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年末年始の大掃除
パソコンのデータも大掃除

年末の仕事納め、パソコンに溜まったデータも同時に大掃除する絶好の機会だ。作業の終わったファイルを片付けて整理すれば、パソコンの動作も軽快になって年始を迎えられる。

古いメールはバックアップ
データを整理してメーラーを軽快に

パソコンの動きが遅くなったり、メーラーの立ち上げに時間がかかるようになっていないだろうか。その原因として、メールの溜め過ぎ、そしてハードディスクの残り容量が少なくなってきていることがあるかもしれない。添付ファイルや大量のメーリングリストが積もっていき、思ったより大きな容量となっていることは意外と多い。まずはメールから整理を始めてみよう。

受信したメールをフォルダ分けせず、そのまま受信トレイに溜めておくとメーラーの動作はかなり悪くなる。対策としてプロジェクトや目的ごとにフォルダ分けをする方法もあるが、簡単に改善させるなら「不要」というフォルダを作成し、そこに削除しても構わないメールを次々と放り込む。受信トレイに残るのは必要なメールだけとなるので、「不要」のフォルダをバックアップしてから、最後に削除してしまおう。

バックアップのデータは、自分のパソコン以外の場所、例えば共有サーバやCD-Rなどに保存すればハードディスクの容量を空けることができる。そのような方法が難しい場合は、バックアップをZIPなどで圧縮保存すれば節約になるだろう。また、かなり古いメールであれば削除してしまうことも考えられる。1年ほど前までのものならともかく、それ以前のものは不要としてしまっても大丈夫だろう。

●Outlook Express 6でのバックアップ例

  1. まずはメールが保存されている場所を確認する。メニューの[ツール]から[オプション]を選択し、ダイアログの[メンテナンス]タブを表示、[保存フォルダ]をクリックすると、データの保存場所がポップアップ表示される。
  2. 表示された文字列を全選択してコピーする。
  3. 「エクスプローラ」を起動、アドレスバーにコピーした文字列を貼り付けて、[移動]ボタンをクリックする。
  4. メールのデータが保存されたフォルダが表示されるので、一時作成した「不要.dbx」を適宜バックアップした後、削除する。

●Outlook 2003でのバックアップ例

  1. メニューの[ファイル]から[インポートとエクスポート]を選択する。
  2. ダイアログから[ファイルへエクスポート]を選択し、[次へ]をクリックする。
  3. [個人用フォルダ ファイル(pst)]を選択し、[次へ]をクリックする。
  4. [個人用フォルダ]を選択し、[サブフォルダを含む]にチェックを入れ、[次へ]をクリックする。
  5. 任意の保存場所とファイル名を指定して、[完了]をクリックする。
  6. 最後の設定で、必要に応じてパスワードもかけられる。[OK]をクリックすればバックアップが実行される。

大容量のデータをチェック
別メディアへ移動してスッキリと

デジタルカメラの画像は、そのままでは1枚1枚の容量が大きく、知らず知らずのうちにかなりの量となってパソコンの処理速度が遅くなる原因になる。また、企画書などで作成するビジュアルを多用したPowerPointやPDFのファイル、そして映像や音楽などのファイルも大きなデータとなる。これらのファイルで頻繁に使うものがなければ、やはりフラッシュメモリなどへ移しておこう。

●ファイル検索のワザ

画像や音楽などのファイルがどこに保存されているかを探すときには「エクスプローラ」の検索機能を使うはずだ。検索対象やオプションなどが用意されているため、これで十分な場合もあるだろうが、検索に便利なワザとして「ワイルドカード」を紹介しよう。

ワイルドカードとは、一般的に「*」(任意の複数文字列を表す)と「?」(任意の1文字を表す)という特殊文字を利用して、次の表のように検索を行う方法だ。

*.jpg ファイル名が「*」(何でもOK)で、拡張子が「.jpg」のファイルすべて
例:sample.jpg、写真.jpg
1*.txt ファイル名の先頭が「1」で、拡張子が「.txt」のファイルすべて
例:1234.txt、10月予定.txt
calc?.xls ファイル名が「calc+任意の1文字」で、拡張子が「.xls」のファイル
例:calc1.xls、calcs.xls
????s.* ファイル名の最後が「s」かつ5文字で、拡張子は何でもOKのファイルすべて
例:files.txt、texts.doc


ソフトウェアもシェイプアップ
不必要な起動やサービスをオフ

メールなどのデータだけでなく、使わなくなったソフトウェアもアンインストールしておきたい。ソフトウェアによっては、パソコンの起動と同時に常駐したり、メモリの一部を使用したりして、動作を制限する場合もあるからだ。アンインストールの方法は、[コントロールパネル]の[プログラムの追加と削除](Windows Vistaは[プログラムと機能])からソフトウェアを指定して[変更と削除](Windows Vistaは[アンインストールと変更])ボタンをクリックするだけだ。

また、必要なソフトウェアなのだが、毎日使うほどではないものもあるだろう。そのような場合、パソコンの起動時にプログラムの一部を開始するサービスがあれば切っておこう。よく使うソフトウェアであれば、このようなサービスは便利になるが、それほどでもなければバックグラウンドプログラムをオフにすることで動作も軽くなるはずだ。

Windowsの起動時に自動実行されるプログラムの設定場所としては、[スタート]メニューの[すべてのプログラム]−[スタートアップ]フォルダがある。ここに実行ファイルやそのショートカットが登録されていると、Windowsの起動時にそれらが自動的に起動される。不要だと思うものがあれば、削除しておこう。

最後にデフラグの実行

一連の作業が終わったらデフラグを実行しよう。これは出し入れした倉庫の荷物をキチンと並べ直して片付けるようなもので、ハードディスクのデータを整理整頓する機能だ。データの削除などでハードディスクに空きを用意するだけでなく、デフラグによって効率よくデータが収められるため、パソコンが快調になることが多い。

デフラグの実行はとても簡単で、[スタート]−[すべてのプログラム]−[アクセサリ]−[システムツール]−[ディスク デフラグ]と選択し、[最適化]をクリックするだけだ。ただしハードディスクの容量によっては、作業を終えるまでに相当の時間がかかる。まさにこの時期に実行しておきたい作業だ。

(掲載:2007年12月)

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