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時間と場所に捉われず、経費の削減も行える
eラーニングと電子会議

企業にとって社員教育は重要な課題である。また、事業方針を決定したり、業務を遂行したりするための会議も欠かせないものだ。しかし、社員教育や会議を実施するには時間と場所をあらかじめ確保する必要があるなどコストがかかる。そこで注目されているのが、ネットワークを利用した「eラーニング」と「電子会議」である。

社員教育にかかる時間と場所と経費を節約する

企業においては、業務効率化を目指し、従業員に対するさまざまな教育を行っている。当然、新卒社員の社会人教育、あるいは顧客とのコミュニケーションを含むオンジョブトレーニング(OJT)などはより多くの経費がかけられる。この新人教育のような場合では、参加者の時間と場所を合わせた集合教育を実施するのも効果的だ。しかし、業務スキルアップを目的とした場合、例えば機器の使い方、自社商品の取り扱い方、資格取得のための学習などはどうだろうか。必ずしも集合教育を行う必要のない場合に有効なのが、ネットワークを利用して各個人が自席のデスクトップで教育を受ける「eラーニング」である。

eラーニングには、いくつものメリットがある。まず、集合教育を行うために必要な場所の確保が不要になる。特に数十人もの受講者を集めて教育するだけの場所を社内に持つ企業はそう多くない。社外で実施するとなれば、会場を借りる経費、会場へ移動する交通費がかかる。また、受講者数が会場の定員を超えてしまえば、同じ内容の教育を何回かに分けて実施しなければならない。このような場所の制約に対し、eラーニングならば場所の確保や移動は不要だ。

オンデマンド方式のeラーニングを取り入れれば、教育のための時間を指定して確保する必要もない。受講者は自分の業務に影響のない空き時間を利用して教育を受けられるのだ。受講者ばかりでなく、講師を担当する社員も時間を自由にできる。eラーニング用にビデオを収録しておけば、同一内容の教育を繰り返し行う必要もなくなるからだ。さらに、eラーニングではテキストや音声、動画などの内容を表示できるので、配布物の紙代や印刷費、プロジェクターやスクリーンなどの経費も不要になり、人数の増減にも柔軟に対応できる。

それぞれのペースで分かるまで個別に学習

eラーニングならではのメリットもある。集合教育の場合、各従業員が教育を受けたという履歴を出欠の確認などから残すことはできても、受講内容をどの程度理解しているかという効果を測定したり、どこまでの範囲を受講したかといった把握をしたりすることは難しい。しかしeラーニングならば、そのシステムとして受講内容の進捗記録や理解度の効果測定が組み込まれており、個別の管理や把握が容易にできる。これにより、テストごとの採点を講師が行う必要はなく、受講者も理解ができるまで繰り返し時間をかけて学ぶことができる。

受講側と実施側、双方の時間と場所の制約を無くし、教育内容もシステムで管理できるeラーニング。こうしたメリットが評価され、現在は多くの企業がeラーニングを導入し始めている。現在、多くのベンダーやプロバイダーがeラーニングソリューションを提供しており、その中には、システムを導入することなく、インターネット経由でeラーニングの実施を提供するASPサービスを用意しているところもある。

より効果の高い電子会議システム

eラーニングとほぼ同様の効果が得られるのが「電子会議」である。もちろん、顧客との商談や社員同士の打ち合わせのために、実際に顔を合わせるのは必要なことだ。しかし、社内会議を行うだけのために、本社から支社にわざわざ出張するという企業が実は多いのも現状である。出張となれば当然、交通費がかかるし、何より時間が必要だ。たとえば、東京・大阪間では、往復の移動時間だけでも6時間以上。移動中は通常の業務が止まったままであり、それが役職者ならば、承認ワークフローが滞ってしまうことにもなる。このようなことは、企業にとって損失以外の何物でもない。

全ての会議が電子会議へと移ることはないだろうが、それぞれのメリットについてバランスを考えれば、最適なソリューションの1つとして電子会議が利用できるはずだ。実のところ、電子会議はすでに10年以上も前から存在しており、決して新しい技術ではない。しかし、かつてはネットワーク回線、特に拠点間を結ぶWAN回線の通信帯域が限られていたため、実用面から電子会議の導入に踏み切る企業は少なかった。今ではインターネットのブロードバンド回線が普及し、拠点間の通信帯域が広くなるとともに通信コストが安価になったため、電子会議は非常に身近な存在になっている。

通信帯域以外での技術進歩も目覚しいものがある。会議出席者の様子をリアルタイムに画面に映し出したり、プレゼンテーション資料を表示・送信したり、コンピュータを共有して遠隔地間で同じ画面を操作することも可能になっている。また、会議の様子を録画・録音しておけば、内部統制監査にも有効だ。

電子会議システムは、その性質から拠点間の距離が大きいほど高い費用対効果が得られる。特に海外拠点を結ぶ電子会議システムを用意しておけば、高額な海外出張費や日常業務との日程調整などに頭を悩ますこともない。1例ではあるが、基本的な電子会議システムならば、1拠点あたり東京・ニューヨーク間の出張費の数回分ほどの経費で導入も可能だ。

電子会議は、スケジュール調整さえ行えば、拠点間で働く従業員同士で会議を開くことができる。ビジネスのスピードが求められる今、導入効果が高い電子会議システムは、海外に拠点を持つ企業をはじめとして多くの企業にとって重要になるだろう。

(掲載:2007年5月)

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