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ビジネスをNext Stageに導く最強のグループウェアが誕生!『eValue NS』がもたらすメリット

情報の有効活用が企業の発展を大きく左右する時代となった今、ビジネスをNext Stageに導く、最強のグループウェアが誕生した。大塚商会のグループ会社である株式会社OSKが2008年10月にリリースした統合型グループウェア『eValue NS』は、従来の『eValueシリーズ』を継承しながら、Ajaxや.NET Framework 3.5の最新のテクノロジを積極的に採用。これにより、「結ぶ」「深める」「守る」という3つの効果を導入企業にもたらす。すなわち、いつでも、どこでも、迅速な情報伝達を実現し、人と情報を結びつける。また、知るべき情報をグループ単位で活用することで、情報の価値を深める。さらに、適切な情報アクセスとセキュアな情報管理で、企業の信頼を守ることが可能になるのだ。

情報システムの集大成として『eValue NS』が新たに誕生

ここ数年、内部統制基盤の確立などの観点から、情報の管理・運用・共有の重要性がますます高まっており、スキルを問わず全従業員が利用できる情報システムのニーズが急増している。そして、情報システムの新3種の神器として、「ドキュメント管理」「ワークフロー」「グループウェア」の導入は、もはや企業にとって当たり前の時代となった。

こうした時代のニーズを先取りする形で、大塚商会のグループ会社である株式会社OSKでは、1997年に『eValue NS ドキュメント管理』の前身である『Visual Finder』をリリース。以降、日本の商習慣にマッチしたワークフローシステム『Advance-Flow』や、Active Directory、Exchange Serverにネイティブに対応するグループウェア『EasyPortal』をリリースし、2003年にはこれらの情報系ソリューションを『eValue』ブランドに統一した。『eValueシリーズ』が市場でトップシェアを争うまでの成長を続けているなかで、満を持してリリースしたのが統合型グループウェア『eValue NS』である。

『eValue NS』では、単なる機能強化に留まることなく、Ajaxや.NET Frameworkなどの最新テクノロジを積極的に採用。操作性の向上やユーザ管理の一元化、システム管理機能の統合化など、ユーザビリティを大幅に向上することに成功した。さらに、画面デザインなども一新し、ユーザ目線のコンセプトのもと、より洗練されたビジネスアプリケーションとして見事に進化を遂げたのだ。

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『eValue NS』が提唱するユーザ目線のコンセプト

統合型グループウェア『eValue NS』は、「わかりやすさ」「使いやすさ」「機能の高さ」という3つのユーザ目線のコンセプトに基づいて開発されている。

第1に「わかりやすさ」を追求するため、画面デザインにインタラクションデザインを採用。直感的で誰にでもわかりやすくあることを目指し、「どのような操作をすれば目的の処理ができるのか」、「どこを見れば目的の情報が得られるのか」など、使う人の目線で「わかりやすさ」を実現している。

第2に「使いやすさ」が実感されるように、ユニバーサルデザインを考慮。全従業員が毎日使うグループウェアだからこそ要求される、シンプルな操作と軽快な動作を目指し、共通基盤のポータルにより、ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションの各機能の操作性の統一と無駄のない画面遷移、いわゆる“サクサク感”を実現している。

第3の「機能の高さ」という点では、導入企業の利用ニーズに応じて、『eValue NS』を柔軟に活用できる高度な機能の提供を目指した。『eValue NS』のすべての機能を利用する場合はもちろん、ドキュメント管理やワークフローなど、単独の機能のみを利用する場合でも、それぞれが高い機能性で業務効率の向上を強力に支援する。また、システム管理者が機能の追加・削除が簡単に行えるようにインストーラをひとつに統合し、アカウント管理やユーザ認証、操作ログといったメンテナンスに関わる設定をひとつの画面で効率的に行えるようにも配慮されている。

図1 ビジネスをNext Stageに導く『eValue NS』
→ 印刷用図版(PDF 593KB)

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Webパーツ化、ライセンス体系など『eValue NS』の新たな利点

統合型グループウェア『eValue NS』の最大の特長は、各種機能のWebパーツ化を実現していることだ。これにより、各種機能をサブメニューとして、ポータル内の任意の場所に自由に配置することができる。例えば、役員用ポータルでは役員が知りたい情報やよく使う機能をわかりやすく提供する、営業用ポータルでは営業へ知らせたい情報や良く使う機能を使いやすく提供するなど、ユーザ目線の3つのコンセプトを十二分に生かしたシステムを実現することが可能になる。

しかも、『eValue NS』のポータル上だけでなく、MOSS(Microsoft Office SharePoint Server)などの他のポータルシステムや、Lotus Notes/Dominoやサイボウズといった他のグループウェアなどにもサブメニューとして設定することができるのだ。身の回りのさまざまな物事がボーダレス化している今、発展性と融合性を秘めた、まさに時流にマッチしたソリューションといえるだろう。

また『eValue NS』は、従来の『eValueシリーズ』のサーバ単位のライセンス体系からユーザ数単位でのライセンス体系となり、価格体系が大幅に変更されたことも特筆すべき点である。

提供されるライセンスパックは、『eValue NS』の全機能を利用するための「総合ライセンスパック」と、個別の機能のみを利用するための「機能別ライセンスパック」が用意されており、いずれも10ライセンスパック、50ライセンスパック、100ライセンスパック、500ライセンスパックの4段階の選択肢がある。もちろん各ユーザ数のライセンスパックを組み合わることも可能だ。サーバ単位のライセンス体系では、企業規模によりコスト面で割高感があったが、ユーザ数単位のライセンス体系に変更されたことで、必要な機能のライセンスを必要な人数分だけ購入することが可能になった。これは中堅・中小規模の企業にとっては大きなメリットになるはずだ。

図2 情報を連携・統合する共通基盤のポータル
→ 印刷用図版(PDF 791KB)

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『eValue NS』を構成する4つの主要な機能のメリット

『eValue NS』は、「ドキュメント管理」「ワークフロー」「スケジューラ」「コミュニケーション」という主に4つの機能で構成されている。いずれも、従来の『Visual Finder』、『Advance-Flow』、『EasyPortal』の機能を継承したうえで、これまでオプション対応だった諸機能を標準搭載することで高機能化を実現。その意味では、従来製品よりもコストパフォーマンスが大幅にアップしている。以下、各機能の特長や具体的な導入メリットを紹介する。

●『eValue NS ドキュメント管理』
企業の情報資産であるドキュメントの安全な管理と有効活用を実現し、複合機などと連動した紙文書の電子化も容易に行える。セキュリティ面も強化され、フォルダ・文書単位でのきめ細やかなアクセス権設定により、権限のある人だけが文書を閲覧・変更でき、印刷制限なども行えるため、機密情報の漏えいを防止する。また、「MY Search」や串刺し検索などの豊富な検索機能により、登録した文書をすぐに取り出せる工夫が施されている。さらに、版管理、配布・受領、簡易承認などISO文書管理も考慮した各種機能を提供する。


●『eValue NS ワークフロー』
申請・承認の電子化で業務プロセスの標準化をサポートする。汎用的に使える60種類以上のサンプルフォームを標準提供しているので、導入直後から申請・承認処理を行える。これまで使用していたWordやExcelの申請フォームも、添付ファイルとして継続使用することも可能だが、「申請フォームエディタ」を使ってユーザ自身が申請フォームを簡単に作成することもできる。また、条件によるルート分岐など多彩な承認ルートを構築することができ、さらに、承認ルート上のメンバー以外から承認内容に対する意見が聴ける相談機能や、不在がちな上司や営業スタッフに代わって処理が可能な代理申請・代理承認など、日本企業文化に合った多彩な機能を提供する。


●『eValue NS スケジューラ』
個人・グループのスケジュール管理はもちろん、施設予約(会議室予約)、お客様の来訪時の対応内容を管理できる受付システム、複数メンバーのスケジュール調整が効率的に行えるミーティングコーディネイト、複数メンバーの行動予定がひと目で確認できる行動予定表、スケジュールデータをもとに作成できる簡易日報など、豊富な機能で日々の業務を強力にサポートする。さらに、『eValue NS』にアクセスできるモバイル端末専用のインターフェースを標準搭載しているので、外出先からも携帯電話などを使ってスケジューラや施設予約の参照・登録・変更が行える。


●『eValue NS コミュニケーション』
インターネットを介した情報漏えいなどを未然に防ぐために、社内のみのメッセージに限定した「社内メッセージ」、HTMLメールの画像表示制限やリンクURLクリック時のアラート表示が行える「Webメール」、アクセス権設定が可能な「掲示板」など、セキュリティを強く意識した機能を搭載している。また、リアルタイムな集計表示が可能な社内アンケート機能や通常ならば専用環境の構築が必要なeラーニングが手軽に始められる機能も有している。


図3 わかりやすさと使いやすさ
→ 印刷用図版(PDF 545KB)

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ユーザ保守ツールや豊富なオプションも用意

『eValue NS』では、前述の4つの機能に加え、ユーザ保守業務を効率化する『eValue NS ユーザ保守ツール』もオプションで用意されている。これにより、基幹システムなどのユーザ情報を、簡単な手順で『eValue NS』やActive Directoryに一括反映し、システムの管理負荷の軽減、セキュリティ強度のアップに貢献する。さらに、『eValue NS ドキュメント管理 Webスキャンオプション』や『eValue NS ドキュメント管理 自然文検索オプション』、『eValue NS ドキュメント管理 CADビューワオプション』、『eValue NS ワークフロー フォーム拡張オプション』などのオプション製品も用意されている。

今回紹介したように、『eValue NS』は、情報システム新3種の神器を、ユーザ目線のコンセプトを基として設計した最新の統合型グループウェアなのである。10ライセンスから手軽に導入できる『eValue NS』を、ぜひ有効活用していただきたい。

(掲載:2009年2月)

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