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〜スピード経営の必須ツール〜“攻めのビジネス”の強力な武器となるテレビ会議システムの最新事情

テレビ会議システムは、出張費の削減や業務効率の向上といったメリットだけではなく、人が移動しなくて済むので、昨今話題になっているCO2削減やテロ遭遇などのリスクヘッジにも大きく貢献する。さらに、迅速な意思決定やスピーディな情報共有が可能になるため、攻めのビジネスを展開するうえで、もはや必要不可欠なコミュニケーションツールとして認知されている。テレビ会議システムの裾野は中小企業にも大きく広がっており、社長の経営方針を従業員に徹底するためや、海外の製造拠点とコミュニケーションを取る手段として効果的に活用されている。特に最近では、ハイビジョン対応のテレビ会議専用端末が主流になり、映像や音声のクオリティも格段に向上している。今回の特集では、大きく進化を遂げたテレビ会議専用端末に焦点を当て、メーカー各社からのホットなメッセージも紹介する。

進化するテレビ会議システム今やハイビジョン対応が常識

1980年代前半に第1世代のテレビ会議システムが登場。大手自動車メーカーをはじめ、一部上場企業が役員会議室に重厚長大な専用ボックスを設置して導入していた。しかし、当時は機器自体も非常に高額なうえ、拠点間に専用回線を引いて利用していたため、月額数十万円という通信料がかかっていた。さらに各メーカーが独自方式で通信を行っていたので、メーカーが異なるとつながらない環境であった。

その後、第2世代でテレビ会議システムの映像・通信仕様が国際標準化され、他メーカー同士が接続できるようになった。またISDNの公衆回線を使ってテレビ会議が実現できるようになり、1990年代前半にテレビ会議システムの第一次ブームが到来した。

第3世代では、本体とカメラが一体化したセットトップタイプが登場し、コンパクト化・低価格化が進み、各企業が全拠点に導入するなど1社当たりの導入台数が急増した。さらに第4世代ではIP対応になり、2000年頃から通信回線がブロードバンド化されて高速になり、定額料金でテレビ会議が利用できるようになったのだ。

そして現在の第5世代では、ブロードバンドネットワークが光回線になり、送受信できる情報量が増加。これに伴い、2006年後半に各社がHD(High-Definition)対応機を発売し、テレビ会議システムもハイビジョン映像の時代へと進化を遂げたのである。

第5世代のHD対応機は、当然のことながら従来に比べて映像のクオリティが格段に向上し、目の前で相手と話をしているような臨場感のあるコミュニケ―ションが可能になる。しかし、それ以上に重要なポイントは、2011年に地上波デジタル放送に完全移行するように、もはやテレビ会議システムもHD対応が当たり前の時代となったことだ。HD対応機というと、従来機に比べて高価なイメージがあるかもしれないが、決してそうではない。むしろ、従来のSD(Standard Definition)対応機よりも安価に導入できるケースが多い。たとえば、2002年のSD対応の中型機種は150万円前後だったが、今のHD対応機種は120万円ほどで購入できる。したがって、従来機のリース期間を延長するよりも、新規にHD対応機種をリース契約した方が若干安くなる。そのうえ、ハイクオリティの映像でテレビ会議が利用できるのだ。逆にいえば、そうした現状認識ができるユーザーが増えたので、HD化に拍車がかかっているのだろう。

図1 テレビ会議システムの変遷
→ 印刷用図版(PDF 597KB)

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スピード経営を実現するためにテレビ会議システムを有効活用

大塚商会がテレビ会議システムのセミナーでアンケート調査を実施したところ、テレビ会議システムに期待する導入効果として最も多かったのが、「時間の有効活用」で29.4%だった。次いで「出張費の削減」、「迅速な意思決定と情報共有」、「社内コミュニケーションの活性化」と続く。特筆すべき点は、5年前に実施した同様のアンケート調査では「出張費の削減」と回答した参加者が50%を超えていたのに対して、今回は20%以下に留まった点である。

つまり、従来はテレビ会議システムといえば、イコール出張費の削減というイメージが強かったが、現在はそれ以上に重要な効果が増えてきたのである。すなわち、これまで以上に経営のスピード化が求められるようになった時勢から、上記のようにテレビ会議システムを攻めのビジネスを展開するためのツールとして積極的に活用している企業が増えているのだ。実際に、テレビ会議システムを導入したことにより、業務が効率化して意思決定が早くなり、それまで36ヵ月間かかっていた新車の開発期間が18ヵ月間に短縮され、売上増に結びついた事例もある。

また、今までは営業会議などの目的でテレビ会議システムを利用するケースが大半だったが、最近では、会議だけではなく、従業員に対してコンプライアンスを徹底するために利用する企業が増えている。たとえば、個人情報保護法やJ-SOX法、CO2削減対策など、全社的に取り組むべき課題に対し、テレビ会議システムで一斉同報して社内教育を効率的に行うようになったのだ。

さらに現在では、ワーク・ライフ・バランス (仕事と私生活の両立)を実現するための効果的なツールとしてテレビ会議やWeb会議が注目を集めている。それによって、自宅でも会社にいるときと同じように社員間でコミュニケーションを取ることが可能になるからだ。実際に大塚商会では、将来的にテレビ会議やWeb会議を活用した在宅勤務の導入も検討している。

このようにテレビ会議システムは、企業にとって必要不可欠なコミュニケーションツールとして、その重要性がますます高まっている。

図2 期待する導入効果
→ 印刷用図版(PDF 689KB)

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複数の人が同時に参加できるテレビ会議専用端末の先進技術

遠隔会議システムには、専用機を使ったテレビ会議システムと、パソコンを使ったWeb会議システムがあるが、それぞれ似て非なるもので役割が異なる。

テレビ会議専用端末は、基本的に複数の人が会議に参加することを前提に作られており、専用の技術が搭載されている。例をあげると10年くらい前から無指向性のマイクが使用されている。指向性の強いマイクは、マイクから顔をそむけてしまうと声を拾えないが、無指向性のマイクは顔を横に向けても会話ができるので、複数の人が参加する会議に向いているからだ。本来、無指向性のマイクを使用すると、ハウリングを起こしやすいが、テレビ会議専用端末には、エコーキャンセラーという技術が実装されているので、たとえマイクをスピーカーに近づけてもハウリングが起きないようになっている。

またノイズサプレッションという技術を用いて、会議室などで恒常的に発生するエアコンやパソコンなどの雑音を除去する機能を備えているものもある。さらにオートゲインコントロール機能により、マイクから遠くにいる人の声の音圧を上げて、聞く側は全員がマイクの前で話をしているように感じることができる。テレビ会議専用端末には、このような多くの音声技術が組み込まれているので、20人対20人のテレビ会議でも快適にコミュニケーションが取れるのだ。

一方、Web会議システムは、PCベースのシステムでヘッドセットを装着して1対1で利用するものである。マイクやスピーカーをパソコンにつなげれば、複数で利用することも可能だが、ハウリングなどを起こしやすく、遠くにいる人の声が聞こえにくいといった問題が生じるので注意が必要だ。また性能はパソコンのCPUに依存するので、HD対応はほとんどできておらず、映像のクオリティは専用端末よりも劣るのが実情である。ただ、パソコン操作をしながら相手と会話ができるなどのメリットもあるので、利用する環境や目的に応じてテレビ会議専用端末とWeb会議システムを上手く使い分けることが重要になる。

大塚商会では会議のみならず、社員の勉強会にもテレビ会議システムを積極的に活用し、地域格差のないようスキルの標準化を図っている。大塚商会では会議のみならず、社員の勉強会にもテレビ会議システムを積極的に活用し、地域格差のないようスキルの標準化を図っている。

 

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20年間に渡って活用してきたテレビ会議のノウハウを提供

大塚商会では20年前からテレビ会議専用端末を導入している。社内打ち合わせの出張は原則禁止にすることでテレビ会議の利用をトップダウンで推進。現在では、5拠点以上のテレビ会議を月に100回くらい行っており、4拠点以下の会議を含めると、その倍以上の稼働数になる。2008年3月には本社の大会議室にHD対応端末を設置し、離れた拠点にいる人があたかも目の前にいるようなクオリティの高い映像で日々会議を行っている。大塚商会では、このようにテレビ会議システムを自ら積極的に活用し、そのノウハウを含めて長年お客様に提供している。

また、テレビ会議システムを複数の拠点で利用する場合は、新たなネットワーク設計も必要となる。一例をあげると、基幹系システムはIP-VPNで構築し、テレビ会議システムはインターネットVPNで構築する例だ。万一、基幹系システムのネットワークに障害が生じた場合は、テレビ会議システムのネットワークを一時的に利用できるので、社内ネットワークのを可能にするソリューションができる。したがって、テレビ会議システムを導入する際にはネットワーク構築も含めてサポートできるSIベンダーを選ぶべきだろう。その点、大塚商会は、テレビ会議システムの数多くの導入実績と、ネットワークインフラも含めたワンストップのサポート体制を整えている。テレビ会議システムの導入を検討している企業は、大塚商会にいつでも気軽に相談していただきたい。

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キーマンズボイス

  • ソニー株式会社
  • ソニー独自の先進的な機能を盛り込んだ業界最高画質のHDビデオ会議システムを投入

  • ポリコムジャパン株式会社
  • テレビ会議システムのリーディングカンパニーとしてHD技術を駆使した映像コミュニケーションを提供

  • 日本タンバーグ株式会社
  • 新テレプレゼンスソリューションなど幅広い製品ラインナップで期待に応える

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(掲載:2008年9月)

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