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進化する
オフィスのペーパーレス

紙の使用をできるだけ抑える「ペーパーレス」は、オフィスエコ化にあたっての重要課題の1つ。ここでは簡単にできるペーパーレスという側面から文書管理や決裁システムなどを取り上げ、その最新事情を解説する。

まずは身近なところから
ペーパーレスの第一歩

オフィスで使用する紙の量は、1人当たり1カ月で約4kg、A4サイズのコピー用紙に換算すると、約1,000枚になると言われている(財団法人 古紙再生推進センター調べ)。

これを紙の製造時に発生するCO2に換算すると、1年間で約49kgになる。オフィスのエコロジーが叫ばれる中、これは特に重要視すべき量だ。また、オフィスの経費を削減するうえでも、ペーパーレス化は重要な課題の1つである。

ペーパーレス化の第一歩は、以下のような身近なことから始めたい。

  • インターネットで入手した文書、資料は印刷しない
  • 会議などで配布された資料は、必要なものだけ持ち帰る
  • 自分だけが利用するものであれば、裏紙を使う
  • 不要になった印刷物は、原則メモ用紙として再利用する
  • どうしてもプリントやコピーをしなければいけないときは、紙の両面を使う

ペーパーレスの
大きな味方「PDF」

メールでの文書や資料のやりとりに「PDF(Portable Document Format)」ファイルを使うことは既にビジネスの常識になっているが、このPDFはペーパーレスに大きく貢献している。ここで、PDFの特徴についておさらいしておこう。

  • 仕様が公開された世界標準のフォーマット
  • 紙のイメージをそのまま簡単に電子化できる
  • ファイル容量が小さい
  • セキュリティ機能の充実により文書の秘密保持ができ、改ざんを防げる
  • 電子フォーム機能により帳票への入力が可能
  • 電子署名機能により、文書の完全性と本人性を保証できる

WordやExcelといったよく使うオフィス文書も、PDFファイルに変換しておけば、電子署名などの機能が使え、セキュリティも確保することができる。

PDFによる書類のデジタル化

では、古い文書や資料をデジタル(PDF)化するにはどうすればよいのだろうか? デジタル化しておけば、必要になるたびにコピーを取るといった手間も省けエコにもつながる。また、保管場所も省スペース化することができ、オフィスの経費削減にも貢献する。

古い書類をPDF化するには、スキャナを使うことになる。スキャナというと、写真や図版をデジタル化する機器というイメージがあるが、最近は書類専用のスキャナが数多く発売されている。コピー機と同じように、セットするだけであとは複数の書類を自動で読み込んでくれるので、手間もそれほどかからない。また、現在市販されている書類専用のスキャナのほとんどに、PDF作成機能も付いている。

また、パソコンにたまったPDFファイルなどの電子データを、手軽に整理・整頓できるソフトウェアも発売されているので、スキャナと併用することでオフィスのペーパーレス化を一気に加速させることができる。

デジタル複合機で
効率良くペーパーレス

コピー機とFAX、プリンタが一緒になった複合機を使っているオフィスは多いと思うが、この複合機がペーパーレス化に大いに役立ち始めている。

これらコピー、FAX、プリンタとペーパーレスは、一見相反するもののように思われるが、最近のデジタル複合機はペーパーレス化のためのさまざまな機能が備わっている。

○スキャン機能で文書をPDF化

ほとんどのデジタル複合機にはスキャン機能が搭載されている。つまり文書専用のスキャナと同じように、PDFファイルへの変換も簡単にできる。

○ペーパーレスのFAX

FAXはペーパーレス化の大きな課題の1つであるが、紙を全く使わずにFAXの送受信ができるデジタル複合機も登場してきた。FAXの送信には、手元のパソコンからネットワークを経由してデジタル複合機で接続、FAXの受信時もPDF化を行い、共有フォルダやメールに転送するということが可能なのだ。

さらに、サーバとデジタル複合機を接続し、大規模な文書管理システムを構築するオフィスも増えている。情報共有を手間なく簡単に。そしてエコにもつながる。そんな新しいオフィスの形が徐々に普及しつつある。

電子決裁システムで
ペーパーレス

ペーパーレス化の大きな障害になっているのが、紙の文書による決裁だろう。

紙文書での決裁には、さまざまな部分でコストがかかっている。まずは、決裁文書を作成するときの紙代はもちろん、印刷するには電気代やトナー代も必要になる。

文書を回覧するときも、決裁者が遠隔地にいるのであれば郵送の費用が発生する。決裁者が近くにいたとしても、決裁者の在席を確認したり書類を持参したりする間も人件費は発生する。また、不要になった文書の廃棄にも費用がかかり、またセキュリティ面を考慮し安全に廃棄するにはさらに多くのコストが必要になる。

電子決裁を実現するには、大規模なシステムの構築から、廉価なソフトの導入までさまざまな方法があるが、最近は「FeliCa」を使用した決裁システムも登場している。

これは入退室管理や社員証などで利用しているFeliCaカードをそのまま利用でき、また携帯電話などの端末に内蔵されているFeliCaも使用可能というもの。電子決裁システムのユーザ認証をFeliCaが行い、そのIDに対応している印鑑データと関連付けを行うので、高度な認証とセキュリティを保つことができるのだ。最近はFeliCaポートを搭載しているノートパソコンも増えており、オフィスにおけるペーパーレス化の有望な手法の1つと言えるだろう。

(掲載:2010年5月)

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