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年末調整の準備は
11月から始めよう

経理・給与部門業務のハイライトは決算と年末調整にある。特に年末調整は、給与の変動や扶養親族の異動などによって、今まで徴収した税額との過不足額を算出し、その差額を徴収、または還付するといった複雑な作業が必要となる。正しい年末調整を行うには従業員の協力も必要となるため、11月には準備を始めたい。

年末調整の
必要な人と不要な人

組織に所属しないフリーランサーは自ら確定申告することで、収入や経費、所得や税金の計算をして納税をしなければならない。一方、サラリーパーソンは毎月天引きで所得税を納めている。ただし通常は、年度の途中で扶養家族が増減してもそれ以前の月にさかのぼって修正されず、生命保険料や損害保険料などの控除額も天引きの際には計算されない。そのため、年末調整を行うことで、既に給与から天引きしている所得税額の合計額から精算することで納税する。いわば年末調整は、給与・経理業務の決算と言える。

年末調整を行うには、従業員に各種申告書を正確に記載してもらわなければならない。ただでさえ慌ただしい年末にかけての作業となるため、給与・経理担当者は11月に入ったら年末調整の準備を始める必要がある。11月中旬に税務署から送られてきた年末調整関係の書類を11月下旬までに年末調整対象者に配布し、必要事項を記入してもらい、12月支給の給与や賞与に年末調整を反映しなければならない。

年末調整は原則として、社長やパートタイマー、外国人労働者(国内に住所がある人、1年以上国内に居住している人)などを含め、企業に勤務している人すべてが対象となる。ただ、会社に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出していない場合、年末調整ができないので、未提出者には督促をすべきだ。

年末調整は通常年末に行うが、死亡などの理由で退職をした人、1年以上海外の支店などへ転勤した人などは年の途中に行う場合もある。いずれもその理由が発生したときに年末調整を行う。ただし、次のような人は年末調整ではなく、各自で確定申告してもらうことなる。

  • 本年中の給与所得が2000万円を超える人
  • 2カ所以上から給与を受けている人で、別の会社に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している人
  • 年末調整までに「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」が未提出の人
  • 12月の給与を受け取らずに退社した人
  • 非居住者
  • 日雇労働者
  • 被災者で法律により源泉所得税の猶予または還付を受けた人

給与総額が確定してから
調整を行う

年末調整の目的は正確な年税額を算出することなので、1月〜12月までの年間の給与総額を確定しなければならない。12月分の給与に加えて賞与が確定してから調整を行うことになる。賞与支払日あるいは給与支払日のいずれかで年末調整を行えるが、実際には年末に最も近い支払日で行えば修正がなく作業は一度で済む。なお、途中入社した人については前職分の源泉徴収票を受理し加算する必要があるので、未提出の場合は督促しなければならない。

年末調整の流れは、既に従業員から提出されている「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」をいったん従業員へ返却して、年末調整時点の状況と合っているかどうか内容の再確認をしてもらう。次に、税務署から郵送される年末調整用紙を従業員に配布するが、この際確認事項に漏れがないようにチェックリストを作成して配布すると、問い合わせや修正の手間が少なくなる。

次に、1年間に支払った給与額を合計し、給与所得控除後の給与額を算出する。控除には所得控除と税額控除があり、それぞれ年末調整の対象になるものとならないものがある。年末調整の対象にならない医療費控除などがある場合は、各自で確定申告してもらう必要がある。年末調整の対象となる所得控除は、社会保険料、生命保険料、配偶者控除、基礎控除など11種類。税額控除は住宅を購入した人が対象で、2年目以降の住宅借入金等特別控除が年末調整の対象となり、節税効果が大きくなる。年末調整の対象となる控除は、次の通りだ。

所得控除

税額控除

社会保険料控除
小規模企業共済等掛金控除
生命保険料控除
地震保険料控除
障がい者控除
寡婦(寡夫)控除
勤労学生控除
配偶者控除
配偶者特別控除
扶養控除
基礎控除

2年目以降の住宅借入金等特別控除

年末調整に必要な
書類を確認する

年末調整に必要な書類は、(1)源泉徴収簿、(2)扶養控除等(異動)申告書、(3)保険料控除申告書、(4)配偶者特別控除申告書、(5)住宅借入金等特別控除申告書の5種類となる。そのうち、(1)〜(4)は税務署から会社に送付されるが((3)と(4)は1枚になっている)、(5)は確定申告した年の年末までに従業員本人に送付される。(1)は経理・給与担当者が記入するが、(2)〜(5)については、従業員自身で記入してもらう。

  • 扶養控除等(異動)申告書
    配偶者や扶養家族の状況を申告するもので、年の最初の給与の支払い時までに提出してもらう。
  • 保険料控除申告書
    生命保険料、地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金の支払額を記載し、これらをもとに控除額を計算してもらう。
  • 配偶者特別控除申告書
    配偶者の所得情報を記入し、算出された所得をもとに配偶者特別控除額を計算してもらう。
  • 住宅借入金等特別控除申告書
    住宅ローンを利用して住宅を取得あるいは増改築した場合で、一定の要件に当てはまればそのための借入金年末残額をもとに計算した金額を、数年にわたって各年分の所得税額から控除できる。

年末調整は経理・給与担当者業務のハイライトであり、従業員の不利益にならないよう親身になって控除などに関する説明を行いたい。そうすることによって修正作業も軽減され、経理・給与担当者の生産性向上にもつながる。

(掲載:2009年11月)

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