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出張制限や自宅待機時の業務継続を実現!今すぐ始めるパンデミック対策

現在、日本でも新型インフルエンザの感染が急速に拡大しつつあり、秋から冬にかけてさらなる感染被害が懸念されている。企業においては顧客や就労者の安全を確保するとともに、出張制限や自宅待機などの事態を想定し、日常業務を継続するためのビジネス基盤を確立することが緊急の命題となっている。しかし、具体的にどのような対策を実施すればよいのかわからないため、事の成り行きを見守っている企業も多いのではないだろうか。そこで今回の特集では、パンデミック対策として今すぐ用意すべき対策や、事業継続を実現するうえで効果を発揮する具体的なソリューションを紹介したい。

セミナーの参加希望者が殺到。パンデミック対策は緊急の課題

世界保健機関(WHO)は2009年6月に、新型インフルエンザの警戒水準を世界的大流行=パンデミックを意味する最高レベルのフェーズ6へ引き上げると宣言。これに伴い、企業においても、就労者の自宅待機や出張の自粛、オフィスへの立ち入り禁止など、企業活動を継続するうえで大きな支障を来すことが懸念されている。そのため、すでに多くの企業がパンデミック対策に積極的に取り組みはじめており、その関心が急激に高まっている。

大塚商会が9月10日に開催した「緊急企画!新型インフルエンザ・パンデミック対策 準備と行動計画セミナー」には、定員の3倍以上の参加申込があり、当日の出席率も通常よりも格段に高く、関心の高さを実感する結果となった。特に今回のセミナーは、総務部門の役員や部長クラスの出席が大半を占め、企業全体としてパンデミック対策をどのように行うべきか、真剣に模索している様子が見受けられた。

2009年2月に厚生労働省が発表した『新型インフルエンザ対策ガイドライン』には、事業者や職場において危機管理組織の設置・運営、感染防止策の実行、事業継続計画の実行などが必要だと明記されている。しかし、具体的にどのような対策を講じたらよいのか戸惑っている企業も多いだろう。大塚商会では1年ほど前から総務部とコンプライアンス室、情報システム室が一体となってパンデミック対策に取り組んでいる。その実践内容をもとに以下、企業におけるパンデミック対策のポイントをいくつか紹介したい。

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感染段階ごとの行動計画の策定。就業規則の見直しなども必要

企業においては顧客や就労者の安全性の確保と、事業継続可能なビジネス基盤の確保が緊急時の大きな命題となる。そのためにはパンデミックの各フェーズにおいて、自社にはどういった事態が想定され、その対処にはどのような体制と対策が必要かを整理し、さらに判断基準や決裁者を定めておく必要がある。その全社的な共通認識に合わせ、具体的対策では経営層・総務部・情報システムの三位一体の体制で、被害想定の調査や行動計画の策定を進めていくことが肝要だ。その上で、現状どんなシステムやツールが不足しているのかを判断していくべきである。

例えば、感染初期(1週間以内)の行動計画の策定では、就労者に対して、新型インフルエンザに関する正しい知識の教育、手洗い・うがい・咳エチケット(マスク着用義務など)の励行、自身・家族に感染の疑いのある場合は出社の禁止を周知徹底することが重要となる。また感染に関する情報収集と社員への伝達の手段も考えておかねばならない。

一方、社内感染を防止するために、全フロアへのアルコール製剤の設置、対面会議の禁止、長時間会議の制限などを実施することが望まれる。また、就労者自身や家族が感染して在宅勤務を強いられた場合に、その期間を勤務扱いにして給与を支払うか否かなど、就業規則の特別措置を講じることも検討しておかなければならない。ちなみに前述のセミナー参加者にアンケートを取ったところ、感染の疑いのある社員を自宅待機にした場合、約40%の企業が勤務扱いにすると回答している。

また、事前にパンデミック対策用のインフラを整備しておくことも重要である。具体的には、感染拡大防止のための物品調達や、電話・メール・Webなどを活用した就労者に対する緊急連絡手段を整えておくこと。さらに、就労者や経営陣が自宅待機になった場合にも業務遂行のための仕組みづくりも必要になる。

図1 フェーズごとの自社対応を整理しておく

→ 印刷用図版(PDF 1,496KB)

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ASPサービスの有効活用で、今すぐできるインフラ整備

パンデミック対策のインフラ整備においては、ASPサービスを効果的に活用することで最小限の投資で今すぐにでも実現できるものもある。

パンデミックや災害時には就労者の安否確認を速やかに行い、さらに全就労者に正確な情報を素早く発信できる緊急連絡手段を構築することが重要な課題となる。緊急時においては就労者一人ひとりに電話をかけている暇はなく、電子メールの返信では全体の状況把握に時間がかかる。そこでおすすめなのが、大塚商会が提供している『たよれーる携帯緊急メール KinQ.jp(以下、KinQ.jp)』だ。緊急時には通常の電話や携帯メールは回線が混雑してつながりにくくなる。『KinQ.jp』は携帯電話キャリアとの特殊な契約により、緊急時に優先してつながるようになっている。送信者が作成する安否アンケートを回収することで、就労者や家族の感染状況などを速やかに把握できる。就労者の携帯アドレスはASP側で暗号化されて管理されるので、個人情報が漏えいする心配もない。災害時にはNHKの災害関連情報の公開状況も通知される。緊急時にあわてないように、平時に一度試しておいてはいかがだろうか。

図2 『たのめーる』でパンデミック対策の物品をまとめて調達しよう!

→ 印刷用図版(PDF 334KB)

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TV会議やWeb会議はパンデミック対策にも有効

TV会議やWeb会議は、遠隔地間でお互いの顔を見ながら会議が行えるコミュニケーションツールだが、パンデミック対策にも大いに効果を発揮する。出張制限や自宅待機の事態に、遠隔地の状況を把握して経営判断を迅速に行う際に有用だ。

一般的に専用端末型のTV会議システムは、カメラやマイク、スピーカをセットにした専用装置とディスプレイを組み合わせて活用する。映像や音声が遅延なく送られ、画質や音質が優れていることが昨今の機器の特長だ。国内外でNo.1のシェアを誇るポリコムの『Polycom HDX シリーズ』のようなHD(ハイディフィニション)対応のTV会議システムを導入すれば、あたかも相手が目の前にいるような感覚で、臨場感のある討論型の会議が行えるようになる。例えば、大阪で新型インフルエンザが蔓延しているときに、大阪拠点のメンバーと東京本社で経営会議をしなければならないようなケースに適している。

一方、Web会議システムは、パソコンとインターネット接続環境さえあれば、低コストで気軽に利用できるのが大きなメリットだ。例えば、Web会議システムで国内シェアNo.1のブイキューブのASP型Web会議『nice to meet you』なら、パソコンに専用ソフトをインストールすることなく、複数の人が一度に参加し、Excelなどで作成した資料を見ながら報告型の会議ができる。また、会社にある専用端末に接続して討論型の会議に参加することも可能だ。これにより、自宅待機を余儀なくされた社員も業務を遂行することができる。

また、電話によるコミュニケーションを円滑にしたい場合には、移動体通信と有線通信を融合したFMC(Fixed Mobile Convergence)の活用がおすすめだ。携帯電話を使って会社の内線通話が利用できるので、自宅待機時の通信コストを抑えられる。

図3 用途別に選べるTV会議システムとWeb会議システム

→ 印刷用図版(PDF 2,224KB)

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リモートアクセスによって自宅待機でも業務継続を実現

パンデミック対策などリスクマネジメントは必要だが、普段使用しないシステムへの投資はなるべく抑えたい。また、在宅勤務時のセキュリティをきちんと確保したいと考えている企業は多いだろう。そこで、日常の業務効率向上にも直結するリモートアクセス・ソリューションをいくつか紹介しよう。

まずは、ジュニパーネットワークス社のリモートアクセス・アプライアンス『Secure Access』だ。その最大の特長は、クライアント端末の状態(アンチウイルスソフト・セキュリティパッチの適用状況、MACアドレスなど)を確認し、セキュリティ対策を施していないクライアントからの接続をシャットアウトする「ホストチェッカー機能」が搭載されていることだ。さらにアクセスする端末を一時的にシンクライアント化する「Secure Virtual Workspace機能」により、端末へのデータの保存・印刷・外部記憶装置への書き出しなどを制限する。社内に専用機器を設置するので導入コストはそれなりに必要だが、緊急時用の「ICEオプション・ライセンス」を取得すればパンデミック時には一時的に最大同時アクセスユーザ数(SA4500の場合1,000ユーザ)でログイン可能になる。

さらに、大塚商会が提供するSSL接続型リモートアクセス・サービス『O-CNET AIR GATE』は、ノートPCや携帯電話、スマートフォンなどデバイスを選ばず、SSL接続で社内ネットワークへ安全にアクセス、Web系のアプリケーションを利用できるネットワークソリューションだ。ASPサービスなので手軽に導入できることが最大の利点だ。サービスセンターとユーザ間の接続には、閉域VPNサービス『O-CNET SMILE VPN2.0』の利用料が別途必要だが、1ID当たり月額2,000円で、必要なときにIDを増やしたり、すぐに解約したりすることができる。

また、NTTアイティのリモートアクセス・サービス『MagicConnect』では、自宅のWindows PCに個人専用USBキーを装着すればネットワークの設定変更することなく、専用プログラムをインストールした社内のPCへ簡単・安全にVPN接続し、リモートデスクトップで自在に操作できる。これにより、自宅でも社内と同じPC業務が行えるのだ。実際に利用する際には、社内のPCの電源を入れておく必要があるが、「Wake On LAN機能」を使ってリモートで電源投入することもできる。年間使用料は1アカウント当たり1万8,000円で、パンデミック時には3営業日以内で提供可能なソフトウェア版も用意している。

大塚商会では、上記のように多種多様なパンデミック対策ソリューションを用意している。個別対応でコンサルティングも行っているので、いつでも気軽に相談していただきたい。

図4 在宅勤務インフラに最適なリモートアクセスサービス『O-CNET AIR GATE』

→ 印刷用図版(PDF 2,224KB)

(掲載:2009年11月)

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