ビジネスお役立ち情報 > パソコンHowTo

パソコンHowToパソコンHowTo CADを利用して設計を行う際に必要なノウハウを紹介。

パソコンHowTo のトップへ

「Outlook 2007」のメール機能を賢く使う
大量に届く日々のメールを見落としなく処理する

予定表や連絡先など、メールだけでなく数多くの機能が搭載されている「Outlook 2007」。今回はビジネスマンにとっては最も活用頻度が高いメールの機能に焦点を当て、一歩進んだメールの活用方法を紹介しよう。

メールをフォルダ別に振り分ける
ルールを作成したら作業はPCが自動作業

Outlookをビジネスで利用している方は多く、知らず知らずのうちに膨大な量のメールがたまってしまっていることだろう。そして、どのメールがどこにあるのか分からなくなってしまう。このように、たまったメールを整理するには、まずはテーマ別、用途別に新規のフォルダを作成し、そこにメールを振り分けていくとよい。

振り分けはメールを1つずつ目視でチェックしながら行ってもよいが、件名や差出人ごとに自動的に振り分ける方法もある。大量にたまったメールを整理するには、この自動の振り分け機能がとても重宝する。

自動的にフォルダへメールを振り分ける方法は以下のとおりだ。

  1. 新規フォルダの作成
    ツールバーの[新規作成]の[▼]の部分をクリックし、メニューから[フォルダ]を選択する。
  2. フォルダに名前を付ける
    [新しいフォルダの作成]ダイアログボックスが表示されるので、名前を入力する。そして、フォルダの作成場所(受信トレイ内など)を選択し、[OK]をクリックする。
    [新しいフォルダの作成]ダイアログボックス
  3. 新規フォルダへメールを移動
    作成したフォルダへメールを手作業で移動するには、移動したいメールを作成したフォルダへドラッグすればよい。複数のメールを移動させるには、[Ctrl]キーを押しながらメールを選択する。
  4. 仕分けルールの作成
    自動的にメールをフォルダへ振り分けるには、「仕分けルール」を作成する。まずは、振り分けたいメールを選択し、右クリックする。表示されたメニューから[仕分けルールの作成]を選択すると、[仕分けルールの作成]ダイアログボックスが表示される。ここでは「差出人」「件名」「宛先」の項目からルールが指定できるので、振り分けのときに使用する条件にチェックを入れ、ルールを指定する。そして[アイテムをフォルダに移動する]にチェックを入れ、[フォルダの選択]ボタンをクリックすると、移動先のフォルダを選択できる。
    [仕分けルールの作成]ダイアログボックス
  5. 仕分けの実行
    [現在のフォルダにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する]にチェックを入れ[OK]をクリックすると、指定した条件に合うメールがすべて分類される。なお、仕分けはさまざまな条件を設定して行うことができる。設定はメニューバーの[ツール]から[仕分けルールと通知]を選択して行う。
    [現在のフォルダにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する]

メールを色分けして分類

新規フォルダを作成する以外に、メールを色分けして分類するという方法もある。例えば「顧客」「業者」「取材先」といった項目や、「関東」「関西」などさまざまな項目で色を付けることができ、付せん紙のようにメールがとても整理しやすくなる。色を付けたメールは、色ごとに並べ替えることができるほか、自動仕分けの条件に指定することも可能だ。

メールの色分け整理
・ツールバーの[分類]をクリックすると、メールに色が付けられる
・ショートカットを設定すれば[Ctrl]+[F2]などで簡単に色を付けることもできる

送信するメールに期限を設定する
ToDoの締め切りを決めて見落としをなくす

メールに対して、いつまでに返事をもらいたいなど期限を設けたい場合には、送信メールに期限を設定しておくと便利だ。期限が過ぎると、「送信済みアイテム」のメール一覧に取消線が表示され文字も薄く表示されるので、締切日が既に過ぎていることが一目瞭然。大切な要件のメールを見過ごすこともなくなる。

また、メールの受信者もOutlookを使っている場合は、相手の受信メールにも同様に取消線が表示され、文字が薄く表示される。特定の日時までに必ず返信がほしい場合は、このように期限を設定しておくと、相手が締切を忘れたときなどにとても役に立つ。

期限を設定したメールの作成方法は以下のとおりだ。

  1. まずはメールを新規作成
    メッセージの中に「×月×日までに必ずご返事をお願いします」「締切は×月×日です」というように返信の締切日を書いておく。
  2. 期限日時を設定
    ツールバーの[メッセージオプション]の「↓」をクリックすると、[メッセージオプション]ダイアログボックスが表示される。[期限切れ日時の指定]にチェックを入れ、日時を指定し、[閉じる]をクリックする。あとは、[送信]をクリックしてメールを送信すればよい。
    [メッセージオプション]ダイアログボックス
  3. 期限切れメールの確認
    [送信済みアイテム]をクリックすると、期限が切れたメールに取消線が表示されている。
    期限切れメールに取消線の表示

(掲載:2009年5月)

関連リンク

企業のITセキュリティ講座