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〜今すぐ調達業務の見直しを!〜環境対策や内部統制対策に役立つ、大塚商会の電子調達・購買サービス

企業では、部品や原材料などの直接材や、文具や工具などの間接材を日々調達しながら事業活動を行っている。しかし、こうした調達業務は煩雑になりがちで、知らぬ間に無駄が生じているケースが多い。大塚商会では、そうした企業の悩みを解消するために、ASP型の調達業務支援やオフィスサプライ購買サイトによる調達サービスを提供している。特に最近では、環境対策や内部統制対策として、電子調達・購買サービスを導入する企業が急増している。調達業務の効率化やコスト削減はもちろん、コンプライアンスに対応した最適な電子調達の仕組みが、低コストで簡単に構築できるからだ。そこで今回は、業界業種を問わず利用されている『MAたのめーる』と『たのめーるプラス』を中心に、進化した大塚商会の電子調達・購買サービスについて詳しく紹介しよう。

企業の要望を反映して多彩なラインナップを用意

一口に調達・購買業務と言っても、オフィスサプライ用品などの間接材に関わるものから、直接材に当たるものまで、その範囲は広い。

大塚商会では、間接材を取り揃えたWebショッピングサイトの「たのめーる」シリーズと、直・間接材から役務サービスなどあらゆる調達をシステムで支援する『たのめーるプラス』というサービスを提供している。その多彩なラインナップを紹介しよう。オフィスサプライ購買サイト『たのめーる』は、文具・生活用品からOAサプライ・パソコン・周辺機器、ユニホームや食品まで豊富な品揃えとリーズナブルな価格設定が好評の会員制通販ビジネスサービスで、約6万5,000点の商品を提供している。

『たのめーる』の仕組みを大手企業向けに拡張し、発注管理や承認機能を追加したものが『MAたのめーる』である。専用の購入サイトと管理サイトを装備し、必要な商品のみを表示させる購買商品の絞り込み機能や、1回当たりの注文金額制限、多様な設定が可能な承認機能など各種機能を搭載。商品購入データは社内の経費管理データとして基幹システムに取り込むことができる。あらかじめ使用する勘定科目を登録することで、実績データに反映させることも容易で、購買管理担当者の決済・事務手続きの軽減をサポートする。企業内の間接材のコストを削減したいという要望から生まれたASP型電子調達・購買サービスである。

その一方で、『たのめーる』の仕組みを利用した取引先すべてを対象とした調達のコスト削減という要望も出てきた。そこで登場したのが『たのめーるプラス』。これは、電子調達の仕組み自体を提供するサービスである。『たのめーるプラス』の導入によって、各企業が指定した仕入先から、必要な商材やサービスをインターネット経由で効率的に調達することが可能になる。煩雑な発注業務を従来の電話やFAXからインターネットへ移行することで、より正確に、よりスピーディに行える。加えて、集中購買を促進することで価格交渉が優位に進められるメリットも大きい。これにより、発注業務の効率化を実現するとともに、発注業務に関わる物流や管理などの全体的なコストが削減できる。

このほかにも、大塚商会では、自社の独自サイトとして運用できるグループ企業・購買会社向けオフィスサプライ購買サイト『MA調達・TPS-SHOP』や、個人向けショッピングサイト『ぱーそなる たのめーる P-tano』も提供している。

大塚商会では、デリバリーも強化しており、2007年に福岡と名古屋に物流拠点を新たに設置した。これにより、九州エリアや中部エリアでも、当日配送できる地域が拡大し、ますます利便性がアップしている。

図1 たのめーるとは・・
→ 印刷用図版(PDF 791KB)

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CO2削減に大きく貢献する『MAたのめーる』

ここ数年、大手企業では、直接材のコスト削減は頭打ちの感があることから、間接材のコスト削減に積極的に取り組みはじめている。これまで部署ごとや拠点ごとにバラバラに調達していた事務用品や生活用品などの間接材の購入方法(プロセス)見直しと、集中購買へ切り替えることによるボリュームディスカウントで、コストの削減を目指す。同時に経費管理を一元化して経営の透明性を高めたいと考えているのだ。しかし、自社で調達システムを構築するとなると費用も時間も相当かかる。そんな背景もあり、この1〜2年で『MAたのめーる』を導入する企業が増加している。『MAたのめーる』はASPサービスなので、新たなシステム投資を行わずに手間なく導入できるからだ。

調達業務の効率化を図る企業へのトータルサービスとして、大塚商会はコンサルティングも行っている。その中でも最近、特に注目度が高いのが、環境対策に重きを置いたものだ。昨今企業活動において、環境対策が重要な経営課題となっているのは言うまでもない。世界的にも地球温暖化が重要な問題として取り上げられており、温暖化の原因であるCO2を代表とする温室効果ガスを削減する指標として「京都議定書」が1997年に議決された。その中で日本は、2012年までに温室効果ガスを6%削減することを目標と定めている。そのため、大手企業に対しては政府から早急なCO2削減対策が求められている。

そこで注目を集めているのが、LED照明だ。従来の蛍光灯などに比べてCO2排出量を30%以下(ライフサイクル換算)に抑えられ、消費電力が約7分の1と少ないので光熱費の削減にもつながる。そのうえ約40,000時間という長寿命なので買い替えやメンテナンスのコストが省け、熱線や紫外線も少ないので人体への悪影響や商品の劣化も少ない。

大塚商会では、このLED照明にいち早く着目し、『MAたのめーる』の商材として提供している。個別にLED照明に切り替えた場合の電力削減量・電気代コストの算出などの提案を積極的に行っており、すでに多くの企業から引き合いがきている。

従来から取り扱っているグリーン購買支援機能と共に、LED照明のようなCO2削減につながる商材を強化することによって、企業の環境対策の取り組みを積極的に支援している。

また、大塚商会では、企業のエネルギー使用量や紙資源、廃棄物の削減を支援するコンサルティングや、環境マネジメントシステム「ISO14001」認証取得支援など、環境に配慮したオフィスづくりをトータルサポートしている。この点は、単に電子調達・購買サービスだけを提供している他社とは異なる、大塚商会ならではの特長といえるだろう。

図2 MAたのめーるの特徴
→ 印刷用図版(PDF 664KB)

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工具類の品揃えも強化し、間接材のコスト削減を実現

『MAたのめーる』を導入して便利さを実感した企業の中には、間接材の発注業務を集中化したいので、もっと商材を広げてほしいという要望も多い。特に全国に何ヵ所も工場をもっている大手企業では、工場で使う工具類を『MAたのめーる』で調達できるようにしてほしいという要望が多くある。というのも、工場ごとに個別に工具類を調達しているので、本社の購買部門で各工場がどんな種類の工具類を購入しているのか詳細を把握できずにいるからだ。また、工具類を集中購買することによって、全社で使用する工具の標準化を図り、ボリュームディスカウントでより安く調達することが可能になるので、企業によっては、工具類だけで月に5,000万円から1億円近く購入しているところもあるので、それが少しでも節約できるようになれば、大幅なコスト削減に結びつく。

そこで『MAたのめーる』では工具類の品揃えを大幅に強化している。商社のカタログから必要な工具を選び、そのまま『MAたのめーる』で発注して購入することができるのだ。その数は6万点にも上る。従来の電話やFAXで発注する手間も省け、商品の単価と請求書の金額が合っているのか伝票の付け合わせをする必要もないので、調達業務全体の効率化にも貢献する。

さらに『MAたのめーる』では、社名入り封筒や名刺の発注などもWeb上で簡単に行える。通常、そうした企業独自の印刷物は、総務部門が購入して在庫を抱え、全国の拠点に配布しているが、『MAたのめーる』で発注をかければ在庫を持つ必要がなく、全国の拠点に直接配送されるので、総務部門の手間も大幅に省ける。大塚商会では、このような総務代行的なサービスを各企業が取引している印刷会社と連携することで実現している。

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内部統制機能を強化した『たのめーるプラス』

一方、『たのめーるプラス』では、普段、取引している仕入先の商材を専用のサイトに登録することで、直接材や間接材を問わず、あらゆる商材のインターネット集中購買が可能となる。これまでは、『MAたのめーる』を導入した企業が、大塚商会で取り扱っていない商材も電子調達に移行したいという要望から、『たのめーるプラス』を導入するケースが多かった。しかし、昨年あたりから、まず、『たのめーるプラス』を導入して調達業務の一元化を図り、その仕組みの中で『MAたのめーる』の商材も購入するというケースが増えている。つまり、企業が調達するすべての商材を『たのめーるプラス』で一元管理したいというニーズが高まってきたのだ。

特に最近では、J−SOX法の施行に伴い、内部統制対策の一環として、『たのめーるプラス』を導入する企業が増えているという。上場企業や上場企業を主な取引先とする企業は内部統制対策を整備するにあたり、財務報告の信頼性を高める必要がある。そのためには、商材の購入手順を文書化し、その通りに実行されているのか、それをもとに決算報告書が作られているのかを検証できなければならない。しかし、商材を購入する度に台帳に記載して管理するのでは、時間も人手もかかるのでコストアップになってしまう。だが、『たのめーるプラス』を利用すれば、購入管理が容易になり、第三者が見ても正確なデータを把握できるようになるのだ。

大塚商会では、こうした企業ニーズにより力強く応えるため、2007年に内部統制支援機能を大幅に強化している。たとえば、データの改ざんを防ぐために、社内で承認を得なければマスターのメンテナンスをできなくしたり、誰がどのような作業を行ったのか把握できるように操作ログを残したりなど、データの管理を強めている。また、承認機能も9階層まで設定できる。これにより、商品カテゴリーに応じて特定の部署の承認を得なければならないなど、より細かな設定ができるようになった。さらに、発注段階での科目コードの設定ができるので、経費科目ごとの予算進捗状況の把握も可能だ。たとえばプロジェクトごとの予算管理にも活用でき、予算を超過した場合は改めて承認申請しなければならないといった管理ができるよう、きめ細やかな設計になっている。

こうした内部統制に対応する機能を備えた電子調達システムを一から構築したなら億単位の開発費がかかるが、ASPサービスなら手軽に導入することができる。

図3 たのめーるプラス-基幹システムとの連携
→ 印刷用図版(PDF 664KB)

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導入コンサルティングにより電子調達業務の最適化を支援

『たのめーるプラス』では、商材ごとに仕入先を設定でき、その仕入先の購買実績を詳細に把握できるので、仕入先の選定に役立つ。どこの仕入先からいくらの単価でどのくらい購入したのかわかるので、そうしたデータを参考にして、商品ごとに一番条件のいい仕入先を選べるようになるのだ。それにより、コスト削減が可能になる。調達する商品が多ければ、それだけ大きなコストダウンにつながる。2008年秋には、『たのめーるプラス』の見積機能を強化する計画で、それにより、複数の業者に簡単に見積依頼をすることができるようになるので、仕入先の選定や入札がよりやりやすくなる。また、発注者・決裁者・検収者をそれぞれ変えることをルール化すれば、現場の担当者と仕入先とのなれ合いによる弊害や不正を防ぐことになり、経営の透明性も増す。その意味では、内部統制の観点からも効果をもたらすだろう。

大塚商会では、『たのめーるプラス』などの導入コンサルティングサービスも提供している。これにより、企業の購買の仕組みはどうあるべきかを分析し、コンプライアンスに準拠した最適な電子調達・購買システムを構築することが可能になる。そのため、すでに多くの企業から好評を得ている。購買業務の見直しを検討している企業は、大塚商会に気軽に相談していただきたい。

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(掲載:2008年8月)

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