大量の書類破棄、シュレッダーかけにはもううんざり!

1枚2枚の書類ならシュレッダーでサッと破棄できるけど、引き出しいっぱいの書類はどうすればいい?そのまま捨てちゃえ!なんてわけにはいかないし…。

[2017年 7月19日公開]

数枚ならシュレッダーでサッと処分できるけれど、引き出しいっぱいにたまった書類はどうしよう。そのまま捨てるわけにもいかないし。

上司からの指示で保管期限が切れた書類の整理を始めたものの、引き出しいっぱいの書類に思わずげんなり。シュレッダーには数枚ずつしかかけられないし、バインダーから紙だけ取り出すのも、とっても手間。ほかの仕事もあるのに、いつまでたっても終わりそうにないんですけど。

面倒だからそのままゴミ箱に捨てよう!ってわけにもいかないし…。もっと効率よく、書類を処分する方法ってないの?

紙文書からの情報漏えいが半分以上!適切な処分が必要!

保管期限が切れた書類の整理や部署異動、会社の住所移転など、要らない書類を処分しなければならないタイミングは案外あるものです。普段からこまめに整理して、少しずつ不要な書類を処理していれば問題ないのですが、日々の忙しさもあって、作業はどうしても後回しになりがち。こうして、いざ引っ越しとなった時に大量の書類を処分する羽目になり、困った経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

しかし、処分が大変だからといって、個人情報や機密情報が含まれた書類をそのまま捨てるのはNG。特に2017年5月30日から改正個人情報保護法が全面施行となり、これまでは対象が限られていた個人情報取扱事業者に、ほぼ全ての事業者が該当することになっています。情報漏えいを起こしてしまっては、会社の信用問題にもなりかねません。

情報漏えいに関しては、昨今、問題となっている電子データについては組織としてセキュリティ意識が高い一方で、紙文書については対策がおろそかという企業も多いかもしれません。しかし、情報漏えい経路の半分以上を占めるのは、実は電子データではなく紙からのもの。紙文書も常に整理しておき、保管が必要な書類は鍵付きキャビネットなどに保存する、不要になった書類は速やかに適切な処分を行う、といった対策が必要なのです。

機密書類の破棄、おすすめはシュレッダーよりも溶解処分!

不要となった機密書類の処分には、シュレッダーを利用されているオフィスが多いことでしょう。しかし、シュレッダーで一度に細断できる枚数は数枚から多くても20枚前後で、たくさんの書類の破棄をする場合には、とても時間がかかります。ステープルやクリップの取り外しや、バインダーにとじられている紙を出す手間も必要で、貴重な業務時間を単純作業に費やすことになってしまいます。そこでおすすめしたいのが、溶解処分でまとめて書類を破棄する方法です。

段ボールでまとめて回収、無開梱(むかいこん)で処理するから安心!

大塚商会の「メルティBOX」は、書類の溶解処分を安心してお任せいただけるサービス。機密書類や大量の文書を段ボールごと貴重品扱いで回収し、無開梱のまま溶解処理します。処分完了後は「機密抹消証明書」を発行。シュレッダーによる細断後のゴミと異なり、復元が不可能なので、情報漏えい防止に最適です。

また、バインダーにとじられた書類やステープル、クリップでとめられた書類もそのまま箱に入れて処理することが可能で、書類破棄の手間を大幅に軽減。少量ずつシュレッダーで書類処分していた時間を、本来やるべき業務のために有効に使えます。

書類処分の手間とコストを抑えて、リサイクルにも役立つ!

メルティBOXは段ボール1箱あたり1,200円の低コスト。回収用の箱は規定サイズ以下ならどんなものでも利用でき、1箱からでも回収が可能です。シュレッダーの購入・保守費用や電気代、ゴミの処理費用も不要となり、コスト削減にもつながります。また溶解処理された紙は再生原料としてリサイクルに活用されるので、地球にもやさしいのです。

また、破棄する書類を据え置き型の施錠付きBOXに投入するタイプの「メルティBOX あんしん+(プラス)」、ジュラルミン製の箱で機密書類をお預かりして処理する「メルティBOX(タイプS)」、大型シュレッダーを搭載挿したトラックでオフィスまで出張し、お客様の目の前で文書を細断してから運送する「メルティBOX(タイプD)」といった、用途に合わせたさまざまなサービスもご提供しています。

メルティBOXなら、重要な書類の破棄を安全・確実に行い、紙からの情報漏えいの抑止に役立ちます。さらに処分の手間とコストを削減して、より生産性の高いオフィスづくりにも貢献します!

さらに文書管理のコツや機密書類の処分方法が分かる資料をダウンロードいただけます。

資料では、文書の電子化・活用・保管のコツや、書類の溶解処理サービス「メルティBOX」のより詳しい特徴とご利用の流れを具体的にご紹介します!

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