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効果的な件名から返信の仕方まで
これが正しいビジネスメール

件名の付け方や的確な返信の方法など、ビジネスメールで見落としがちな作法を解説。正しいビジネスメールのマナーをマスターすれば、メールの好感度も大幅アップすること間違いなし!

メールの「宛先」にも
ぜひ敬称を

メールを作成するときに、最初の段階で入力するのが「宛先」だ。通常はこの欄にメールアドレスを入力してメールを作成するが、業務などでは受信したメールに返信をするケースも多いため、この宛先欄について意識することはあまりない。しかし、この欄をよく見ると、メールアドレスの文字列だけだったり、「鈴木年男」のように姓名だけだったりすることが多いはずだ。

手軽な連絡手段とはいえ、電子メールも郵便物と同じように細かい心遣いをしたい。特に、それが社外向けのものならばなおさらだ。手紙で宛先に必ず「様」を付けるように、メールの宛先にもぜひ敬称を付けておきたい。

宛先に敬称を付けるには、「連絡帳」(Outlook)や「アドレス帳」(Outlook Express、Windowsメール)にあらかじめ情報を登録しておけばよい。「様」を付けるには[表示名(Y)]の欄に名前のあとに入力する。敬称を付けたメールは、受け取った先方のメールソフトでも「鈴木年男様」のように表示される。

宛名と敬称の登録
連絡先の[表示名(Y)]の欄に敬称付きで入力する。会社名を入れたいときも、同様に[表示名(Y)]の欄に会社名を追加すればよい。登録をしておけば「鈴木年男様」のように宛先欄に敬称付きで表示される

相手に理解をしてもらえる
効果的な「件名」の付け方

メールを作成するときに、最も注意したいのが「件名」だ。

業務でメールを使っていると、1日に何十通ものメールが届くこともあるが、その中から確実に相手に読んでもらえるようにするには、この件名を工夫する必要がある。営業用のメールは別にして、通常の業務の連絡に使うメールの場合、以下の3点に特に注意して件名を入力しよう。

  1. 分かりやすい内容
  2. 差出人を明記
  3. 重要度を記載

まず内容だが「資料を送ります」「打ち合わせの件です」といった件名では具体性に欠け、相手は何のメールなのか件名だけで判断できない。「5W1H」とまでは言わないが「いつ」と「何」は最低限明記したい。例えば「9/25のプレゼン資料を送ります」「9/30の田中商事の○○様との打ち合わせの件です」といった件名にするとよい。

また、面識のない人などにメールを送る場合、件名に差出人を明記すると、相手も目に付きやすくなる。例えば「ご要望いただいた製品のカタログをお送りいたします(○○電機 田中)」というようにどこの誰かを入れるようにしたい。

重要度を入れるのも、相手にとってメールをすぐに確認すべきかどうかの判断材料になるので、件名の前に【至急】【重要】などと入れるのも効果的だ。

相手に読んでもらえる
分かりやすい本文の工夫

メールは相手にしっかりと読んでもらえることが重要だ。そのために心がけたいのが「簡潔さ」と「読みやすさ」だ。

まず簡潔さについて。当たり前のことだが、長々とした文章は相手に快く読んでもらうことは難しいので、内容は必要最低限にとどめよう。本文が長くなりそうな内容は、WordやPowerPointなどの形式にして、添付ファイルとして送信したほうがよい。

次に読みやすさだ。そのポイントは「空白をうまく使うこと」。ぎっしりと文字がつまった本文はとても読みづらい。一つの文を3〜4行にとどめ、次の文との間は一行空けるようにすると、ぐっと読みやすくなる。また、一行は半角72文字(全角36文字)までとし、それ以上になるときは改行を行う。これはOutlookなどのメールソフトの初期設定が、半角72文字で折り返して表示されるようになっているためだ。これよりも長いと、相手のメールソフトで表示したときに、レイアウトが崩れてしまうことがある。

用件を箇条書きにすることも読みやすさにつながる。特に日時、場所などの重要な事項はぜひ箇条書きにしたい。また、文の頭を1文字下げる(空白を入れる)ことも読みやすくなるテクニックの一つだ。

空白や箇条書きを利用したメールレイアウト

連絡先を分かりやすくする
気配りのある署名の入れ方

メールの本文に署名を入れることは業務関連のメールでは必須となっているが、この署名にも細かい心配りができる。

一般的には「会社名」「部署名」「名前」「メールアドレス」「電話・ファクス番号」「住所」「URL」を署名に明記する。特に電話番号は、すぐに連絡を取りたいときなどにメールの本文に書いてあるととても便利。内線番号があるときは、それも必ず入れておこう。

また、社外向け、社内向けに署名を使い分けることもしたい。社内宛のメールに、会社名やURLなどは必要ないからだ。簡潔なメールにするためにも、署名はぜひ使い分けたい。

社外と社内のそれぞれの署名例

返信・転送では
煩雑さを避けることも必要

受信したメールに対して返信したり、転送したりするときも、ちょっとした心配りが必要だ。

まずは件名。メールの件名は変更しないで返信するのが原則となる。どんな用件のメールなのか、元のメールの送信者にもひと目で分かるからだ。ただし、「会議の件です」「見積書の件です」のように具体的な内容が明記されていない件名には「10/1の会議の件です」といった補足情報を入れた件名で、分かりやすくして返信・転送するようにしたい。

元のメールのメッセージをそのまま引用して返信・転送するのも、メールの一般的な常識となっている。ただし、たび重なるメールのやり取りを行うと、引用部分が長くなってしまうので、その場合は、済んだ話題など不必要な部分を削除してから送るようにしたい。

また、相手のメールに対して回答を行う場合には、必要な部分のみを引用してもよい。このほうが、要点を押さえた簡潔なメールになるからだ。

(掲載:2009年9月)

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