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今すぐできる複合機有効活用術。身近な複合機で大幅なコスト削減を図ろう!

現在、オフィスのIT中核機器として、コピー、プリンタ、スキャナ、FAX機能などを1台に統合した複合機(MFP:Multi Function Printer)を導入する企業が急増している。その最大のメリットは、コピー機やプリンタなどを何台も設置せずに済むので、省スペース化や管理工数削減が実現できることだろう。しかし、複合機の導入メリットはそれだけに留まるものではない。複合機を有効活用することにより、オフィスのTCO削減に大きく貢献できるのだ。そこで今回の特集では、複合機を活用した具体的なコスト削減方法や導入効果について詳しく紹介したい。

本体機能を有効活用するだけで、目に見えるコスト削減が可能に

ここ数年、複合機を導入する企業が増えている。しかしせっかくの複合機を単にコピー機やプリンタ代わりに使用しているだけでは、真の導入効果は得られない。日常業務で紙文書は必要不可欠とお考えの業種の方も、コピーやプリントアウトやFAXのやり方如何で、大幅なコスト削減の可能性があることに、ぜひ気づいてほしい。

例えば、最近の複合機には標準搭載されている両面・集約(割付)機能の活用で、簡単に印刷経費を削減することが可能だ。リコーの複合機『imagio MP/MPCシリーズ』などでは最大16枚の原稿を1枚の用紙に印刷できるので、紙代や印刷代(保守料金)を大幅に軽減できる。月に800枚以上出力する企業の場合、1カ月のコピー全体の枚数の30%を両面・集約コピーにすれば、保守料金だけでも1カ月当たり約15%のコスト削減が実現する。印刷については、プリンタドライバの初期設定を「両面・集約」にして徹底を図れば、手間もかからず、個々の社員の意識も変わってくるはずだ。

また、「カラー出力のコスト削減」に悩んでいる企業にぜひおすすめしたいのが、2色コピー・プリント機能である。実は2色コピー・プリントは、通常モノクロ料金としてカウントされるので、表現力を維持しながらコストを大幅に抑えることができるのだ。ちなみに黒インク以外の単色コピーもモノクロ料金のカウントになる。もちろん、コピー時やプリント時に使用したい色を指定できるので、赤ペンの修正やマーカーを加えた資料のコピーやインパクトある値札の作成など、ちょっとした工夫で低コストと見やすさを両立することができる。こちらの機能でも、ドライバの初期設定をモノクロにしておくことは言うまでもなく、2色プリントのユーザ設定も全社員共通にしておくことをおすすめする。

図1 コストを抑えながら訴求力を損なわない2色コピー・プリント
→ 印刷用図版(PDF 172KB)

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FAX文書の印刷コストを抑えるペーパーレスFAX

業務上、FAXのやり取りが欠かせない業種もあるだろう。複合機のペーパーレスFAX機能を活用すれば、紙を使わないFAXの送受信が可能になり、FAX業務にかかわるコストを抑えることができる。

例えば、複合機のFAX機能に標準搭載されている『PC FAX機能』を使えば、PCで作成した文書をダイレクトにFAX送信することができる。操作も簡単で、印刷画面であらかじめ登録したドライバと宛先を選択するだけだ。通常のFAXのように送付状を添付することもできる。会社の地図やカタログなど頻繁に送信する文書は、あらかじめ複合機が搭載するHDD(ドキュメントBOX)に登録しておけば、操作パネルから直接送信することも可能だ。紙原稿と蓄積原稿を混在させて送信することもできる。

一方、受信したFAXデータは、複合機のHDDにいったん蓄積して、迷惑FAXは破棄し、必要な文書の必要なページのみ印刷するといった利用ができる。また、PCやサーバのフォルダに転送して電子データとして共有することも可能だ。共有フォルダにデータが転送されれば、送信先からの確認の電話の際に、慌ててFAXまで取りに走るといった光景もなくなるだろう。さらに、注文書などの重要なFAX文書が消失しないように、別途バックアップシステムを導入してデータを保護することもできる。

このようなペーパーレスFAXソリューションを実践すれば、大幅なコストダウンが期待できる。特に送信FAXは、原稿と送付状を一度印刷出力して、改めてFAX送信するので、その分のカウント料金もばかにならない。受信FAXでも、送付状や内容だけが確認できればいいといった書類も少なくないはずだ。一般的なオフィスでのFAX文書は、通常2割程度が長期保存を必要とする情報で、7〜8割が短期保存型のデータだという。ペーパーレスFAXにすれば、その短期保存型の情報に関する印刷費用が一切かからないのだ。

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ICカード認証システムの活用で、社員の無駄な印刷を防止する

「誰がどのくらい印刷しているのかを把握したい」という要望も多いだろう。そこで役立つのが、複合機ICカード認証だ。複合機とICカードシステムを組み合わせれば、コピーやプリントアウトの際にICカードをかざすことで認証出力を可能にし、個人ごとのログの収集・管理が可能になる。

加えて、人によって使える機能を制限する利用権限のコントロールも可能になる。例えば、社内用の書類作成にのみかかわる職種の人はカラー出力を制限し、アルバイトにはカラーコピーやFAX送信を禁止するように設定できる。また、個々の出力状況を社内で監視することで、社員のコスト意識の向上にもつながる。

このシステムはPCから出力指示をしても、ICカードを複合機にかざさないと出力できないオンデマンド印刷なので、複合機の操作パネルでキャンセルできる利点もある。印刷指示後の誤記の発見、印刷設定を間違えた場合などの無駄な出力を削減できる。加えて印刷物の放置や、置き忘れ、重要書類の盗み見や取り違いなどを防ぐセキュリティ面の強化といった効果もある。

複数の出力機器を利用している場合は、管理サーバなどを併せて導入することで、社員ごとに利用できる機器を制限したり、空いている機器を選んで出力したりするロケーションフリー印刷も可能になる。それにより機器それぞれの稼働率も高まり、出力機器の削減も可能となってくる。

大塚商会では、各種ICカードソリューションに対応した『OSM標準ICカード』を提供している。この1枚のICカードを社員証として活用することで、複合機を使った情報漏えいを未然に防ぐとともに、入退出管理やPCログオン認証など、オフィスのさまざまなセキュリティ用途に効率的に活用できるようになる。

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紙文書をすばやくデータ化して、手入力の手間や人件費を削減

複合機のスキャナ機能を活用すれば、紙文書を電子データとして保管できるが、「スキャンした文書のファイル名を変更する作業が面倒だ」という企業もあるかもしれない。リコーのアプリケーション『imagio カンタン文書登録』を利用すれば、サーバやパソコンに設定したフォルダ階層が複合機の操作パネル上に自動的に表示されるので、フォルダの指定やファイル名の登録が簡略化できる。さらによく使うキーワードも登録できるので、面倒なリネーム作業などから解放される。多量の文書をすばやく電子化することが可能になり、文書の保管スペースの削減につながる。

また、『imagio カンタン文字認識』を活用すれば、注文書などのデータを手入力する業務の手間や時間も省ける。スキャンした文書をExcelファイルやWord文書、PowerPoint、さらには一太郎やテキスト付PDF、HTML形式に変換して再活用できるのだ。再入力よりも断然効率がよく、人件費などの削減に貢献する。

さらに、『やさしくPDFへ文字入力PRO』なら、官公庁のHPなどからダウンロードした申請書類をスキャンしてPDF形式にすることにより、パソコン上で宛て打ちができるようになる。道路使用許可など何度も同じ申請書類を提出するなら、基本情報を入れたデータを共有しておけば作業が格段に早くなる。

図2 多量の紙文書の電子化も手間なく簡単!
→ 印刷用図版(PDF 254KB)

図3 過去文書の再活用や資料作成を支援するアプリケーション
※「国際エネルギースタープログラム」の適合基準。標準消費電力量(Typical Energy Consumption)による測定法。1週間当たりの標準的な機器使用状況を想定した値。
→ 印刷用図版(PDF 204KB)

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最新の複合機へのリプレイスで、電気代やCO2排出量が大幅に削減

現在では、コスト削減や環境法令対策の観点から、「省エネ対策を行ってグリーンIT化を推進せねば」と考えている企業も多いだろう。複合機を3〜5年くらい前に導入した企業は、最新の複合機にリプレイスすることをおすすめする。というのも、複合機の省エネ技術は年々進化しているため、最新機器に入れ替えるだけで、電気代やCO2排出量を抑えることができるからだ。

例えば、リコーの従来機種『imagio Neo C600モデル75』と最新機種『imagio MP C6000SP』を比較した場合、TEC値※は15.23kWhから7.92kWhへ、年間CO2排出量は405.46kgから210.99kgへとほぼ半減している。それに伴い、使用電気料金も半分近く削減できる計算になる。

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お客様の業務や目的に応じた複合機の活用術をアドバイス

以上のように、複合機の潜在能力を十分に活用することは、オフィスのTCO削減に直結する。そうはいっても、「わが社の場合、どのように活用すれば確実に効果が上がるのかわからない」という声もあるだろう。

そこで大塚商会では、『複合機導入支援サービス』を提供している。お客様の業務内容や要望に応じて、数ある機能のなかから最適な運用方法や設定手順をアドバイスし、複合機の有効活用によるコスト削減や業務効率化、セキュリティ対策などを支援する。

具体的には、以下のような流れでサービスを提供している。

(1)ヒアリング:サービス実施者が訪問し、複合機の運用に関する相談を受けたうえで、お客様のオフィス環境や問題点を把握する。

(2)機能活用方法の提案とアドバイス:ヒアリングからお客様の導入目的に合わせた最適な設定を提案。個別作業設定書を作成し、エンジニアに作業を指示する。

(3)管理者向け運用指導:しばらく稼働した後、設定変更や利用者の活用促進につながる運用面のアドバイスを行う。

(4)引き渡し・活用へ:必要に応じて設定仕様書や簡易マニュアルの作成を支援し、利用者に複合機活用を徹底する際の管理者の負担を軽減する。

大塚商会では、「ITでオフィスを元気にする!」をキャッチフレーズに、複合機を活用したコスト削減についてもあらゆる側面から支援している。今回紹介した機能などの詳細についても、大塚商会の営業担当者に気軽にお問い合わせしていただきたい。

図4 コスト削減チェックリスト!
→ 印刷用図版(PDF 38KB)

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(掲載:2009年5月)

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