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Wordで文書作成 ステップアップ講座
「アウトラインと目次の機能で長文を効率良く書く」

Wordを使ったビジネス文書作成のコツを紹介していこう。企画書やレポートなどの長い文章を書くには、見出しや段落など構造を整えたり、論理的な展開にしたりと作業は大変だ。このような文章を書くとき、下書きの時点からサポートしてくれるアウトライン機能と、目次を自動作成する機能を利用してみよう。

文章の概要を積み重ねて構造化する
アウトラインモードでの文書作成

アウトラインモードは文書の概要・構造を視覚的に把握できるようにして、文書作成における全体の構成や論理展開をサポートしてくれる機能だ。書式のメニューと対応しており、「見出し1」から始まって順番に下位の見出しが階層化されて表示される仕組みになっている。さらに、各段落の最初の1行だけを表示する機能もあり、文書全体の見出しと段落の流れ、何について書いてあるのかをひと目で確認できる。

アウトライン機能を使えば文章の大・小構造を意識しやすく、論理的な組み立ての助けとなる。また、作成済みの文書の構造を見直したり、必要に応じて構成を調整することなどもできる。それでは、実際の使い方を見てみよう。

■アウトラインモードでの文章作成

文章をアウトラインモードで作成する場合、頭の中で構成を考えたり推敲を重ねたりせずに、まず自分の考えたものをそのまま見出しやトピック、センテンスとして羅列してしまう。その次に、どのような順序で文章を構成するかを考え、見出しの順序やレベル、そしてセンテンスを入れ替えたり、変更したりする。こうすることで、文章の構造を把握しながら、その展開を自由に決めることができる。

  1. アウトライン表示で作業を開始
    新規に文章の構成を組み立てるには、新しい文書を作成し、[表示]メニューの[アウトライン]を選択、アウトライン表示に切り替える。このモードでは[アウトライン]ツールバーにあるアウトライン作成用の特別なツールが使用できる。
  2. 最上位のアウトライン項目を作成
    ページ表示の左上に負符号が表示されカーソルが点滅するので、ここにアウトラインの1番上のレベル(もっとも大きい概念の項目)になる最初の見出しを入力する。ここで入力したテキストは、それぞれのアウトラインレベル(見出し1、見出し2、本文など)のテキストとして扱われ、また表示も初期設定された書式スタイルが自動的に設定される。1つの項目の入力が終わったら、[Enter]キーを押して次の項目の入力に移る。
    アウトライン機能で大見出し
  3. 下位の項目を追加
    下位の項目を追加・挿入もしくは変更するには、その項目にカーソルを移動して[Tab]キーを押すか、[アウトライン]ツールバーから[レベル下げボタン]を押すかプルダウンから選択する。これでインデントやスタイルが自動で設定され、項目の従属レベルが視覚的に表示される。なお、上位の項目レベルへ戻るには、[Shift + Tab]キーを押すか[アウトライン]ツールバーの[レベル上げボタン]もしくはプルダウンから設定を行う。また、下位項目を持つ上位項目(ここでは、小見出しを持つ大見出し、の関係)は、先頭のマークが負符号から正符号に変わり、ダブルクリックで要素の表示を開閉できる。
    アウトライン機能で小見出し
  4. 本文の入力
    各見出しへの本文テキストを指定するには、その項目にカーソルを移動して[Ctrl + Shift + N]キーを押すか、[アウトライン]ツールバーの[標準文字列ボタン]を押すかプルダウンから選択する。これら見出しレベル・本文レベルの変更はいつでも可能で、複数の項目をまとめて選択すれば同時にレベルを変えることもできる。
    アウトラインのレベル変更

アウトライン機能で作成した文書で
目次の作成と書式スタイルを一度に決める

長文の作成ではできあがる文章自体のボリュームがあるため、これに目次を設定するにもなかなかの労力がいる。作成した文書から見出しを手作業で拾っていくのは面倒な作業になってしまうが、アウトラインモードで作成された文書なら手間を省いて、項目の拾い漏れや参照ページ数の間違いがない正確な作業ができる。

■目次機能を使った作成

アウトライン機能を使って、まずは見出しやサマリーを書き連ね、そこから本文を下書きして、同じファイルで清書を行っていく。このような作業を紙に書くのとは違い、追加・削除や修正が容易で速いのがパソコンの利点だ。同じように、目次の作成も手書きでは読み直しや抜け漏れの確認が面倒だが、搭載された機能を使えば簡単に正確な作業が可能になる。こうした方法は、積極的に使っていきたい。

  1. 目次の挿入
    目次を配置したい場所にカーソルを置いてから、メニュー[挿入]>[参照]>[索引と目次...]を選択する。
  2. 書式スタイルの設定
    表示されるダイアログで[目次]タブを選択、ここで目次に関する書式スタイルを変更することができる。書式はプリセットから選んでもよいし、個別に任意設定してもよい。ページ番号の表示・非表示を切り替えたり、整列方法やタブリーダーの選択、使用するレベル数の選択などを設定することができる。書式が決まったら[OK]で決定する。
    目次の作成
  3. 見出し・本文の更新を反映
    一度、目次を作成した後にも、文章に新たな見出しを追加したり、内容を変更する場合があるだろう。これらの項目をあらためて目次に反映させるには、作成済みの目次を選択して[F9]キーを押すか、[アウトライン]ツールバーの[目次を更新]を選択する。ダイアログにある項目は、本文だけに修正を入れて参照ページ数が変わった場合には[ページ番号だけを更新する]を選択、それ以外に見出しの項目やテキストを修正した場合には[目次をすべて更新する]を選択して、[OK]で更新する。
    目次の更新

(掲載:2008年6月)

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