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Adobe Reader 8によるPDFの賢い使い方

メールの添付やサイトからダウンロードなどで頻繁にやり取りが行われているPDFファイル。このPDFファイルの閲覧ソフトである「Adobe Reader」(旧:Acrobat Reader)の賢い使い方を紹介する。

PDFを使うことのメリット

PDFファイルを閲覧する際、多くの方がAdobe Readerを利用しているはずだ。ここでもう一度その利点を整理しておこう。

そもそもAdobe Reader(バージョンによってはAcrobat Reader)とは、アドビのAcrobatアプリケーションなどを使い作成されたPDF形式のファイル(PDFファイル)を閲覧するために無料で配布されるソフトのことだ。最新版は「Adobe Reader 8」になる。

さまざまなファイル形式があるなかで、PDF形式が多く利用されるようになったのには、以下のような理由がある。

  1. オリジナルの文書の体裁を再現できる
    オフィスで利用されるワープロソフトやプレゼンテーションソフトから作成される文書、または専門的なアプリケーション(商業印刷用途など)で作成される文書など、元がさまざまな形式でもオリジナルの体裁を再現できる。
  2. パソコンの環境に制限されない
    コンピューターの機種やインストールしているソフトに関係なく、Adobe Readerさえあればデータの互換性がある。例えば、Macintoshで作成・編集したデータも、PDF形式のデータにすることにより、Windowsでも同じように表示することが可能。
  3. ファイルのサイズがコンパクト
    WordやPowerPointなど一般的なビジネスソフトのデータと比べると、多くの場合かなりファイルサイズが軽量化される。メールに添付して送る際にはとても有効だ。
  4. 高品質な画面表示とプリント処理
    PDFファイル作成時の設定により、高速な画面表示から高品質な画面表示などが選択できる。さらにオリジナルのデータの種類によっては、非常に品質の高いプリント処理も可能だ。
  5. マルチメディア対応
    文字や画像を表示するだけではなく、Webページのようなハイパーリンクも可能。また、映像や音声データを盛り込んだり、申し込みフォームなども埋め込むことができる。
  6. 校閲や電子署名をやり取りする
    Acrobat 8 Professionalで設定されたPDFファイルならば、Adobe Reader上でコンテンツを校閲することができる。PDFファイルをベースとして文書のチェックを正確かつスムーズに行うことが可能で、電子署名にも対応している。

Adobe Readerを賢く使う

Adobe Readerは、基本はPDFファイルを閲覧するだけのソフトウェアのため、パソコン初心者でもすぐに使える簡単なものだが、いくつか便利な機能をマスターしておくと、さらに有効に利用することができる。

ここでは最新版のAdobe Reader 8の機能を紹介していく。なお、PDFのセキュリティ設定によっては、それぞれの機能が無効になっている場合もある。

●文章の一部をコピー&ペーストする

  1. 「選択ツール」でコピーしたい箇所を選択する。
  2. 右クリックもしくは[編集]メニューから[コピー]を選択する。
  3. Wordなど別のソフトを開きコピーしたテキストを貼り付ける。


コピーしたい箇所を選択してから[コピー]メニュー


●文書全体をテキストファイルとして保存する

  1. [ファイル]メニューから[テキストとして保存]を選択する。
  2. 任意の名前を付けてファイルを適当な場所へ保存する。
  3. 保存したファイルを開けば自由にテキストが編集できる(ただしテキスト以外の画像などは保存されない)。

●画像をコピーする

  1. 「選択ツール」でコピーしたい画像をクリックして選択する。
  2. 右クリックもしくは[編集]メニューから[画像をコピー]を選択する。
  3. ワープロソフトや画像編集ソフトを開きコピーした画像を貼り付ける。


画像をクリックし、右クリックして表示される[画像をコピー]を選択


●複数の画像やテキストもコピーする

  1. 「スナップショットツール」でコピーしたい範囲をドラッグして選択する。
  2. 選択と同時に指定した範囲が画像としてコピーされる。
  3. ワープロソフトや画像編集ソフトを開きコピーした画像を貼り付ける。

●語句を検索する

  1. 右クリックもしくは[編集]メニューから[検索]を選択する。
  2. 検索用の別ウィンドウが開くので、検索語句を入力し[検索]ボタンをクリックする。
  3. 検索結果がリンクとして一覧表示されるので、クリックして該当箇所を確認する。


検索結果をクリックすれば該当箇所が表示される


●ページを指定して印刷する

  1. 印刷ダイアログで[印刷範囲>ページ指定]の欄に印刷したいページを入力する。ページの区切りはカンマ(またはスペース)、連続範囲はハイフンで指定する。
  2. 印刷ダイアログで[印刷範囲>印刷]のプルダウンメニューから「奇数ページのみ」または「偶数ページのみ」を選択する。
  3. 上記2通りの方法を組み合わせることもできる。例えば、ページ指定を「4,7-11」と入力して「偶数ページのみ」を選択すると、「4,8,10」ページが印刷される。


[印刷範囲]の指定で印刷したいページだけを印刷


●1枚に複数のページを印刷

  1. 印刷ダイアログの[印刷範囲]で印刷したいページを選択する。
  2. [ページ処理>ページの拡大/縮小]のプルダウンメニューから[1枚に複数ページを印刷]を選択する。
  3. 1ページあたりに割り付けるページ数や順番、ページの外枠の表示などを設定する。


[ページ処理]から複数ページの割付印刷を指定


(掲載:2007年6月)

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