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購買のコスト・無駄・ミスが減った!モデルケースで見る『たのめーるプラス』活用のコツ

文具・OA用品・パソコン・周辺機器といった大塚商会のオフィスサプライだけでなく、他のサプライヤが提供する間接材や直接材まで、インターネットを通じてあらゆるモノがまとめて注文できる調達業務支援サービス『たのめーるプラス』。集中購買によるコスト削減に加えて、調達・購買プロセスの合理化による業務効率改善やミスの低減、明確な調達・購買ルールの促進による内部統制の強化など、さまざまなメリットが期待できる。『たのめーるプラス』利用のモデルケースを使って、その利便性を検証してみよう。

調達業務におけるトータルコスト削減や、ルール浸透の効果も

多くの企業は、部品、原材料など直接材のコスト削減には熱心だが、意外に文具、工具など間接材の扱いはおろそかになりがちだ。特に事業所や工場、店舗が多い企業の場合、間接材の調達・購買は各拠点任せで、サプライヤも品目もバラバラなことが珍しくない。どこで買っても品質が大きく変わらない間接材は特に、目先の安さを優先してしまう。しかし購入の手間に掛かる人件費という観点から見直してみると、違ったコストが現れてくる。

調達業務を全社で集約すれば、適正価格での購入を徹底できるだけでなく、ボリュームディスカウントによって有利な条件で価格交渉することも可能だ。また、社内における重複業務が大幅に省けるので、その側面での人的コストメリットも大きい。そうしたメリットの周知が進み、電子調達・購買システムの導入を検討する企業は増えている。しかし、導入コストや、システム運用管理の煩雑さがネックとなっていることは否めない。

大塚商会が提供する調達業務支援サービス『たのめーるプラス』は、ASPサービスなので、インターネット接続環境があれば、短期間で導入でき、しかも低コスト。運用管理や操作が簡単で、社員への活用を促しやすいのも大きなメリットだ。大塚商会が提供するオフィスサプライはもちろん、既存・新規を問わず他のサプライヤが提供する間接材や直接材の調達・購買も『たのめーるプラス』で一本化できる。

さらに『たのめーるプラス』導入を契機として、調達・購買プロセスを見直し、改善すれば、業務が合理化されるだけでなく、ルールに則った業務遂行を厳格に管理でき、内部統制の強化にも結び付く。

大塚商会は、こうした調達・購買におけるルールづくりや、現状業務を時間単価で算出して費用対効果の高い『たのめーるプラス』の活用法などを提案する、きめ細かなコンサルティングサービスも用意している。

また『たのめーるプラス』はお客様の声を反映しながら、定期的にバージョンアップを重ねている。次のバージョンアップでは商品検索や注文状況確認などの機能がより充実し、使い勝手をさらに向上させる予定だ。ASPなので、ユーザ企業はバージョンアップに改めてコストをかける必要はない。

次の項からは、実際に『たのめーるプラス』をご利用いただいているいくつかの事例をもとに、典型的な導入モデルを示し『たのめーるプラス』の効果をわかりやすくご紹介しよう。

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モデルケースA販売・小売業
多拠点での導入にコスト・運用両面で効果

例えば多数の店舗を展開する小売業の場合、オフィスサプライや、洗剤・トイレットペーパーなどの消耗品、箱・テープなどの梱包材といった間接材の調達・購買を店舗任せにしていないだろうか。各拠点の社員がサプライヤや品目の選定と購入の業務にかなりの時間と手間をかけているという事実は無視できない。

そんなケースには、店舗の業務集約化と購買コスト削減を目的として『たのめーるプラス』の導入をおすすめする。

本社の購買部門が一括してサプライヤや品目の選定をし、『たのめーるプラス』にカタログ登録。その際に、多種類に膨れ上がってしまった品目数を大幅に絞り込んだり、独自のカテゴリや階層設定したりすることで、各拠点の担当者は『たのめーるプラス』サイトから、必要なアイテムを探しやすくなる。

コスト面においても、公正な基準のもと選定されたサプライヤとの取引と、低価格商材の推奨によって、購買単価を抑えることが可能だ。既製品だけでなく、チラシやポスターなどのオーダー品についても、『たのめーるプラス』を通じて、費用が安くて品質が高い印刷会社に全店舗分を一括発注する仕組みに変えることで、コストダウンを図れるだろう。

また、本社購買部門による注文承認を経ることや、発注から入手までのリードタイムが短縮されることで、各店舗が余分な間接材の在庫を抱え込まなくなるといった効果も期待できる。そうなれば全社的なキャッシュ・フローが改善に向かう。

『たのめーるプラス』はASPなので、全国に多拠点を展開する企業でも導入の手間が掛からない。しかも使った分だけ支払う従量課金制なので、運用コストが安く抑えられる点も強調したい。

サプライヤにも大きなメリットが

一般に調達・購買システムを導入する場合、サプライヤにもシステム対応をしてもらう必要があるが、『たのめーるプラス』なら、サプライヤ側の手間や費用はほぼゼロ。インターネット環境さえ整っていれば、すぐに利用できる。サプライヤにとっても『たのめーるプラス』導入には、

  • リアルタイム受注による営業効率の改善
  • 戦略的なパートナーシップ関係によるストックビジネスの構築
  • 出荷通知の自動化や問い合わせ対応業務の削減、検収データの二次活用による事務処理効率の向上
  • 手書きミスや転記ミスの軽減

など、多くのメリットがある。

図1 モデルケースA:多拠点で多品目を扱う課題を解決

→ 印刷用図版(PDF 792KB)

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モデルケースB調達代行業
調達業務の一元化でグループ企業のシナジーを生む

ひとつの企業内だけでなく、グループ企業同士で集中購買によるボリュームディスカウントを実現する企業もある。大手機械製造グループを例に挙げてみよう。

グループ企業ごとに事業内容が異なるので、直接材はそれぞれ独自の調達・購買でも、化学薬品や機械装置など共通する間接材については、『たのめーるプラス』を通じて調達・購買を一元化できる。

加えて、グループ企業向けのオフィスサプライ調達サービスである『MA調達』を採用すれば、『たのめーるプラス』と同一サイトで文具、OA用品、パソコンなどの調達・購買も集約できる。

そうすれば、調達代行会社が各グループ企業に代わってサプライヤと価格交渉を実施することで、企業間を越えた集中購買によるボリュームメリットを十分に生かすことができよう。

直接的な購買コストのみならず、各社で重複していた調達業務が集約されることで、グループ企業にとっても本業に注力でき、グループ全体の業務効率が大幅に改善される。

また、グループ全体の購買履歴を、調達代行会社が抽出して、予算と実績の比較などのデータ分析の活用ができる。これによってグループ全体の調達・購買における課題を洗い出し、調達代行会社がさらなる付加価値を創造することも可能だ。

図2 モデルケースB:グループ企業での調達業務を一元化

→ 印刷用図版(PDF 775KB)

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モデルケースC製造業
調達・購買ルールの統一で内部統制強化

次に製造業を例に、『たのめーるプラス』利用による調達業務の標準化と、申請・承認機能の活用による内部統制の強化の効果を紹介しよう。

工具・文具などの間接材はもちろん、部品・材料などの直接材についても可能な限り『たのめーるプラス』のカタログに登録し、『たのめーるプラス』を経由しない調達・購買は原則禁止とした場合、『たのめーるプラス』での注文申請が必須となることで、誤発注や注文漏れといったトラブルが防げるだけでなく、すべての購買履歴を一括してデータとして残すことができるのだ。

とはいえ、個別受注生産などに使用する直接材の中には、カタログに登録できない規格外の品目もあるだろう。『たのめーるプラス』なら、そうした品目も「カタログ外品スポット注文」機能を使って管理者がサプライヤと調整し、そのデータを発注へ利用できる。この機能があるからこそ、「『たのめーるプラス』以外では調達・購買しない」というルールを徹底することが可能になる。

同機能については、注文申請の際に「仕様書や図面を添付できるのも便利」と好評だ。各部署や製造拠点から、本社の購買部門に『たのめーるプラス』を通じて注文申請を行い、それを購買部門が各サプライヤとの見積や交渉などに利用できる。『たのめーるプラス』では見積承認や注文承認の階層を9階層まで設定できるので、あらゆる形態の組織構造に対応する。

また、「カタログ外品見積」機能なら、複数のサプライヤから相見積を取って、『たのめーるプラス』の一画面上で並べて比較検討することも可能だ。確認した見積のデータをそのまま利用して注文申請をすることもでき、内部統制に則った調達・購買プロセスを構築できる。

図3 モデルケースC:調達におけるルールづくりとその浸透

→ 印刷用図版(PDF 1,041KB)

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モデルケースD専門商社
他システムとの連携で全社的な効率化を

『たのめーるプラス』と基幹システムの連携によって、受注から発注、売上処理までのプロセスを合理化する活用方法もある。

例えば『SMILE』シリーズの販売管理システムで受注データを入力し、そのデータを仕入先への発注データとして『たのめーるプラス』へ取り込む。さらに検収データを会計システムの仕訳データとして取り込むこともできる。受発注業務に『たのめーるプラス』を利用できるのだ。

しかもデータ連携の実現によって、購買や会計のデータを入力する二重処理が解消され、ミスや無駄を省くことができる。仕入業務だけでなく、受注・会計業務も含めた広範囲にわたる業務改善を実現するのだ。『たのめーるプラス』は、『SMILE』シリーズ以外のシステム、例えば在庫システムやオリジナル調達・購買システムとも柔軟にデータ連携できる。

以上のように『たのめーるプラス』は、活用の仕方によって非常に幅広い効果をもたらす。加えて大塚商会は、調達・購買システムから基幹業務システムに至るまで、総合的なソリューションを提案できるので、ぜひ気軽に相談いただきたい。

図4 モデルケースD:発注データ活用で、ミス・無駄を徹底削減

→ 印刷用図版(PDF 1,041KB)

(掲載:2010年8月)

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  • たのめーるプラス
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