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Wordで文書作成 ステップアップ講座
「表やグラフを便利にキレイに手早く作成」

Wordを使ったビジネス文書作成のコツを紹介していこう。ビジネス文書の中には、レポートなどのように表やグラフをあしらうものも多い。これらをWordですばやく、そして効率良く文書作成する方法を解説しよう。

Excelから表やグラフを貼り付けるなら
データをリンクして同期させよう

Wordで作成する文書に表やグラフを挿入しようとした場合、最も多く使われる方法がExcelのデータをコピー&ペーストする方法だろう。一度、Excelで作成した表やグラフを、使いたい部分だけドラッグなどで範囲指定してからコピー、そしてWordの任意の場所へ貼り付ければ簡単に挿入することができる。

これはOfficeアプリケーションの連携を活かしたWordとExcelの初歩的な活用方法であり、多くの人は既に利用している方法だと思う。しかし、ここで注意すべき点が1つある。それは、Excelとのデータのリンクだ。

先のように、表のデータをそのままWordに貼り付けただけでは、「見た目」としての表しか貼り付けられない。中身のデータは、Excelとの連動ができていない状態だ。つまり、Excel側の数値を更新しても、Wordの表などへは反映されないのだ。常に最新のデータが必要な報告文書を作成するとすれば、毎回毎回コピー&ペーストの手間がかかり、コピー忘れといったミスの元にもなってしまう。

Excelのデータとリンクさせるには、Wordへ貼り付けたときに右下に現れる[貼り付けのオプション]アイコンをクリックする。メニューが表示されるので、[元の形式を保持してExcelにリンクする]もしくは[貼り付け先の表のスタイルに合わせてExcelにリンク]を選択すると、Excelとのリンクが完了し、データの同期が設定される。グラフについても、同様な操作でリンクが可能だ。

Wordでもグラフ作成が得意になる
「Microsoft Graph」と「SmartArt」

表やグラフはExcelの得意とするところだが、Wordにもグラフを作成する「Microsoft Graph」という機能が搭載されている。これを使いこなせれば、いちいちExcelを起動させてグラフを作成しなくても、Wordだけで簡単にグラフを作成できる。また、企業やプロジェクトなどの組織図を効率的に作成できる機能も同時に紹介しよう。

■グラフ作成を簡単に

  1. メニューバーから[挿入]>[図]>[グラフ]と選択する。
  2. グラフのデータを数値で入力するための、Excelに似たシートが起動する。あらかじめ見本のデータが入力されているので、適宜データを変更していく。なお、このシートの数値を更新するたびに、グラフもリアルタイムで変化するようになっている。
  3. 数値の入力が終わったら、このシートを閉じる。グラフのデザインを変更する場合は、グラフ上で右クリックして表示されるメニューから行う。数値の再編集も右クリックのメニューから行える。

■組織図も手軽に作成

  1. メニューバーから[挿入]>[図]>[組織図]と選択する。
  2. 文書上に組織図のひな形が表示される。あらかじめ見本のデータが入力されているので、適宜データを変更していく。
  3. 組織図のデザイン変更ができるほか、下部の部署を追加など、レイアウトも変更が可能だ。また、組織図ツールバーの[組織図スタイルギャラリー]をクリックすると、さらに多彩なデザインの組織図も作成することができる。

Word 2007の組織図作成機能は「SmartArt」で表現力が向上

Word 2007にはメニューに[組織図]が用意されていない。その代わり、組織図の作成にはWord 2007からの新機能「SmartArt」を利用する。[挿入]タブの[図]グループにある[SmartArt]をクリックし、[SmartArtグラフィックの選択]ギャラリーにある[階層構造]を選択する。いくつかのレイアウトが表示されるので、適当なものを選択して[OK]をクリック。あとは図形をクリックしてテキストの入力やデザインの調整などをすればよい。

SmartArtではデザイン表現能力や操作性などの向上が図られていて、さらに見栄えのよい図表を作成したいときには大いに役立つだろう。

文字、表、グラフを一貫作成
文書作成スキルが一段階アップ

Wordでは表の作成も簡単に行うことができるため、手軽に使っている人は多いだろう。これをもっと利用して、Excelではなく、Wordの表からグラフを作成するまでの一連の手順を解説しよう。

■Wordで表の作成とグラフ化までの手順

  1. メニューバーから[罫線]>[表のオートフォーマット...]を選択する。
  2. 「表のオートフォーマット」ダイアログが開くので、[表のスタイル]からデザインを選択して[適用]をクリックする。
  3. 「表の挿入」ダイアログで、[列数][行数]にそれぞれの値を指定して[OK]をクリックする。
  4. 文書に表のフォーマットが作成されるので、適宜データを入力して表を完成させる。
  5. グラフ化する表の範囲をドラッグで指定し、先述したメニューバーから[挿入]>[図]>[グラフ]の手順でグラフを作成する。

(掲載:2008年5月)

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