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「業務効率UP コストDOWNの決め手」ドキュメントの入力・出力で差をつける!スキャナ・大判プリンタ活用術

徹底した文書管理は、効率的なオフィスワークのための基本。必要な書類がいつでもすぐに取り出せるように管理されているのが理想だが、実際には、余分な書類やフォルダがどんどん増殖。どこに何が入っているのかがわからなくなり、探り当てた書類が最新のものかどうかの判別も不明になりがちだ。フォームの作成や名刺整理、販促用ツールの作成といった業務においても合理化の余地は大きい。そこで今回は、複合機のスキャナ機能と大判プリンタを利用して、業務効率の改善やコスト削減を実現する具体的な方法を紹介しよう。

ドキュメント入力編

文章管理ルールを浸透させる工夫とは?

徹底した文書管理は業務効率の改善に結び付く

スキャン機能を搭載した複合機の普及によって、紙書類をPDFやJPEGなどの電子文書や画像データとして保存することは当たり前となった。

そのため企業内で保有する電子文書量は飛躍的に増加し、また簡単に複製できてしまうため、サーバ内にどんどんクローンが増殖するという問題が生じている。フォルダ区分のルールが正しく適用されていないと、必要な文書を探り当てるのにもひと苦労だ。しかも、同じような文書がいくつも保存されていれば、どれが最新版なのかを判別するのに時間がかかる。そうした一人ひとりの手間が積み重なれば、会社全体の業務効率も大きく低下する。

電子文書や画像を保存するファイルサーバも無限ではない。膨大なファイルを抱え込めばサーバのレスポンスは低下し、容量を増やすために増設すれば余計なコストがかかる。言い換えれば、保存文書のスリム化と徹底した文書管理を実践するだけで、業務効率が大きく改善され、無駄なコストの削減という効果が期待できるのだ。

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“定型業務ドキュメント”は保存先フォルダを明確にする

そこで、まず手をつけたいのが、多くの社員が共用する“定型業務ドキュメント”と、個人ベースで作成・保管する“個人業務ドキュメント”の仕分けである。

定型業務ドキュメントとは、製造業であれば、図面や仕様書、報告書、製造指示書、カタログなど。建設業なら、図面、申請書、工事台帳、施工計画書、現場報告書など、全社的にまたは、部門単位で利用する書類だ。

これらの書類に関しては、誰もが、いつでも、必要に応じてすぐに取り出せるようにするために、体系立てた文書管理を実践したい。

建設業なら文書を保存するフォルダの階層を「年度別」→「地区別」→「工事名」、製造業なら「取引先別」→「製品別」→「書類別」などと設定し、該当する最終階層のフォルダに保存するルールを決めていく。

とはいえ、こうしたルールを社内に周知徹底させるのは容易ではない。例えば、従来の複合機のスキャン機能で紙文書を電子化した場合、ファイル名は自動的に「年月日+時分秒」で登録されてしまうので、ファイル名を変更する必要がある。しかも、フォルダへの仕分けもPCから手作業で行わなければならない。こうした煩雑さもファイル保存のルールがおろそかにされやすい原因のひとつとなっていた。

そんな不都合を解決するのが、大塚商会のスキャナソリューション『Quickスキャン』だ。これはリコー製複合機に搭載する文書登録システム。複合機の操作パネル上に、サーバやPC側のフォルダ階層が表示されるので保存先をたやすく指定でき、複合機でファイル名まで入力できるのが特長だ。

複合機に原稿をセットし、操作パネルに表示される「業務選択画面」および「保存先フォルダ選択画面」で保存先のフォルダを設定すれば、コピーを取るのと同じ感覚で、手軽に文書登録・管理ができる。

利用頻度の高いファイル名は、あらかじめ登録した単語帳機能で1タッチ入力。よく利用する保存先フォルダは、ICカード認証等との連携で1人最大15件まで「お気に入り」登録することも可能。電子化作業の手間が格段に減る。

『Quickスキャン』には、オプションで専用サーバ『QuickスキャンBOX』が用意されており、業種ごとに最適設定されたフォルダ階層、単語帳をテンプレートとして提供している。ルール作りの過程でフォルダ階層の設定に迷ったら、こちらの利用をおすすめする。

そもそも文書管理の基本は、無駄な文書を減らすことにある。紙の文書をスキャンする前に、「本当に電子化する必要があるのかどうか」を検討することも重要だ。

その際に基準となるのは、文書の検索頻度と保管期間。検索頻度が高くても短期間で不要になる書類は、むしろ紙のままファイリングし手元に置いておくほうが合理的と言える。同様に、保管期間は長期にわたるけれど滅多に探す機会のない書類なども、あえて電子化して検索性を高める必要はないかもしれない。電子化の判断基準も文書管理ルールの中に加えてみてはいかがだろう。

図1 文書管理のルールを定着させる『Quickスキャン』

→ 印刷用図版(PDF 1,554KB)

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“個人業務ドキュメント”は作成の手間を簡略化する

一方、社内共有を必要としない書類については“個人業務ドキュメント”として、会社のファイルサーバには入れず、個人のクライアントPCで管理する。こうした仕分けをきちんと行えば、結果的にファイルサーバ内が整頓される。

個人業務ドキュメントは、保存管理はもちろんのこと、文書作成自体に手間がかかるものも多い。例えば、官公庁や企業が発行するPDFファイル化された申請書などの提出書類や、宅配伝票・発注書・報告書などのビジネスフォームだ。前者の場合、その都度フォームをプリントアウトして手書きする手間が発生し、後者にも手書き作業と保管の煩雑さが付きものである。

そうした無駄や手間を省くのが、大塚商会が2010年1月から提供している『Quickコンバート』だ。こちらもリコー製複合機に対応するシステムで、スキャンした文書を画像データとしてではなく、WordやExcel、PowerPoint、テキスト情報付PDFなどの各種フォーマットに転換できるのが特長。しかも、元文書に印刷された文字情報はOCRで読み取って、編集可能になるので、過去の紙書類の情報を有効活用することも可能だ。

このほか、PDF形式でスキャンした文書に文字入力のフォームが追加できる連携ソフトや、最大10枚の名刺をまとめて読み取り、社名や氏名などの文字情報を認識して自動的にデータベース化できる連携ソフトもある。これらの機能を活用すれば、個人業務の省力化や効率改善を実現することができるだろう。

文書管理と文書作成。2つの作業効率が、複合機に新たな機能を搭載するだけで抜本的に改善されるのだ。

以上のように、定型業務や個人業務の紙書類については複合機の活用で電子化が容易に図れるが、過去の大量の紙ドキュメント等をまとめて電子化するとなると大変な作業だ。大塚商会では箱ごとお預かりして電子化業務を請け負うスキャニングサービスも提供しているので、ぜひ活用していただきたい。

さらに大塚商会では、前述のドキュメントマネジメントソリューション導入に先立ち、文書管理や文書作成の合理化、管理ルールづくりなど、あらゆる現状の課題や目標に応じて最善策を提案する「導入支援サービス」を提供している。こうしたサービスを利用して導入後の目標や完成形を明確にし、共有しておけば、挫折することなく効率的な文書管理体制構築を推し進めることができるだろう。

図2 文書作成業務をスピードアップさせる『Quickコンバート』

→ 印刷用図版(PDF 1,387KB)

図3 何をどこまで電子化するか?

→ 印刷用図版(PDF 1,387KB)

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ドキュメント出力編

販促用ツールの内製化でコスト削減と訴求力アップを両立

高精細出力で、大きく引き伸ばした製品写真も鮮明

コスト削減を実現するために活用をおすすめしたいもうひとつの製品が、大判プリンタである。販促用のポスターやPOP広告、のぼりなどをB0からA2までの大判サイズで出力するプリンタだ。

従来、大判プリンタは建設業や製造業における大型図面の出力に主に用いられていたが、最近では、小売、飲食、宿泊施設、中古車販売、学習塾など、さまざまなサービス業で導入例が増えている。

サービス業では、セールやキャンペーンのたびに告知用のポスターなどを制作するが、1種類につき、さほど多くの枚数を必要としないため、外部のプリントショップなどに出力を発注するケースが多い。それを、社内に大判プリンタを置いて自社出力すれば、印刷コストを大幅に削減することが可能だ。

一般に、プリントショップでA1サイズのカラー出力をした場合の価格は3,000〜5,000円。10枚出力すると3万〜5万円。さらにポスターのデザインまで依頼した場合、1万〜2万円程度のデザイン料も必要。たった10枚のポスターを印刷するのに、しめて4万〜7万円もかかる。

しかし、社内の大判プリンタで出力すれば、リース代、用紙代、インク代などを合わせても10枚当たりのコストは約1万6,000円(A1ノビ5色対応大判プリンタを使用、デザイン代含まず)で抑えられる。枚数が増えれば増えるほど、外部に発注するよりも安上がりに済むことは言うまでもない。

多くの業種の導入例が増えているのは、こうしたコスト削減効果の大きさに気付き始めたからだろう。

大判プリンタは年を追うごとに進化を遂げ、驚くほどの高速・高精細出力を実現している。例えば、キヤノン製の『imagePROGRAF』(イメージプログラフ)などは、京都国際文化交流財団が進めている屏風や襖絵、水墨画などの文化財の複製品制作にも用いられているほどだ。ポスター用として食品や製品、モデルの写真を大きく引き伸ばしても、画質には何のそん色もない。

しかも、大判プリンタを自社導入すれば、いつでもタイムリーにポスターやPOP広告などを制作できるのが大きなメリットだ。セールやキャンペーンの直前に内容が変更されても、速やかにポスターを修正することができる。

ちなみに『imagePROGRAF』には、『PosterArtist』というポスター作成ツールがオプションで用意されており、初心者でも簡単に訴求効果の高いポスターをデザインすることができる。あえて専門職を確保しなくても済むので、人件費を抑える上でも有効だ。

大判プリンタを導入した結果、販促告知の頻度が高まり、売上増に結びついたケースも珍しくないようだ。コスト削減はもちろんのこと、同業他社との差別化を図る、攻めの戦略としても積極的に活用してほしい。

図4 大判プリンタの活用で、低コストで求心力ある販促ツールを作成

→ 印刷用図版(PDF 1,282KB)

(掲載:2010年6月)

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