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PowerPointプレゼンテーション作成講座
第二回「テキスト・図形の入力と編集」

企画書やプレゼンテーション資料の作成などで定番アプリケーションとなっているPowerPoint。第一回では基本操作を中心に解説したので、今回は図形の装飾やテキストの編集について、見栄えの良いスライドに仕上げていく方法を解説していこう。

豊富に用意されたデザインテーマから
配色や背景パターンを組み合わせ

伝えたい情報をまとめ、整理されたフォーマットで見せることで、見る側にとって分かりやすいプレゼンテーションになる。もちろんそれだけではなく、重要な項目を強調したり、ファイル全体にデザインを施すことでその訴求力も上がっていくだろう。PowerPoint 2007から搭載の「SmartArt(スマートアート)」は、これらを手軽にすばやく行う機能だ。

[デザイン]タブの[テーマ]や[背景]にはさまざまなデザインのテンプレートが用意されており、サンプルのアイコンにカーソルを合わせるだけで、リアルタイムにスライドへデザインが適用されてプレビューが確認できる。ここからいろいろと組み合わせて、デザインを作りこんでいこう。

「テーマ」「配色」「フォント」の組み合わせ例
基本のフォーマットに「テーマ」「配色」「フォント」のデザインを組み合わせていった例


また、このテーマは単体のスライドだけではなくスライドマスタとして設定されるため、マスタを編集していくことで、統一されたデザインのスライドフォーマットを作成することができる。

できあがったオリジナルのテーマはプルダウンメニューから「現在のテーマを保存...」を選択すればファイルとして保存でき、次回以降の参照や部署内での共有なども可能になる。また、同様にプルダウンメニューから「Microsoft Office Online のその他のテーマ...」を選択すれば、マイクロソフトのOfficeテーマダウンロードサイトにアクセスされ、追加のテーマが取得できる。

目を引きたいタイトルやキャッチコピーを
ワードアートや図形のスタイルで表示する

スライドのタイトルやキャッチコピーは何よりも強調したいところだ。既にいろいろな演出方法を持っている方もいるだろうが、ここでは「SmartArt」による図形の作成と特殊な文字を作成できる「ワードアート」の機能を使った新しい演出効果を見ていこう。

ワードアートで修飾したいテキストを選択し、[書式]タブの[ワードアート スタイル]にあるテンプレートを適用させればよい。先ほどのテーマと同様に、サンプルのアイコンにカーソルを合わせればリアルタイムにプレビューがされる。また、テンプレートだけではなく、[文字の効果]メニューからは「影」や「反射」など多くの効果を細かく設定して組み合わせることができる。

なお、新規でワードアート スタイルのテキストを置く場合には、[挿入]タブの[テキスト]>[ワードアート]から適当なスタイルを選びクリックする。「ここに文字を入力」というテキストのオブジェクトが表示されるので、ここに文字を入力して、任意の場所へとレイアウトしよう。

「ワードアート スタイル」と「反射」「光彩」の組み合わせ例
タイトルのフォントに「ワードアート スタイル」と文字の効果「反射」「光彩」を組み合わせていった例


テキスト部分だけではなく、もちろん図形そのものもいろいろと修飾することができる。演出したいオブジェクトを選択してから[書式]タブの[図形のスタイル]にあるテンプレートを適用させよう。さらにグラデーションによる塗りやテクスチャの貼り付け、3D効果などの詳細な設定が[図形の塗りつぶし][図形の枠線][図形の効果]メニューによって可能だ。

こうした演出効果はテキストオブジェクトをはじめとして、丸や四角、矢印やフローチャートなどのさまざまな図形にも適用が可能だ。プレゼンテーションをする際の効果の大きさと、同時に見ている側にとっての読みやすさのバランスを考えつつデザインを考えていこう。

「図形のスタイル」組み合わせ例
タイトルやテキスト入力欄に「図形のスタイル」をさまざまに組み合わせていった例

デザインにはフォント選びも大切
フォントの一括変換でスライドの印象を試す

デザインを決めていく際に、要素となるものは色、形、背景、レイアウトなどがあり、フォントも重要な役割を演じる。見出しや本文、キャッチコピーや注釈などでフォントに変化をつけて印象を強めるデザインを試していく場合、候補が決まったフォントを複数のスライドで設定し直すのは面倒で、作業漏れも発生しやすい。ここでは、全スライドで使われている同種のフォントを一括で変換する方法を紹介しよう。

[ホーム]タブの[編集]>[置換]からプルダウンメニューを引き出し[フォントの置換...]を選択する。ダイアログが表示されるので、変更を加えたいフォントを「置換前のフォント」で、変更後のフォントを「置換後のフォント」でそれぞれ指定する。[置換]ボタンで決定すれば設定が反映されるので、ここでいろいろと試しながら最終案を決めればよいだろう。

「フォントの置換」メニューとダイアログ


スライドにコメントを記入する


資料を共同で作成する場合のため、PowerPoint 2007には「校閲」機能も充実している。Wordでもお馴染みの「スペル チェックと文章校正」をはじめとした校正機能も便利だが、共同作業には「コメント」機能がとても役に立つだろう。これは、スライド作成に関する注意点や連絡事項などを付せん紙のようにコメントとして貼り付けることができる機能だ。

使い方は簡単で、[校閲]タブの[コメントの挿入]を選択すればコメント入力欄がスライドに現れるので、ここにメモを書き込むだけだ。入力後は、コメント表示を表すアイコンの場所を自由に動かせて、その表示/非表示もボタンクリックで切り替えられる。コメントには記入したユーザ名と連番、日付も記入されるので、後から見返す場合に役に立つ。

「コメント」メニューとコメント欄


PowerPointの使いこなしを紹介する本シリーズ、次回はシリーズ最終回、プレゼンテーションにおけるスライドショーや印刷方法について解説していく。

(掲載:2008年8月)

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