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新SMILEシリーズ『SMILE BS』発売!〜優れたユーザビリティで使い勝手が向上内部統制整備や経営戦略立案を支援〜

「SMILE」は1979年の発売開始以来、市場のニーズや利用者の要望をいち早く取り入れながら進化を続けてきた。その最新シリーズとして2008年6月16日に『SMILE BS』がリリースされた。『SMILE BS』シリーズは、豊富な機能を搭載した基本システムをベースに、さまざまな企業の業態に対応できる柔軟性と拡張性を備え、企業の業務内容にジャストフィットする基幹業務システムを容易に構築することができる。人に優しいユーザインターフェイスで使いやすさを追求するとともに、内部統制整備を支援する情報セキュリティ機能や、経営戦略立案に役立つさまざまなデータ活用機能を搭載している。今回は、新たに誕生した『SMILE BS』について詳しく紹介する。

入力者、システム管理者、経営者それぞれの使い勝手を大幅に向上

これまで「SMILEシリーズ」は、完全Web対応の本格ERP『SMILEie』と、中堅・中小企業向けの『SMILEαAD』、そして昨年10月に発売開始したスターターパッケージ『SMILEis』の3製品がリリースされている。今回、新たに誕生した『SMILE BS』は、『SMILEie』と『SMILEis』の中間層にあたるシステムであり、従来の『SMILEαAD』の流れを引き継ぐ新製品として位置づけられている。

『SMILE BS』シリーズは、『SMILE BS 販売』『SMILE BS 会計』『SMILE BS 人事給与』の3製品で構成されている。3製品に共通した特長としては、(1)使う人に合わせてメニュー画面などを自由に変更できる優れたユーザビリティの実現、(2)内部統制強化を支援する情報セキュリティ機能の強化、(3)戦略的な経営と適切な経営判断をサポートする各種機能の搭載などがある。そのため、入力者、システム管理者、経営者層のいずれにおいても使い勝手が大幅に向上している。また、「SMILEαADシリーズ」でオプション対応だった選択機能の中から、利用実績の高いオプション機能はあらかじめ基本機能に組み込むことで、より簡易な導入を実現している。

あらゆる面で進化を遂げた『SMILE BS』の共通機能

『SMILE BS』シリーズは、使う人に優しいユーザインターフェイスを採用している。例えば、画面の文字サイズや背景色、カーソルの現在位置の色などを自由に設定できるので、ユーザーごとに見やすい画面で快適に業務を行える。各種項目名称も“商品”を“品目”に、“仕入先”を“業者”にするなど業務・業態に合った表現に設定変更できる。また、自分が業務に使用する機能のみを表示する「マイメニュー」設定機能を搭載しており、たくさんのメニューの中から作業に必要なものを毎回探し出す手間が省ける。これは販売、会計、人事給与の各業務を跨いだ設定も可能だ(図1)。さらにマスタ保守画面でも、常に確定している項目や未使用項目を非表示にできるので、より見やすい画面で作業を行うことができ、入力業務も効率化できる。

また、充実した作表機能により企業の経営戦略立案を強力に支援する。例えば、決算報告書をPDFデータとして保存することができるので、『SMILE BS』がインストールされていないパソコンでも決算報告書を参照でき、IR情報作成にも活用できる。毎月の実績資料など、定期帳票を作成する際には毎回帳票作成条件を設定するのではなく、あらかじめ個人単位で複数保存しておけるので、該当する条件を呼び出すだけで、“いつもの資料”を簡単に作成できる。これらの機能により、使う人が手軽に自分自身で使いやすくアレンジできるのが『SMILE BS』シリーズの大きな特長である。

さらに『SMILE BS』シリーズは、基幹業務パッケージソフトでありながら情報セキュリティ機能も実装され、内部統制強化を支援する(図2)。利用ユーザーやグループに対して、それぞれの職務に応じた操作権限を付与し、個々の処理に対して起動可否を設定して業務上不要な操作を制限することができる。伝票入力処理では、「新規登録は許可するが、修正・削除は許可しない」といった細かい設定も行えるので、伝票の改ざんなどを防止できる。また帳票の印刷やクリップボードへのコピーを制限することで、データの不正持ち出しによる情報漏えいを防ぐことができる。さらに特筆すべきは、必要に応じて操作履歴をログ保存できることだ。「いつ・誰が・どのパソコンで・何をした」という情報だけでなく、印刷やテキスト出力などのデータ持ち出し操作については、「どのデータ(または資料)を持ち出したのか」という詳細な情報や印刷イメージまで記録に残すことができる。これらの機能はオペレータの不正操作や情報の不正持ち出しの抑制に役立つ。

図1『SMILE BSシリーズ』─「マイメニュー」設定機能─  図2『SMILE BSシリーズ』─ 情報セキュリティ機能 ─
→ 印刷用図版(PDF 819KB)

SMILE BSで強化されたPOINT【共通機能】

  • 人に優しいユーザインターフェイス
  • 簡単便利な帳票作成機能
  • きめ細やかな情報セキュリティ機能

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『SMILE BS 販売』 さまざまな業務・業態に柔軟に対応し経営情報の「見える化」

『SMILE BS 販売』は、受注・発注業務、売上・仕入業務、在庫管理まで基幹業務をトータルでサポートする。各企業の業務・業態に合わせて、入力画面や出力帳票などを自由に設定することができる。最新技術を利用した多彩な機能により業務の効率化はもちろん、豊富な分析資料で、経営戦略の立案にも大きく貢献する。『SMILE BS 販売』は、業務内容に合わせてエントリーモデルとスタンダードモデルの2モデルが用意されている。

基本機能を装備したエントリーモデルに加えて、スタンダードモデルでは、入力画面やマスタに必要な項目を自由に拡張し、その拡張した項目を入力画面上に表示させたり、検索項目として使ったりすることができる(図3)。例えばアパレル業では色・サイズといった項目を追加設定できるのだ。入力画面上に表示した項目間の計算設定も行え、伝票や帳票類は設計ツールで自由に作成することができる。その他多彩な機能強化により、パッケージ製品をカスタマイズすることなく、業務内容に合った使いやすいシステムを構築できるのである。

『SMILE BS 販売』では、概況報告書機能を標準搭載し、経営者層や管理者層が「すぐに知りたい」実績をひとつの帳票に集約している。これにより何種類もの帳票を見ている時間がない多忙な経営者も、ほとんどワンアクションで会社の概況を把握できるのだ(図4)。出力の際は日付の指定をするだけで、売上や粗利、仕入について当日実績だけでなく、月別推移・年別推移でも確認でき、期中に変更した目標との予実績比較も可能だ。売上や粗利については、得意先別・商品別・担当者別・部門別などで各ベスト10を表示でき、営業所管理オプションを利用すれば、「営業所別売上ベスト10」も出力できる。

また、売上・仕入の年間実績を商品別・得意先別・月別など任意の要素で明細レベルまで簡単にドリルダウンして分析することができ、好調の要因が商品にあるのか、あるいは仕入にあるのかという細部にわたってのチェックが可能だ。円グラフや棒グラフなど、複数の種類のグラフも簡易に作成でき、視覚に訴えた資料作成が行える。これにより、難解な分析ツールを別途導入することなく、自社の実状や問題点をいち早く簡単に確認することができる。経営者が知りたい情報を自分自身の操作ですぐに手に入れられることは、スピードを求められる今日の経営判断には強力な武器となるだろう。

さらに『SMILE BS 販売』では、商品ごとに在庫評価方法を設定できる。例えば、取扱期間が過ぎた終息商品や季節商品は、実績や商品情報を削除・集約することができるので、商品特性に合った効率的な在庫管理が可能になる。その他、予定在庫機能により、入荷・出荷の予定在庫を確認することができるので、販売機会損失や欠品、過剰在庫などの防止に役立てることができる。

図3『SMILE BS 販売』─ 拡張項目機能 ─  図4『SMILE BS 販売』─ 概況報告書・データ分析機能 ─
→ 印刷用図版(PDF 834KB)

SMILE BSで強化されたPOINT【販売】

  • 自由に設計できる拡張項目機能
  • 概況報告書・データ分析機能
  • 柔軟な設定が可能な在庫管理機能

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『SMILE BS 会計』 月次決算・四半期決算などに標準対応しセキュリティ機能も強化

『SMILE BS 会計』では、仕訳伝票の登録作業を簡単に行うことができ、月次決算や四半期決算に標準対応する。キャッシュフロー計算書作成機能により、日々の仕訳伝票からキャッシュフロー計算書を作成し、勘定科目別の実績値またはマスタの設定によって計算されたキャッシュフロー金額に対して、月単位で調整入力を行える。また消費税申告書作成機能により、消費税申告書や添付する付表を作成し、税務署へそのまま提出できる。

『SMILE BS 会計』に実装されたセキュリティ機能は内部統制の強化を支援する。組織・部門・科目・金額などによる入力制限や、部門実績などの参照制限設定が行え、利用者の職分に合わせて、きめ細かい権限設定を行うことができる。例えば、部門セキュリティ設定により、「営業部の担当者には営業部以外の情報を参照させない」といった権限設定が可能になる。また、ユーザー別に入金額を設定することにより「パートのAさんには10万円未満の小口現金しか入力させない」といった制限をかけることができる。さらには、仕訳伝票を修正・削除すると、変更日・変更内容・変更実施者が自動的に記録され、その履歴内容は仕訳日記帳で簡単に確認できることに注目したい(図5)。

また、手形の管理機能も充実している。手形取引の仕訳入力時に、手形番号や決済日、振出銀行などの情報を登録することで手形の管理が行える。受取手形や支払手形の一覧表や推移表、銀行への取立依頼書の作成も可能で、決済仕訳を自動で作成することができる。

図5『SMILE BS 会計』─ 修正削除履歴管理 ─
→ 印刷用図版(PDF 838KB)

SMILE BSで強化されたPOINT【会計】

  • 内部統制を強化する履歴管理機能
  • 充実した手形管理機能
  • キャッシュフロー計算書や消費税申告書の作成機能

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『SMILE BS 人事給与』 給与管理と人事管理を融合し“人財”の有効活用へ

『SMILE BS 人事給与』は、給与管理と人事管理をひとつのパッケージで同時に行えるのが大きな特長だ。組織運営に欠かせない人事情報の管理を効率的に行え、考課履歴や教育研修情報も時系列で管理でき、入社から退社までの社員情報を総合的に把握できる。社員の基本情報に加え、顔写真や証明書類の画像情報も登録して一元管理し、社員台帳として出力することもできる(図6)。

給与計算に必要な項目や、計算式・給与(賞与)明細書に必要な項目は、最大80項目まで設計が可能になった。入力画面の文字サイズ・背景色を任意で設定できるようになり、各企業の形態や使う側の自由度が各段に高くなっている。

ASPを利用した給与明細書配付や給与振込サービスにも標準で連携し、給与や賞与の明細データ(csv形式)をアップロードするだけの簡単な操作で、給与明細が従業員のPCや携帯電話に配信することもできる。

将来実施予定の「地域別料率設定」への対応が考慮され、社会保険料率も複数設定できるようになっている(図6)。

年末調整の業務では、生命保険などの支払い額を入力すると、自動で控除額が表示され、計算ミスや妥当性のチェックの手間が省略される(図6)。

以上のように『SMILE BS』シリーズは、あらゆる面で進化を遂げ、企業の基幹業務の効率化を力強くサポートする。パッケージ製品でありながら、幅広い拡張性・柔軟性を備えた『SMILE BS』シリーズは、昨今注目されている業務の標準化・合理化・共有化を手助けし、同時にセキュリティ機能を向上させながら業務改善へと導いてくれる。

もちろん他の「SMILEシリーズ」と同様に、導入前から導入後にかけて、初期設定サービス・訪問指導サービス・テレホンサポートサービスなど専門スタッフによる各種サポートサービスも充実させている。オンラインアップグレードにも対応しているので、保守サービスの契約期間中であれば、インターネットからいつでも最新版をダウンロードして利用することができる。

新しく機能を充実させた『SMILE BS』シリーズをぜひご活用いただきたい。

図6 『SMILE BS 人事給与』
→ 印刷用図版(PDF 849KB)

SMILE BSで強化されたPOINT【人事給与】

  • 人事情報を一括管理
  • 設定の自由度アップ
  • ASPサービス連携に標準対応
  • 社会保険料算定や年末調整に便利な機能が満載

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(掲載:2008年7月)

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