。PDFに変換したからといって、書き換えることができないというわけではないのです。

これを知らないまま、PDFファイルを社外とのやり取りに使い続けていると、予期せぬ改ざん、情報の複製などで問題になることもあります。例えば、お客様へ送付した見積書の数字が書き換えられて、金額が低くなっていることに気づかず、受注してしまう可能性や、取引先へ送った設計書や企画書の作成者をコピーされて、オリジナルの企画として使われてしまう可能性だってあり得るのです。PDFの編集を防ぐためには、編集やコピーによる再利用などの権限を設定し、パスワードでロックすることが必要なのです。

無料PDF作成ソフトの落とし穴

ところが、無料PDFソフトのほとんどには、こうしたセキュリティ機能が備わっていません。PDFのファイルフォーマットはアドビ社が開発し、現在は国際規格(ISO32000-1)を取得して、標準化されたファイルフォーマットとなっています。ただ、Acrobat以外では完全準拠にはならず、暗号化やパスワード設定をはじめ、PDFのセキュリティに関する仕様は膨大で、必ずしも全てのPDF変換ソフトがその機能を反映しているとは限りません。安全にデータをやり取りするためには、PDFのセキュリティ仕様を満たしたソフトを使う必要があります。

PDFのビジネス利用にはAcrobat DCがおすすめ

PDFをビジネスで安全に活用するなら、Adobe Acrobat DCがおすすめ。Acrobat DCなら、さまざまなセキュリティ機能が搭載されているので、ファイルの使用目的に合わせた利用制限がかけられます。例えば、ファイルの開封や印刷・編集、テキストや画像のコピーといった各操作について、項目ごとにパスワードをかけることが可能。意図しない情報漏えいや改ざんからデータを守ることができます。

また、電子署名の付与と検証により、文書ファイルの本人性・改ざんの有無を証明することも可能。さらに、機密性の高いテキスト・画像や非表示情報を消去する墨消しや、「社外秘」などの透かしを入れるといったセキュリティ対策も備わっています。

状況に応じて、さまざまなセキュリティ機能を使えるAcrobat DC。しかし、せっかくの機能も個人のスキルや運用任せでは、「パスワードをかけ忘れた」「機密情報に透かしを入れ忘れた」など、活用されずじまいになってしまう可能性があります。そこで活躍するのが、複数の操作をアクションとして自動化できる「アクションウィザード」(Acrobat Pro DCのみの機能)。例えば、「個人情報が含まれる文書ファイルには、必ず透かしを入れてパスワードをかける」というような社内のセキュリティポリシーに合わせて、一連のセキュリティ設定をアクションとして一括保存する。それを他の社員と共有することで、会社全体や部門ごとに必要なセキュリティ設定を共有、実行することが可能です。

Acrobat DCならサイバー攻撃への備えも万全

フリーウェアのPDFソフトや、サポートが終了した旧バージョンのAcrobatでは、セキュリティ性に不安があり、サイバー攻撃を受けた際に致命的な問題となることもあります。そもそもウイルス対策が行われていないソフトや、セキュリティパッチの提供が受けられなくなったソフトを使い続けると、ウイルス感染したPDFを開くことで、そのPCもウイルスに感染、そして、被害を拡大させてしまう恐れも出て来ます。

Acrobat DCならウイルスやマルウェアなど、サイバー攻撃への備えも万全。無償の閲覧ソフトAcrobat Readerでは、定期的にセキュリティパッチの配布が行われていますが、最新バージョンのAcrobat DCでも同様に、セキュリティパッチを定期的に提供。安心・安全にPDFを使うことができます。前バージョンのAcrobat XIのサポートは、2017年10月15日に終了。安心してPDFを使い続けるためにも、最新のセキュリティを備えたAcrobat DCの導入がおすすめです。

セキュリティ対策以外でも、常に最新バージョンを使うことができるAcrobat DCには充実した機能が搭載されています。クラウドを活用したモバイルデバイスでの利便性の高さや、Microsoft Officeとのスムーズな連携も魅力的です。Acrobat DCには、ほかにもPDFを開発したアドビならではの機能が満載! Acrobat DCの導入で、PDFのビジネス活用はより安全に、さらに便利に広がります!

さらに複合機の有効活用に役立つ資料をダウンロードいただけます。

資料では、PDFのビジネス活用の幅がさらに広がる、Acrobat DCの便利な機能やソリューションを具体的にご紹介します!

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