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お客様の既存システムと連携しワークスタイルを変革する 大塚商会の複合機ソリューション

オフィスのドキュメント入出力を担っているデジタル複合機。一見すると、それはカラーコピー機に、プリンタ機能、スキャナ機能、FAX機能を統合しただけのように見える。しかし、デジタル複合機のハードウェアやソフトウェアは日々進化しており、社内の情報系・基幹系システムと連携することにより、ドキュメントフローを改善する役割も担っている。デジタル複合機は、もはやお客様のワークスタイルそのものを変革するキーソリューションになっていると言ってもよい。今回は、お客様のドキュメントフローを改善し、ワークスタイルを変革する大塚商会の複合機ソリューションを紹介していく。

連携ソリューション開発を目的に『パートナー会』を設立

デジタル複合機のハードウェアやソフトウェアは日々進化している。新しい印刷エンジンが開発され、出力スピードは年を追うごとに速くなっている。また、画像処理エンジンが改良され、色鮮やかなカラー入出力が可能になっている。しかし、デジタル複合機の進化は、そのような側面だけにとどまらない。

オフィスのドキュメント入出力を担ってきたデジタル複合機だが、もはやドキュメント入出力を超える役割が求められている。その一例が、社内の基幹系・情報系システムとの連携によるドキュメントフローだ。デジタル複合機のハードウェアやソフトウェアは、社内の基幹系・情報系システムと連携を果たすことで、スムーズなドキュメントフローを提供する役割を担い始めている。

そこで重要な役割をはたすのが、デジタル複合機の機能を拡張する開発プラットフォームだ。2007年9月、大塚商会とリコーは、デジタル複合機の連携ソリューションを共同開発することを目的に、ソフトウェアベンダ7社との協業により、『MFP連携ソリューション・パートナー会』を設立している。

この会の目的は、お客様のさまざまなニーズに応える、デジタル複合機の連携ソリューションの共同開発にある。デジタル複合機の高機能化にともない、お客様ごとにデジタル複合機に対する要望は異なってきている。そこで、さまざまな分野のソフトウェア開発に精通した7社と協業することにより、さらに扱いやすいデジタル複合機の連携ソリューションを提供する。

それには、特に標準化された開発プラットフォームが重要な役割をはたす。例えば、リコーはデジタル複合機やレーザープリンタに、J2ME準拠の組み込みソフトウェアの開発プラットフォーム、E S A ( E m b e d d e dSoftware Architecture)を搭載しており、APIを公開することによって、組み込みソフトウェアの開発を強力に支援している。こうした技術をベースとして、ハードウェア、ソフトウェア、サポート&サービスの総合力により、お客様のドキュメントフローを進化させるソリューションブランドとして『Operius』を打ち出し、取り組みを強化している。『パートナー会』の設立は、こうした取り組みを、マルチベンダ・マルチフィールドのソリューションベンダである大塚商会が全面支援することを表明したものだ。

図1 複合機によるワークスタイルの変革

お客様のニーズに合わせた機能を誰でも使える簡単な操作で提供

ここで『パートナー会』の具体的な成果のいくつかを見てみよう。

まずは、デジタル複合機を使ったFAX送受信に関する情報セキュリティについてである。取引情報や機密情報が記載されたFAXを、誤った宛先に送信してしまえば、とりかえしのつかない事態になりかねない。こうしたFAXの誤送信防止に対するニーズは、日増しに高まっている。また、通常、デジタル複合機のトレイには、受信したFAXがたまっていくが、機密情報を含むFAXの紛失という可能性も否定できない。

こうした課題に『バーコードスキャンオプション』による、FAXの誤送信防止や、受信したFAXを紙で出力するのではなく、HDDにデータとして蓄積にし、アクセス制限をかけるソリューションも登場している。

こうしたソリューションでは、確実に情報を伝達し、情報漏えいを防ぐという目的も重要だが、複雑な操作ではなく、簡単な操作で誰でも使えるという点も欠かせない。なぜなら、複雑な操作をともなう機能は、いくら高機能でも、結局利用されないことが多いからだ。高度な機能を、誰でも使える簡単な操作で提供することは、極めて重要である。

大塚商会は、従来から『ODS21』ブランドによる、ドキュメント管理の複合提案を進めてきた。たとえば、『OSM標準ICカード』によるデジタル複合機管理と入退室管理の統合提案なども、そうした取り組みの成果のひとつだ。大塚商会では、『パートナー会』の成果として開発されたデジタル複合機の連携ソリューションを、『ODS21』のメニューに取り入れ、お客様に提供していく予定だ。

基幹系・情報系システムなど既存システムとの連携を強化

次に基幹系システムとの連携を例に考えてみたい。大塚商会とリコーは『DB-DocLink』を共同開発し、デジタル複合機と基幹系システムとの連携ソリューションを提供してきたが、その延長線上として、扱いやすい『名刺管理ソリューション』をお客様に提供していく考えだ。

この『名刺管理ソリューション』は、メディアドライブ株式会社の「名刺ファイリング・サーバーV2.0」を利用するもの。デジタル複合機を使って取引先などの名刺をスキャンすると、クライアントPCではなく、サーバ上のデータベースに自動的に登録される。複合機の操作画面での簡単な操作でスキャンした名刺のデータに、営業担当者などの情報を付け加えて、担当者単位で名刺データを管理することも可能だ。

次に、情報系システムとの連携についても見てみよう。やはり『パートナー会』の実績の表れとして、EIP型グループウェア『サイボウズガルーン2』(サイボウズ株式会社)とデジタル複合機の連携が実現している。デジタル複合機を『サイボウズガルーン2』のクライアントとして利用し、複合機をグループウェアの入力端末として活用することができる。また、デジタル複合機が『サイボウズガルーン2』のクライアントとして動作するため、クライアントPCを使わずに、『サイボウズガルーン2』のデータの印刷を行うことも可能だ。

また、リコー自身もデジタル複合機の連携ソリューションの開発を、これまで以上に強化していく。一例を挙げれば、デジタル複合機『imagioシリーズ』には、『カンタン文書登録オプション』が用意されており、誰でも行える簡単な操作で、スキャンしたデータを業務ごとに区分されたフォルダに保存する機能を提供している。また、デジタル複合機にあらかじめ単語を登録しておくことにより、スキャンしたデータのリネームの手間を軽減する機能も提供している。

図2 サーバベースの名刺管理ソリューション

導入前から導入後の保守まで一貫したサービスメニューを提供

以上のように、デジタル複合機のハードウェアとソフトウェアは高機能化し、基幹系・情報系システムとの連携を強化し、お客様のドキュメントフローを改善し、ワークスタイルそのものを変革していく。

大塚商会とリコーが考えるワークスタイルの変革とは、(1)情報共有・活用の推進、進化した情報マネジメント、(2)情報セキュリティの強化、(3)ワークフローと業務プロセスの改善、(4)TCOの削減、といった大きな価値をお客様に提供していくものだ。また、昨今話題になっている「グリーンIT」への対応による、オフィスの消費電力削減もお客様に提供していく。

デジタル複合機の高機能化による、こうした価値をお客様が有効に活用していくためには、きめ細やかなサービスメニューが必要になる。そこで、大塚商会では、導入前の『複合機・プリンタ統制診断サービス』、導入時の『複合機導入支援サービス』、運用・活用時の『複合機・プリンタ活用アドバイザリーサービス』、導入後の『ITライフサイクルマネジメントおたすけくん/おたすけくんJr』、『複合機連携支援サービス』といった各種サービスを用意しており、デジタル複合機やレーザープリンタの導入前、導入時、運用・活用時、導入後の各ステージに最適なサービスを提供している(図3参照)。

この内『複合機・プリンタ活用アドバイザリーサービス』の中身を見てみよう。このサービスはお客様のデジタル複合機やレーザープリンタの利用状況を分析し、費用対効果と生産性の向上を促し、継続的な改善と保守・サポートにより、お客様のデジタル複合機・レーザープリンタの運用・活用を強力に支援していくものだ。

具体的には、(1)デジタル複合機やプリンタの現在の利用状況の調査と分析、(2)お客様の要望のヒアリング、(3)導入効果目標の設定、(4)デジタル複合機やプリンタの利用状況の定期的な診断、という流れをとる。

『利用状況定期診断基本パック』を利用すれば、メーカーを問わず、デジタル複合機やレーザープリンタの詳細な利用状況を把握することができ、大塚商会が、インターネット経由でデジタル複合機やレーザープリンタをリアルタイム監視するため、利用状況診断レポートを定期的に受け取ることができる。また、Webベースでのアンケート調査や、定例報告会によって、問題点を可視化し、お客様の要望をヒアリングしたうえで、改善計画を提案していくという。こうした充実したサービスメニューは大塚商会ならではのものだ。

さらに大塚商会では、レーザープリンタの保守サービスを、デジタル複合機と同様のカウンター方式とし、TCO削減効果を提供する『M-PAC』というサービスも推奨していることを付け加えておこう。

今回紹介したように、大塚商会は、デジタル複合機の活用により、お客様のワークフローを改善し、ワークスタイルそのものを変革する各種ソリューション、各種サービスメニューを用意している。デジタル複合機の導入、運用・活用、導入後の保守・サポートなど、デジタル複合機に関することはすべて大塚商会にお任せいただきたい。

図3 大塚商会が提供する複合機・プリンタ活用のトータルサービス
→ 印刷用図版(PDF 698KB)

(掲載:2008年2月)

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