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Excelの関数を使いこなして
賢い表計算スキルを身に付ける

Excelの関数を知っていれば、電卓を使うことも、細かい計算式を記入することもなく、四捨五入や合計・平均の計算が手早く簡単に行える。作業の自動化や記入間違いの減少など、メリットも多い。

表計算ソフトExcelが持つ
数値や文字列の処理機能「関数」

表計算ソフトであるExcelでは、セルを並べて見やすい表をつくり、そこに四則演算などの計算式を簡単に作成することができる。これだけでも十分に便利だが、計算式が複雑になったり、いくつものセルの値を集計したりする場合、そのままでは限界がある。このようなときに「関数」と呼ばれる特別な機能がある数式を利用することで、複雑な計算や手間のかかる集計結果を素早く求めることが可能だ。

まず、Excelで計算を行う場合には「=B2+C4*A3」などと計算式を入力して数値を求めることができる。さらに関数で処理する場合は、単に数値だけでなく、文字列も処理の対象になる。Excelの関数とは、数式というより、目的の処理をするためにあらかじめプログラムで組み込まれている「仕掛け」と考えても良いだろう。

Excelの関数には、専門的な数値を算出するもの、文字列を操作するもの、Excelの表から効率的にデータを探し出すものなど、今では300種類以上が搭載され、これからもバージョンアップでその数は増えていくだろう。

関数と聞くと、高校で学習した数学の「関数」のイメージが浮かび、難しく思ってしまうかもしれないが、誰にでも扱えるものなので、まずはその基礎をしっかりとマスターしておきたい。この関数を使いこなすことによって、Excelはさらに快適になり、表計算ソフトの便利さを実感できるはずだ。

集計や平均はボタン一発で処理
面倒な作業は関数が自動実行

簡単な例で関数の使用方法を見てみよう。ここでは架空の売上表を基に、Excel 2003で操作する方法を解説していく。

表計算で、いくつもの数値を集計したい場面は多いだろう。これを計算式で表すには「=B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14」というように、多くのセル番地を入力する必要がある。しかし、これでは効率が悪く、時間もかかり、何より入力を間違う可能性が高い。

このような場合は、合計を表示したいセル(C15)を選択して、ツールバーの[オート SUM]ボタンをクリックする。自動的に計算範囲が点線で囲まれて、セルC15に関数が表示される。この状態で「Enter」キーを押すと、セルC15に合計値が表示される。ここで入力された関数は「SUM(サム)関数」といい、指定したセル範囲の合計値を算出する機能がある。もちろん、セルの数値が変更されれば、自動的に合計値も更新される。

このほかにも、[オート SUM]ボタンの右横にある[▼]をクリックすることで、「平均」「データの個数」「最大値」「最小値」なども簡単に求めることができる。また「その他の機能...」では、搭載されている関数の一覧から使いたいものを選択することができる。

関数の基本形とその仕組み
「関数名」「カッコ」「引数」

先の例で、セルC15に「=SUM(C3:C14)」と入力されたSUM関数、このような「=英字(セル範囲など)」の形をしているものが関数の基本になる。「=」に続けて入力されている英字は、関数の名前でもあり、その関数の機能を表す単語にもなっている。関数名は、SUM(英語で合計の意味)のように英単語そのままの場合もあれば、その機能を象徴する略語や造語の場合もある。

関数の後半、カッコ内には計算に必要な数値や計算条件を表す数値、もしくはそれらが入力されているセルやセル範囲などを入力する。この部分を関数の「引数(ひきすう)」といい、使用する関数によって入力する値や個数が違う。しかし、必ず最初と最後はカッコで閉じるのは共通だ。

なお、関数はメニューやボタンから設定することができるが、セルへ直接入力することもできる。その際は、関数の書式をよく注意しよう。

覚えておけば役に立つ
代表的なExcel関数の一覧

Excelに搭載されている関数は300種類以上にものぼる。すべてを覚えられればいいが、さすがにそれは無理だろう。しかし、よく使われる利便性の高い関数をいくつかマスターしておくだけでも、作業スピードやExcelの使い方が大きく変わるはずだ。

関数 使用方法 使用例
SUM 指定した範囲の値を合計する
=SUM(A1:A10)
AVERAGE 指定した範囲の値を平均する
=AVERAGE(A1:A11)
NOW 再計算された時点の日付と時間を返す(引数はなし)
=NOW()
TODAY 再計算された時点の日付を返す(引数はなし)
=TODAY()
ROUND 引数を四捨五入する
=ROUND(12.567,0)
COUNT 指定した範囲の数値の個数を合計する
=COUNT(A1:A12)
COUNTA 指定した範囲のデータの個数を合計する
=COUNTA(A1:A13)
MAX 指定した範囲の最大値を返す
=MAX(A1:A14)
MIN 指定した範囲の最小値を返す
=MAX(A1:A15)
RANK 指定した値が指定した範囲の中で何番目に大きいのかを返す
=RANK(B1,A1:A16)
IF 第1引数の条件を判断し、条件が満たされていれば第2引数を表示し、満たされていなければ第3引数を表示する
=IF(A1=B1,SUM(A1:A10),"---")

(掲載:2008年3月)

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