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閉塞的な経済状況を打破する攻めの経営へ転換!身近なExcel上で利用できるBIソリューション

昨今の閉塞的な経済状況を打破し、企業が攻めの経営に転じるためには、社内に眠っている膨大な情報資産をいかに有効活用するかが重要なカギを握っている。その解決策として、企業内に分散している膨大なデータを分析し、的確な意思決定を実現するBI (ビジネスインテリジェンス)の仕組みを導入する企業が増えている。BIツールというと、大企業向けの大掛かりで、難解なシステムと思っている人も多いかもしれない。実際には、社内に散在する各種システム内のデータを抽出し、身近なExcelなどのインターフェースを使って簡単に分析・利用できるよう加工するツールなのだ。今回は、中小企業においても気軽に利用できるBIツールの利点や活用例などを詳しく紹介する。

BIツールで集めた情報はExcelなどで誰でも利用できる

現在、ほとんどの企業がITを活用してコスト削減や業務改善に取り組んでいるが、もはややりつくした感がある。そこで、次なるIT戦略として、多くの企業が着目しているのが、攻めの経営に転じるために、社内に蓄積された膨大な情報を分析し、徹底的に活用することである。

従来、社内の情報分析はPCに詳しい一部の社員がExcelやAccessなどを使って属人的に作業を行っていたので、分析項目を追加したり、新しい集計表を作成したりする際に非常に時間や手間がかかっていた。図1に示したような情報活用における課題を解消するため、BI (ビジネスインテリジェンス)の重要性が再認識されるようになった。BIとは、企業内に分散している膨大なデータを蓄積・分析・加工することにより、さまざまな意思決定を的確かつタイムリーに行うための仕組みである。もともと2000年頃に一度話題となったが、当時のBIツールは構築・運用が難しく、かなりのコストがかかった。そのため、大企業での利用が中心だった。

近年、PCやネットワークなどのITシステムの飛躍的な性能向上と低価格化により、企業内情報の電子データ化が加速した。さらにそのデータを保管するストレージの大容量化と低コスト化が進んだことと相まって、比較的安価で操作性に優れたBIツールが登場し、中小企業も導入に興味を示すようになった。

とはいえ、未だにBIツールは大企業向けの大がかりなシステムで、中小企業にとっては敷居が高いものだと思い込んでいる人が多いのも事実だ。実際は、BIツールは社内に分散している情報を自動的に集めてくれ、その集めた情報を、普段から使い慣れているソフトウェア上に表示し、誰でも簡単に集計・分析できるようにしてくれる便利なツールだ。しかも、専門的な知識は必要ない。Excelが使えるレベルの人ならば、誰でもすぐに活用できる。

最近開催された、バックでBIツールが動くExcelの便利な使い方を紹介した大塚商会のセミナーには、受講希望が殺到し好評を博した。「普段、Excelをよく利用しているが、こんな便利なツールがあるとは知らなかった」と参加者の多くがBIツールに高い関心を示している。今後もExcelとBIを組み合わせたセミナーを随時実施する予定だ。

図1 企業における情報活用の課題

→ 印刷用図版(PDF 1,188KB)

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データ収集の時間を削減し、真の意味での情報活用を

通常、Excelなどを使って経営戦略などに利用する帳票を作成するためには、まずその元となる数字を集めなければならない。ところが、社内で仕様が異なる複数の基幹系システムを運用していたり、個々の社員や部署で使用しているExcel上にデータが分散していたりする場合は、必要なデータを集めること自体が難しく、かなりの時間と労力が必要になる。

一般的なBIツールを活用すれば、社内に分散している異なる仕様のデータが抽出され、データクレンジングや名寄せ処理などの変換を行い統合される。極端にいえば、これまで必要なデータを集めて集計表を作成するのに2.3時間かかっていたものが、わずか1分で済むようになるのだ。これがBIツールの1つ目の大きな機能である。

2つ目として収集・統合したデータをデータウェアハウス(DWH)として、多次元的に各項目を関連づけたデータベースに作り変える機能がある。これにより、単純な数字の集合が意味のあるデータとして分析・利用できるのだ。

さらに3つ目の機能として、分析結果を理解しやすい形に表示するグラフィックレポート機能があげられる。BIツールで収集したデータは、Webブラウザだけではなく、Excel上でも集計・分析でき、一般の営業担当でも、簡単に複数の集計結果を組み合わせたグラフやチャートの作成が可能だ。経営陣向けには、経営コクピットや経営ダッシュボードと呼ばれる操縦席のような画面インターフェースで、メーター状のグラフや分布図として可視化できる。

BIツールの大きな導入メリットとしては、あらかじめ分析結果を予測してのデータ集計ではなく、集まったデータをいろいろな角度で分析することによって、今まで見えなかった傾向や問題点などの“気づき”が生まれることだ。

BIツールでは、ある集計結果をクリックすると、概要データから詳細データへと対象をドリルダウンして掘り下げて分析することができる。会社全体の売上をグラフに表示して、その中から部門別や製品別の売上明細を確認することが容易に行える。さらに製品別売上の明細データへドリルスルーすることも可能だ。次の章でそのBIツールの具体的な活用例をいくつか紹介したい。

図2 BIツールの仕組み

→ 印刷用図版(PDF 1,355KB)

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BIは的確な意思決定を支援し、売上アップに大きく貢献する

最もわかりやすい活用例は、販売・財務・給与・顧客管理・生産管理などの異なるシステムのデータをひとつに統合して分析できることだ。

例えば、『SMILE』シリーズの販売管理システムでは担当者別売上ランキング表を作成できるが、BIツールを導入すると、そのデータに『SMILE』シリーズの人事給与の情報と紐付けられる。担当者別売上ランキング表の項目に、各担当者の給与や出勤日数の同時表示が可能になり、経営者はAという社員は出勤日数や残業時間が少ないのに高い売上を上げているというポイントが一目でわかる。結果、その社員のノウハウを社内で共有するなどの戦略が立てられるといった仕組みだ。

とある企業では、商品Aは売れているが、商品Bはその3分の1しか売れていないので、商品Aの製造に注力し、商品Bは製造中止にしようと判断した。ところが、商品Bの製造を取りやめたら、途端に商品Aが売れなくなってしまったという。なぜかというと、商品Aは商品Bと一緒に購入する比率が高かったので、商品Bが店頭にないことで売上が減ってしまったのだ。

こうした複数の商品が絡んだ分析は、通常の基幹業務システムでは難しい。BIツールを使えば、AとBのセット商品の売上分析も簡単に行えるので、上記のような誤った経営判断をせずに済み、販売機会ロスを防げる。逆に商品Bの生産を増やすことで、商品Aの売上をアップするという思い切った意思決定を下せるようになるのだ。

実際、多種類の商品を取り扱っている食品小売業やドラッグストアなどでは、毎朝、あるいは半日単位・数時間単位で売れ筋商品や人気セット商品を把握し、それに応じて商品の配置や品数を変更している。売れ筋商品は季節や天候、時間帯などによっても大きく変動するので、的確かつ詳細な分析ができるBIツールが、売上アップを図るうえで重要な役割を担っているのだ。逆にそうしなければライバル店との競争に勝てないのである。

また、多店舗経営をしている企業では、各店舗の立地条件によって売れ筋商品が異なるため、BIツールで各店舗の人気商品や在庫状況を日々刻々把握し、必要に応じて店舗間で商品を移動させて在庫調整を行っている。特にアパレルブランドの期間限定セールなどでの効果が顕著だろう。景気が低迷している今の時代は、販売機会を逃さないことや無駄な在庫を持たないことは極めて重要な経営戦略といえる。

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使いやすくて手軽に導入できる中小企業に最適な『Dr.Sum EA』

大塚商会では、BI初心者向けの製品として、ウイングアーク テクノロジーズの『Dr.Sum EA』を推奨している。まず、国内メーカーの純国産製品なので機能名やマニュアルなどがすべて日本語になっており、使いやすいことがおすすめポイントだ。価格も比較的手頃で、国内のDWH/BIパッケージ市場ではトップシェアを誇っており、今後利用予定のパッケージシェアでも断トツの1位を占めている(出典:ノークリサーチ、2009年中堅・中小企業のDWH/BIアプリケーション利用シェアと評価調査報告)。

また2010年3月から新たにラインアップに加わった『Dr.Sum EA One』は、製品機能はそのままに、同時ログインを3ライセンスに抑えることでいっそう導入しやすい価格を実現した。特に中小・小規模企業にジャストマッチした、この提供形態は、中小企業への支援に力を入れる大塚商会からの提案でウイングアーク テクノロジーズが決断したという裏話もある。

『Dr.Sum EA』は、基幹系システムなどからのデータをため込む専用サーバを設置し、そこから集計・検索されたデータをExcelやWebのインターフェースに表示する仕組みになっている。

一番工数がかかるのは各種システムからデータを抽出・統合する部分で、それにはある程度のノウハウが必要になるが、『Dr.Sum EA』は、データクレンジングや多次元DWHの作成が不要な珍しいBIツールなので、事前処理が不要だ。もちろん、大塚商会では構築支援も行っているので安心していただきたい。また、システム管理者の方には、大塚商会のSEが訪問して運用ノウハウなども提供する。要望があれば、分析手順をテンプレート化して提供する開発支援なども行っている。通常のBIツールは導入から本稼働まで1年くらいかかるといわれているが、『Dr.Sum EA』の場合は3カ月もあれば、快適に利用できる環境が整う。

また『Dr.Sum EA』にはクライアントツールとしてExcelインターフェース製品が標準でバンドルされている。使い慣れたExcelのドラックアンドドロップやダブルクリックといった普段の操作で、自由に多次元集計を実現する。さらに高度な集計・レポーティングには『Dr.Sum EA Datalizerfor Excel』が用意されている。Excelで高速・自在な処理を実現し、より専門的な分析を行いたいヘビーユーザにおすすめだ。

その他、Web上での定型レポーティングやデータ検索に有用な『Dr.Sum EA Datalizer for Web』、多彩なチャート表示で経営コクピットを構築する『Dr.Sum EA Visualizer』など豊富なインターフェースを有している。

『Dr.Sum EA』は直感的なGUI画面によって誰でもすぐに使える点も特長だ。グラフィカルなアイコンやボタン表示でひとつの機能を覚えれば、ほかの機能も直感的に行える。大塚商会では、『Dr.Sum EA』のエンドユーザ向けのスクールも提供している。

一方、企業のなかには、より高度で多量なデータ分析を行いたいというニーズもあるだろう。大塚商会では、ワールドワイドのデファクトスタンダードであるSAPの『SAP BusinessObjects』や、オールインワンパッケージの『Oracle Business Intelligence』なども用意している。マルチベンダーの強みを活かし、企業規模や目的に応じた最適なBIツールを用意しているので、いつでも気軽に相談していただきたい。

今年の秋頃には訪れるといわれている景気の好転に備え、BIツールを導入し、いち早く攻めのビジネスに転じてみてはいかがだろうか。

図3 『Dr.Sum EA』が可能にするExcelでの高速・多次元集計

→ 印刷用図版(PDF 2,267KB)

(掲載:2010年5月)

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