ビジネスお役立ち情報 > パソコンHowTo

パソコンHowToパソコンHowTo CADを利用して設計を行う際に必要なノウハウを紹介。

パソコンHowTo のトップへ

Wordで文書作成 ステップアップ講座
「住所録からラベルや葉書の宛名一括印刷」

Wordを使ったビジネス文書作成のコツを紹介していこう。今回は、Excelでまとめた住所録などのデータを、はがきやラベル用紙に一括で宛名印刷する方法を詳しく説明する。

宛名印刷の基となる住所録を
Excelで作成して用意する

Wordを使って宛名印刷をするために、Excelで作成した住所録データを用意する。Excel形式でまとめられたデータであれば、どのようなものでもそのまま使えるケースが多いが、ここでは住所データを入力するところから解説しよう。

まずは新規のワークシートを開き、「郵便番号」「住所1(市区町村まで)」「住所2(建物名など)」「名前」を1行目の列見出しとして入力する。次に、それぞれのデータを2行目以降に1件ずつ入力し、任意のファイル名を付けてファイルを保存する。

住所録から任意の宛名ラベルを
Wordを使って一括作成・印刷する

Excel形式の住所録データが準備できたので、いよいよWordを使ったラベル用紙への宛名印刷を実行する。

  1. メニューバーから[ツール]>[はがきと差し込み印刷]>[差し込み印刷...]と選択する。
  2. [差し込み印刷]の作業ウィンドウが画面右に表示されるので、[文書の種類を選択]の中から[ラベル]にチェックを入れ、[次へ:ひな形の選択]に進む。
  3. [ひな形の選択]で[文書レイアウトの変更]にチェックを入れ、[ラベル オプション...]をクリック。[ラベル製品名]の一覧から市販ラベルシールのメーカーを選び、[製品番号]で型番を選択する。なお、メニューにないものは[新しいラベル...]から新規設定することができる。ラベルシールを指定して[OK]、元の作業ウィンドウに戻って[次へ:宛先の選択]に進む。
  4. [宛先の選択]から[既存のリストを使用]を選択後、[参照...]をクリックしてExcelで作成した住所録を指定する。Excelファイルは複数のシートをまとめたブック形式になっているので、住所録データがあるシートを選ぶと住所録の一覧が表示され、個別の選択などを行うことができる。今回は全てを選択した状態で[OK]をクリック。作業ウィンドウに戻ると、指定した住所録のファイル名とシート名が表示されるので、確認後[次へ:ラベルの配置]に進む。
  5. ラベル印字のプレビューが表れるので、体裁を指定する。[差し込みフィールドの挿入...]をクリックすると住所録の項目名が表示されるので、それぞれを置きたい場所で[挿入]をクリックしていく。また、フォントや位置の調整などを行い、[すべてのラベルの更新]をクリックすると、他のラベルも同様のデザインになる。体裁が決定したら[次へ:ラベルのプレビュー表示]に進む。
  6. 住所録データを差し込んだ実際のプレビューが表示されるので、確認した後、[次へ:差し込み印刷の完了]をクリック、さらに[印刷...]をクリックして印刷となる。

はがきの宛名印刷をするなら
「はがき宛名印刷ウィザード」

住所録のデータから宛名ラベルを作成し、印刷するのは少し手順が必要だった。これは宛名の体裁に合わせて、どの項目をどこに入れるかなど、細かく自分で決定しなければならなかったからだ。しかし、はがきへの印刷は基本的なフォーマットが決まっているので、Wordの「はがき宛名印刷ウィザード」機能を利用すれば簡単にできる。

  1. メニューバーから[ツール]>[はがきと差し込み印刷]>[はがき印刷...]と選択する。
  2. [宛名面の作成]をクリックすると[はがき宛名印刷ウィザード]が起動するので、後はウィザードに従って進めていけば簡単に宛名印刷が実行できる。

(掲載:2008年4月)

企業のITセキュリティ講座