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経理の基本中の基本
給与明細書の作成を考える

経理の基本中の基本である給与明細書を作成するには、人事や社会保険料などの知識が必要になる。まずは勤怠管理をベースにして給与計算を行うが、どのようなポイントを押さえたらよいのかを考える。

給与明細書の
支給項目を決める

給与はサラリーパーソンの生活の糧なので、最低賃金法によって給与支給額の最低ラインが決まっている。最低賃金は産業や地域によって異なるため、給与担当者は会社の業種や地域に基づいて、支給額が最低ラインを満たしているか確認しておく必要がある。給与の支給項目については、基本給、能力給、諸手当など、企業で自由に決めることができるが、月給制、日給制、時間給によって計算方法が異なる。

月給の場合、基本給は毎月一定となるが、日給の場合は出勤日数×日給額、時間給の場合は出勤時間×時給となる。手当についても、月単位か従事した時間単位か、あるいは割増賃金などによって計算が異なってくる。また、手当には旅費手当など非課税扱いとなるものがあるので注意が必要だ。

サラリーパーソンに配布される給与明細書は、会社によって表示形式が異なっていても、記載内容はほとんど変わらない。給与担当者は、給与計算の締め日までに、勤怠項目、支給項目、控除項目を確認して、支給額を計算する。そのためには、各項目の最新情報を収集しておかなければならない。

基本となるのが勤怠項目だ。出勤、欠勤、労働時間、時間外労働、休日労働、深夜労働、有休、遅刻・早退など、タイムカードや出勤簿、各種申請書に基づいて勤怠状況を把握する。ここに誤りがあると、給与支給額が変わってしまうので、確実にチェックしなければならない。

そして、入退職者や人事異動、扶養家族の変化などの人事情報、それに伴う昇給や降給、家族手当などの諸手当の確認、社会保険料や住民税の確認が必要となる。こうした情報を収集するには、労働者名簿の情報を集約した個人別マスタ台帳を作成しておくと便利だ。基本的な個人情報に加えて、給与形態、金額、保険料額、扶養家族などを個人別マスタ台帳としてまとめておくことで、給与計算時のマスタ管理や社会保険の手続きにも活用できる。

なお、支給項目の中で「遅早控除」(遅刻や早退した場合、その時間分を差し引く)と「欠勤控除」(欠勤した分を差し引く)は基本給から差し引く(減給)ので、給与担当者は遅刻や早退の時間、欠勤日数を確認しなければならない。ただし、遅早控除による「減給の制裁」は無制限にすることはできず、月給制の場合は給与の1/10という制限が設けられている。それを超えた減給は違法となるので注意が必要だ。一方ノーワーク・ノーペイの原則(労働の提供がない場合には事業主に支払義務はない)に基づく欠勤控除は「減給の制裁」に該当しないので、労働しなかった時間・日数に相応する分について減額することに問題はない。

社会保険料や
税金などを控除する

給与は全額を支払うのが原則だが、社会保険料、所得税や住民税を給与から差し引くことは法律で認められている(法定控除)。法定控除できる社会保険料は、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料があり、会社と従業員で負担する(労災保険は全額会社負担なので従業員の負担はない)。また、労使協定を結べば、財形貯蓄や組合費、旅行積立なども給与から控除できる(法定外控除)。

社会保険料を控除するタイミングには、十分注意しなければならない。入退社時の控除、定時決定(給与と標準報酬月額がずれないように見直すこと)、随時改定(昇級などで給与の固定部分に変動があったときに給与を見直すこと)の処理など、社会保険の仕組みを押さえておく必要がある。健康保険や厚生年金の保険料額は、標準報酬月額に基づいて算定されるが、その詳細は本連載の「年に一度は標準報酬月額を見直して健康保険や厚生年金の保険料額を決める」で解説しているので参照していただきたい。

社会保険料は翌月の給与から控除する。入社日が1日であっても31日であっても、1カ月分の社会保険料を控除する。退職した場合は、退職日の翌日が社会保険の資格喪失日になるため、資格喪失月の保険料は徴収する必要はない。月末に退職した場合は翌月の1日が資格喪失日となるので、2カ月分を給与から控除する。ただし、介護保険料や厚生年金保険料、雇用保険は、年齢によって控除のタイミングが異なるので、下の表で説明する。

所得税は毎月の給与から源泉徴収するが、扶養親族などの人数によって控除額が変わる。源泉徴収税額は、源泉徴収税額表に基づいて計算するが、雇用形態や契約期間などによって使用する税額表が異なる。住民税は自ら納税する「普通徴収」と毎月の給与から控除する「特別徴収」があるが、会社は原則として「特別徴収」を行うので、給与担当者は所得税と一緒に控除する。

種類

対象年齢

内容

介護保険料

40歳以上65歳未満

40歳の誕生日を迎えた月から保険料を控除するが、誕生日が1日の場合は前月末日に40歳に達することになり、誕生日の前月分から保険料を控除する。

厚生年金保険料

70歳まで

70歳になると(70歳の誕生日の前日)保険者の資格を喪失する。具体的には8月1日が誕生日の人は、7月31日に70歳に達することになるので、7月分給与(8月支払い)以降は、厚生年金を控除する必要はない。

雇用保険料

64歳まで

4月1日に満64歳に達した従業員は、雇用保険料が免除される(会社負担分も免除される)。ただし、年度の途中で64歳になっても、3月31日までは控除しなければならない。

社会保険料控除や免除に関する年齢

給与の
支給額を計算する

勤怠や支給内容、控除額が決まったら、支給額を計算して給与明細書が完成する。総支給額(基本給や諸手当の合計額)から控除合計額を差し引いた金額が手取金額(差引支給額)となる。これで毎月の給与計算は終了するが、給与担当者は来月の給与計算を正しく行うために個人別マスタ台帳の更新を忘れないようにしたい。

万一、給与支給後に間違いに気づいた場合は、速やかに再計算して差額を返金しなければならない(ただし、所得税額も変わってくるので控除した社会保険料をそのまま返金しない)。源泉徴収票も忘れずに修正しておくことが必要だ。こんな事態になれば給与担当者への信用をなくすことになるが、隠ぺいすることなく対応は真摯に行うべきだ。よって、給与明細書の作成には細心の注意を払うことを常に心がけたい。

(掲載:2010年8月)

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