ビジネスお役立ち情報 > ビジネスColumn

ビジネスColumnビジネスColumn CADを利用して設計を行う際に必要なノウハウを紹介。

ビジネスColumnのトップへ

アナログの手帳をデジタル化して
プランニングシステムを統合

顧客や取引先とのアポイント、今後の計画、会議の内容や議事録などを記録するには、依然として紙の手帳が活躍している。しかし、この手帳をデジタル化できれば、プランニングシステムを統合することができ、ビジネススピードを速めることができる。

アナログの手書き文字や絵などを
デジタルデータ化することからスタート

IT化によってデジタル化が進んだとはいえ、外部記憶ツールとして、どこにでも手軽に持ち運べ、すばやく扱えるアナログの手帳を越えるものはなかなか出てこない。一時期、PDAや電子手帳などがもてはやされたが、手帳にとって代わることはなかった。このアナログの手帳と同時に、顧客や取引先とのアポイント、会議の議事録、今後の計画、営業日報といった情報は、会社で使っているグループウェアやOutlookなどのツールでデジタルに入力・管理している会社も多いことだろう。

ここで1つ困ったことが起こる。自分が使っている手帳と、会社のツールにおける情報の重複だ。同期がとれず、食い違いが発生してダブルブッキングなどという事態も起きかねない。常に会社にいるのであれば会社のデジタルツールに一本化しても不自由はないが、外出することが多い営業マンなどはどうしても手帳などを併用せざるを得ないだろう。出先からWebブラウザを通して利用できるツールもあるが、手帳の簡便さは魅力だ。

そこで注目されているのが、手帳のデジタル化だ。従来の限定的な機能の電子手帳と異なり、手帳の機能をそっくりデジタル化したデジタル手帳があれば理想だが、残念ながら日本語対応のデジタル手帳はまだない。ただし、手書き文字を容易にデジタル化できれば、手帳のデジタル化のハードルを越えることはできる。

手帳をデジタル化するに際して一番の問題は、手書き文字の再利用だ。単なるデジタル化であれば、手書き文字をデジカメで撮影すれば簡単にデジタル画像にできる。しかし、それは単なる文字画像であり、テキストとして再利用はできない。手書き文字を再利用できる、つまりテキスト情報として処理できるからこそデジタル化のメリットが生まれるのであり、文字画像ではその意味は半減してしまう。

そこで、手帳のデジタル化の大きなポイントは、手書き文字をいかに再利用できるテキストデータとして手に入れるかということになる。最近は、こうした手書き文字をテキストデータ化する、携帯性に優れたツールが色々と発売されている。

デジタルペンや携帯タブレット
電子黒板で手書き文字をデジタル化

今までも手書き文字をテキストデータにするツールは存在したが、携帯できるほどの大きさではなかった。また、電子手帳やPDAなどで手書き文字をテキストデータに変換できるものもあったが、あくまでもその製品でしか利用できず、テキストを他のデジタルツールで再利用することが難しかった。現在、携帯できる手書き文字のテキスト化ツールはいくつかあるので、その主なものを紹介しよう。

  • デジタルペン
    自分が使っている手帳やノートの端に専用のレシーバを取り付け、専用のペンを使用してデジタルデータを記録できる。例えば、ぺんてるの「airpen」は、専用ペンで紙に書いた筆跡情報を受信ユニットのメモリに記録し、付属のソフトウェアでパソコンに取り込んでテキスト変換する。
  • ペンタブレット
    コンピュータ用のポインティングデバイスの1つ。専用のタッチパネルとペンの組み合わせでデータを記録する。日本語に対応した携帯タブレットの1つにプリンストンテクノロジーの「Slim Tablet mini」がある。文字を書けばテキストデータに変換でき、USBでパソコンに接続すれば、手書き文字をテキストとして再利用が可能だ。
  • タブレットパソコン
    マイクロソフトのタブレット用OS「Microsoft Windows XP Tablet PC Edition」を搭載したペン入力による携帯パソコン。ペンタブレットとパソコンが一体型になったもの。マウスやキーボードでの操作に比べて、画面を直接ペンで操作するためパソコンに不慣れな人でも操作しやすいことや、立ち仕事などでも利用しやすいことがメリット。

これで、手帳のデジタル化の大きなハードルだった手書き文字のテキスト化がクリアできる。もちろん、いずれも手書きの文字だけではなく、絵や図表もデジタル化できるため、後々の資料としてこれらも再利用できる。さらに、会議などでホワイトボードや黒板に書いた手書き文字もテキスト化できれば、一気にアナログの手書き文字たちをテキストデータとして再利用することが可能となる。共有ツールとして多くの製品が提供されているため、一度チェックしてみてはどうだろうか。

デジタルデータを再利用することで
ビジネスパーソンの生産性を向上

手帳をデジタル化することは、プランニングシステムをパソコンや企業システムに統合できることを意味する。直接ペン入力できるタブレットパソコンであれば、手帳を併用しなくとも統合プランニングシステムシステムとして使うことも可能であり、そうすれば会社で使っているグループウェアやOutlookなどのデジタルツールとの連携も容易になり、情報の相互利用やビジネススピードが向上できるだろう。

こうした統合化の最大のメリットは、情報の再利用のしやすさにある。特にデジタルデータの検索性の高さは、アナログの手帳の比ではない。情報量が少ない場合は、紙の手帳でも十分だが、情報量が多くなればなるほど、そしてその情報を求める人数が多くなればなるほど、デジタル化の恩恵は大きい。また、デジタルデータの再利用とは、テキストや数値をグラフにするなどの視覚化が容易であることも指し、さまざま視点で情報を分析することも可能となる。

スケジュール管理を例にとれば、予定表を日単位、週単位、月単位と瞬時に切り替えたり、複数人のアポイントの整理や調整が一覧にできるなど、さまざま視点で情報の分析や扱いが可能となり、ダブルブッキングなどの入力ミスを未然に防ぐことができる。データの一元管理によって必要なデータを瞬時に求めることができ、ビジネスパーソンの生産性は向上することだろう。

(掲載:2009年4月)

関連リンク

企業のITセキュリティ講座