情報を共有して、いつでもどこでも業務のできる環境を整えたい!

外出先や自宅でもオフィスにいるときと同じように業務を円滑に進めるには、業務に必要な情報に簡単にアクセスでき、メンバーともスムーズにコミュニケーションを取れるような仕組みが必要です。グループウェアは、そうした情報アクセスやコミュニケーションの集約点となります。スケジュールやファイルの共有、ワークフローなどを利用することで、会社のデスクで仕事をするのと同様に業務を進めることができるのです。

[2017年 8月 9日公開]

スケジュールを共有したい

スケジュール管理といえば、まず思いつくのは今も昔も手帳を用いる方法でしょう。個人がスケジュール管理をするには手帳で十分だったかもしれません。しかし、チームワークで業務を進める場合、所属スタッフがどのような動きをしているのか、お互いに共有できた方が便利です。例えば、会議の招集一つをとっても、参加メンバーの予定が俯瞰(ふかん)できなければ、スケジュール調整に時間がかかってしまいます。

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グループウェアで社内コミュニケーションを円滑に

グループウェアを介すると、インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでも、どこにいてもさまざまな情報を共有できます。メンバー間のスケジュール共有、会議室の予約、全社員へのお知らせ、特定の人への伝言メモ、簡単なファイル共有など、社内コミュニケーションが円滑に行えます。

大塚商会のグループウェア「アルファオフィス」

文書やファイルを共有したい

業務では、さまざまな文書が利用されています。Word、Excel、PowerPoint、PDFといったビジネス文書をはじめ、画像や動画といったものまで、その種類は多岐にわたります。こうしたさまざまな文書を、いつでもどこでも使えるようにするのが、ファイル共有の仕組みです。また、こうした仕組みが整備されていれば、メール添付で送信できない大容量ファイルを、外部のパートナーと安全に共有することも可能になります。

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大容量ファイルを社内や複数企業間で共有

グループウェア「アルファオフィス」の文書管理機能を利用すれば、メール添付で送信できない大容量ファイルを社内や複数企業間でデータ共有できます。グループで作業をしている場合、対象となるファイルが登録されたり修正が加えられたりした際には、ポータルの新着だけでなくメールで通知することもできるため、見逃しによる作業の遅延、古いバージョンのファイルに修正を入れてしまう「巻き戻り」が防げます。

アルファオフィスの文書管理機能

ネットワーク経由で各種申請をしたい

社内用の申請処理や得意先へ提出する見積書などは、承認プロセスを経る必要があります。しかし、その承認プロセス途上の人物が例えば出張中などで承認できない場合、決裁は滞ってしまいます。業務処理の遅延を防ぎ、ビジネスをスピーディーに進めるためには、いつでもどこでも承認の可否を判断できるような仕組みを作っておくことが必要です。それを実現するのが、グループウェアにおける「ワークフロー」の機能です。

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ワークフロー機能で承認プロセスのスピードアップ

グループウェア「アルファオフィス」には、強力なワークフロー機能がオプションとして用意されています。しかも、よく利用される申請書のテンプレートが20種類以上用意されており、すぐにご利用いただけます。また、項目追加や承認ルートの変更など、テンプレートを編集することで、オリジナルの申請フォームや承認ルールを作成することもできます。

アルファオフィスのワークフロー機能

営業情報を共有したい

営業ノウハウや顧客対応情報を蓄積・分析し、より効率よく営業活動を行うための仕組みが「SFA」(Sales Force Automation:営業支援システム)です。営業担当者の日々の商談内容や案件の管理ができるとともに、企業情報、顧客ごとの対応履歴や過去の案件状況を全員で共有できます。成功した商談がどのようなプロセスを経ていたのか、そのとき顧客はどのようなステータスだったのかなど、これまで担当者の中だけにあったノウハウや手法を共有することで、チーム全体の営業力アップにもつながります。

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外出先で営業報告を作成

グループウェア「アルファオフィス」には、SFA機能がオプションで用意されています。インターネット経由で外出先や自宅からも最新の情報を入力できようにすることで、わざわざ報告書を書くために帰社するといった、ムダな移動の削減にもつながります。また、営業担当者を統括する管理者は、各営業担当者の活動が一つの画面で確認でき、状況に応じたアドバイスが行えます。

アルファオフィスの営業支援機能

セキュリティを確保して情報共有したい

情報共有を進める際に重要なのが、セキュリティの確保です。グループウェアのように、人、もの、お金、ノウハウといった情報を共有する際には、高いセキュリティレベルが求められます。不正なアクセスや情報漏えいの脅威から大切な情報を守れるか、ユーザーごとのアクセス制限を厳しく設定できるかなどが、グループウェア選びのポイントになります。

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高いセキュリティ機能を有するアルファオフィス

グループウェア「アルファオフィス」には、充実したセキュリティ機能が備わっています。外部からの攻撃対策として、アルファオフィスにログインできるIPアドレスを制限し、登録されたIPアドレス以外からはログインできないようにしています。また、個人やグループに、「登録権」「参照権」「権限なし」の三つのアクセスレベルを付与でき、利用者の立場に応じたアクセス制御をかけることができます。

アルファオフィスのセキュリティ機能

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