文書の電子化で、業務をスピードアップ!

外出先や自宅などでも業務を行うには、いつでもどこからでも必要な情報にアクセスできる環境整備が必要です。そのための基本となるのが、個々の文書の電子化です。文書を電子化し共有しておくことが、業務のスピードアップや生産性向上に貢献します。

紙文書をスキャンして簡単に電子化したい

文書を電子化すれば利便性が高くなることは理解できても、いざ紙文書を電子化するとなると手間がかかると考えていませんか? そんなことはありません。複合機を使えば、簡単な操作で紙文書をスキャニングできます。しかも、単に電子化するだけでなく、さまざまなサービスと連携させることで、文書管理システムへと成長させることができます。

サービス紹介

複合機を活用した紙文書の電子化

複合機を活用した紙文書の電子化が簡単に実現できるのが「Quickスキャン」です。今まで手間だったファイル名の変更(リネーム)作業や、電子化した文書の、保存先フォルダーへの仕分け・移動作業の手間を省くことができます。また、名刺管理、文書管理など、さまざまなソリューションと連携することもできます。

複合機を有効活用「Quickスキャン」

大量の文書をスキャニングしたい

過去の文書をまとめてスキャニングして電子化したいというときに、複合機を使うというのは現実的ではありません。こうした大量のスキャニング作業が発生するときには、スキャニングサービスを利用するのが便利です。このとき注意したいのが、単に画像データとしてスキャンするだけでなく、ビジネスで利用可能な形式でスキャニングすることと、文書管理システムへの登録を意識したファイル名を付与することです。

サービス紹介

スキャニングサービスを使って、大量の文書を電子化

大塚商会の「スキャニングサービス」は、キャビネットや倉庫に保管されている書類(図面、契約書、マニュアルなど)をスキャニングして、電子データへ変換するサービスです。さまざまな書類、サイズに対応し、日本全国どこでも対応可能です。また、文書管理システムへの登録が可能な検索属性項目(キーワードなど)の追加にも対応しています。

「スキャニングサービス(紙文書のスキャン<電子化>」

紙文書と同じ感覚で、電子文書の管理をしたい

文書を電子化したけど、必要なときに簡単に取り出せない。PCに不慣れなスタッフには逆に使い勝手が悪くなった、といった声を聞くことがあります。その理由の一つは、キャビネットからバインダーを取り出して書類を探すという、これまで慣れ親しんだ手順が、電子化によって大きく変わってしまうことにあります。これまで同様のやり方をPC上で実現できれば、文書管理がもっと簡単になるはずです。

サービス紹介

紙文書を整理する感覚で、電子文書を管理

社内のキャビネットをそのままPCに取り込んだようなシステム、それが「楽2ライブラリ」です。画面を開いて、「青のバインダーにとじられているあの文書」という感覚で、目的の文書を表示でき、パラパラめくる感覚で閲覧できます。また、同時に複数の人が閲覧できるので、順番待ちもなくなります。

バインダーのように電子文書をファイリング「楽2ライブラリ」

セキュリティを確保して文書を管理したい

文書を共有するときに考慮しなければならないのが、セキュリティです。閲覧権限、登録権限、削除権限といったセキュリティ機能が求められます。こうしたときにグループウェアを利用すれば、セキュリティをきちんと保ったうえで、グループでの共有、回覧といった仕組みを簡単に作ることができます。グループウェアの中には、複合機と連携して文書の登録をサポートしている製品もあり、電子化から管理まで一つのシステムで完結できます。

サービス紹介

グループウェアの文書管理機能を有効活用

1人あたり月額100円という低価格で導入できるASPグループウェアサービスが「アルファオフィス」です。ドキュメント管理機能により、文書や画像をセキュアに管理できるだけでなく、得意先などの外部組織とデータ共有できます。もちろん、掲示板、スケジューラーなどのグループウェアとしての機能も充実しています。

ASP型グループウェアサービス「アルファオフィス」

さらに詳しい資料をご用意しています。

文書の電子化に参考になる、「紙文書の保管にかかる見えないコストとは? 文書の電子化で、会社を強くする」 をご用意しています。ぜひ、ダウンロードしてください。

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