会議のやり方を変えてムダな時間をなくそう!

会議のために参加者のスケジュールを調整するのには大きな労力がかかります。ましてや遠距離の拠点のメンバーを会議に招集するとなると、移動時間や移動コストもかかってしまいます。そこで今回は、会議を効率的にするための方法について考えてみます。

距離が離れていても顔をつきあわせて会議をしたい

拠点が多くなると、重要な社内会議のためにわざわざ出張するということも多くなります。大人数が参加する会議ともなれば、移動にかかる時間やコストも多大になってしまいます。だからと言って、会議の回数を減らすのは本末転倒。時間やコストをかけて移動しなくても、臨場感のある会議ができる方法を紹介します。

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テレビ会議なら、顔の表情まではっきり分かる

離れた場所の相手と同じ部屋にいるような雰囲気で、会議や打ち合わせをできるのがテレビ会議です。大きなテレビの画面に参加者の映像が映し出され、クリアな音声でコミュニケーションできます。経営層からのメッセージを伝えることで方針を徹底させたり、遠隔地のメンバーと頻繁に緊密な打ち合わせをしたりできるようになり、業務効率が向上します。

2拠点の小規模導入から数百台の大規模導入まで対応するテレビ会議システム

資料を共有しながらミーティングしたい

少人数で同じ資料を見ながらミーティングしたいとき、どのようにしていますか? まずメールで資料を送り、そのあとで電話をかけるというのが一般的でしょう。しかし、この方法ではお互いの意思の疎通がうまくいかないことがあります。資料を共有して操作しながらミーティングができれば、より効率的なコミュニケーションが図れます。

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インターネット環境があれば、どこででも会議ができるWeb会議

Web会議のメリットは、特別な機材をそろえなくても導入できることです。わざわざ会議室を予約しなくても、インターネット環境さえあれば、オフィスや外出先、自宅など、どこからでも会議に参加できます。PCだけでなく、タブレット端末やスマートフォンから参加できるタイプのものもあります。

さまざまなタイプのWeb会議を用意

外出先からでも会議に参加したい

遠隔地にいるメンバーにどうしても参加してほしいときや、当初参加できると思って予定していても急な出張で参加できなくなることがあります。そのようなときでも、どこからでも電話で参加できる仕組みがあれば、スムーズな意見交換が行えます。

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外出先からでも気軽に参加できる電話会議

電話会議のメリットは、電話さえあれば場所を気にせず会議に参加できること。離れた拠点から参加することも、外出先や自宅からの参加も可能です。テレビ会議やWeb会議に比べて、設備的な導入費用を抑えられるのもメリットです。

アナログ一般電話回線で利用できる優れた音声品質の電話会議システム

タブレット端末を有効活用して会議をしたい

会議参加者へ配布する資料の作成 は、作成者からの資料収集やコピーをとる時間など、大きな作業負荷がかかります。会議のアジェンダや資料を、紙ベースではなくデジタルで配布・共有することができれば、作業時間を短縮できるうえにコピー代も節約できます。タブレット端末を利用している企業なら、会議のペーパーレス化ソリューションを検討してみてはいかがでしょうか。

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タブレット端末によるペーパーレス会議

会議参加者のタブレット端末に資料を一斉配布することで、会議資料をコピーするといった準備の手間がかからず、コピー料金や用紙代などのコスト削減につながります。また、資料を紙ではなくデータ配布することで、配布した資料の紛失による情報漏えいを防ぐ機能を搭載したツールもあります。

タブレットとWi-Fi環境さえあれば、サーバー不要で簡単にペーパーレスミーティング

さらに詳しい資料をご用意しています。

会議の効率化について、さらに詳しい情報を紹介した資料「企画会議に役に立つ!アイデア発想のためのヒント」をご用意しています。ぜひ、ダウンロードしてください。

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