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PowerPointプレゼンテーション作成講座
第一回「基本操作を使いこなす」

PowerPointは企画書やプレゼンテーション資料の作成などで利用頻度の高い定番アプリケーション。便利な機能が数多く備わっているが、かえって知らない機能をそのままにしている方も多いのではないだろうか。そこで、基本機能だが、使えば効果てきめんな操作方法を紹介していこう。

ファイルウインドウを並べて表示して
2つのファイルを見比べながら編集作業

業務に必要な情報は、Wordなどで文章としてまとめるだけではなく、見せ方も重要な要素になるときがある。そこで登場するのが、プレゼンテーション資料の作成を得意とするPowerPointだ。この操作や使いこなし方について、シリーズ(全三回)で解説していく。今回は、基本機能のマスターを目指そう。

参考となるPowerPointファイルを見ながら別ファイルの新規作成や編集を行いたいときに便利なのが、ファイルを並べて表示する機能だ。タスクバーや[Alt + Tab]などの方法でファイルの切り替え表示はできるが、やはり2つのファイルを見比べながら、同時に一方から一方へコピー&ペーストの作業もできるのは便利だろう。PowerPoint 2007であれば[表示]メニューからウインドウの並べ方を指定するほかに、[ホーム]タブの[ウインドウ]からボタン1つでも表示を変えることができる。

開いているファイルのウインドウが並べて表示される

よく使う機能のショートカット集を
クイックアクセスツールバーで整理する

PowerPoint 2007の新機能として「クイックアクセスツールバー」が搭載された。標準の初期状態ではウインドウの上部に配置されているツールバーで、これをカスタマイズすることで頻繁に使用する機能へスピーディーにアクセスすることができる。PowerPointでの「お気に入り」機能だと思えば分かりやすいだろう。

  1. ウインドウ左上にあるクイックアクセスツールバーの[▼]ボタンを展開して[その他のコマンド...]からカスタマイズを始める。
    クイックアクセスツールバー
  2. 画面左側の枠に表意された各種機能から、よく使うツールを選択して[追加]ボタンをクリックする。
    カスタマイズ画面

なお、クイックアクセスツールバーの位置は初期状態でウインドウの上部にあるため、このままでは少々使いづらい。先ほどのカスタマイズ画面の下にあるチェックボックスか、[▼]ボタンを展開して一番下にあるメニューを選択すれば、クイックアクセスツールバーの位置がリボンの下に展開されて、使いやすくなるはずだ。

WordとPowerPointの機能を組み合わせて
文書作成とデザイン適用の効率化

PowerPointは視覚的な効果やデザインの設定が簡単にできるアプリケーションだが、文章の入力という点ではやや使い勝手が悪い。そこで、まずWordで文書を作成し、そのデータをPowerPointに読み込む、Officeアプリケーションが持つそれぞれの得意を合わせた使い方をしてみる。

  1. Wordを使ってアウトラインモードで文書を作成・保存する。
  2. PowerPointで[ファイルを開く]ダイアログボックスを表示させ、ファイルの種類[すべてのアウトライン]を選択する。
  3. 先ほどのWordファイルを選択して[開く]ボタンをクリックすると、Wordの文書内容がPowerPointへと読み込まれる。これにSmartArt機能を適用すれば作業も早い。

Wordのアウトライン文書をPowerPointで取り込む

テンプレートの作成とマスタの管理で
すべてのスライドに一括でアイテムを挿入

PowerPointのスライドに企業や製品のロゴマークを入れるケースは多い。しかし、1ページずつアイテムを置いていくのは面倒で、何かの更新があった場合に差し替えとなればさらに問題だ。これを解決するには、スライドのデザインテンプレートとしてロゴマークを登録すればよい。こうすればすべてのスライドへ一括適用ができ、変更の際も元となるアイテムを修正するだけで済む。

  1. [表示]タブから[スライドマスタ]をクリックし、ロゴマークなどを入れてカスタマイズするスライドのレイアウトを選ぶ。
    マスタ表示を開く
  2. [挿入]タブから[図]をクリックして、ダイアログから画像を選んで[開く]ボタンをクリック。画像が挿入されるので、位置やサイズなどを調整する。
  3. テンプレートとなるスライドのデザインが決まったら、[スライドマスタ]タブから[マスタ表示を閉じる]をクリックして編集を終える。
    マスタデザインができたら編集を終える
  4. 作成したマスタを適用したいスライドを選び、[ホーム]タブの[スライド>レイアウト]から先ほどのマスタを適用させる。
    作成したマスタをスライドへ適用

同様の操作で企業名や部署名、年号や著作権表示などもマスタに登録することができる。一度設定してしまえば使い回すこともできて便利だが、部署変更や年度更新などがあった際にはマスタも更新しておこう。


PowerPointの使いこなしを紹介する本シリーズ、次回は、PowerPointが得意とする図形作成や画像編集の機能について、マスターしておきたい点を解説していく。

(掲載:2008年7月)

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