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困ったときはこうしよう!
メールのトラブルを解決する

今やビジネスだけでなく、パーソナルなパソコンライフにも欠かすことのできないツールとなった電子メール。その知っていそうで知らないメールの代表的なトラブル解決法を解説する。

中身が読めない!
受信したメールが文字化けしているとき

受信したメールの文面に何が書いてあるのか全く分からない、ということがある。本文や件名が意味不明の文字列になっている「文字化け」という現象が起きているメールだ。

文字化けの原因は、表示される文字の「文字コード」にある。パソコンに表示する文字は、その一つ一つに文字コードが定められているが、その文字と文字コードを対応させるルール(エンコード)が複数ある。日本語を扱えるルールには「JIS」「シフトJIS」「EUC」「Unicode」の4種類があり、これらは同じ文字でも割り当てられる数値が異なっているため、これが文字化けの原因となる。

メールの場合、文字化けの原因は特殊なメールソフトを使用していたり、古いメールソフトを使用してメールを送ったりするなど送信側の問題がほとんどだが、まれにメールの送信途中にデータの一部が欠落してしまい文字化けを起こすこともある。

文字化けしたメールの本文

○解決法

メールソフトの「エンコード」を変更すると、文字化けが解消する可能性が高い。Outlook Expressの場合は[表示]メニューの[エンコード]を[日本語(自動選択)]にする。

[エンコード]の[日本語(自動選択)]を選択

せっかく送ってもらったのに!
添付ファイルがうまく開けない

ファイルが添付されているはずなのに「次の添付ファイルは安全でないため、メールからのアクセスが削除されました」などと表示され、添付ファイルを開くことができないことがある。これはメールソフトの初期設定で、添付ファイルに安全が保証されない種類のファイルがあったとき、これをユーザが開くことを禁止しているためだ。安全が保証されないファイルとは、拡張子に「exe」「com」「scr」などを持つものが該当する。

これらのファイルを開きたいときは以下のような手順で行えばよいが、中には、本当にファイルがウイルスに感染している可能性もあるので、細心の注意が必要だ。

また、送信者側できちんと添付したにも関わらず、受信者側で添付ファイルが見つからないといったケースもある。この場合、プロバイダのウイルス対策サービスによって削除されている可能性もある。このようなときは、利用しているプロバイダに問い合わせる必要がある。

安全でない種類の添付ファイルの表示

○解決法

Outlook ExpressやWindowsメールでは[ツール]→[オプション]からダイアログを開き、そこから[セキュリティ]タブを選択して[ウイルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない]のチェックを外す。通常はチェックを入れておこう。

チェックを外して再度メールを開くと添付ファイルが表示される

よく分からない!
意味不明の英語のメールが届いた

「Mail Delivery Subsystem」「MAILER-DAEMON」という差出人から、よく分からない英語のメールが届くことがある。これはメールサーバから送られてきたエラーメールであることがほとんどだ。

メール送信時には、自分が使っているメールサーバが宛先のメールサーバにアクセスをするが、宛先のメールアドレスが間違っているときは「該当するアドレスのユーザはいない」というエラーを返してくる。それを受けて、自分のメールサーバはエラーの内容を記載したメールをユーザに送信してくる。

エラーメールに英語が使われるのは、文字化けを回避するためだ。

○エラーの種類

  1. 「User unknown」「Unknown user」
    xoxox@123.happy.ne.jpに対して送ったメールがUser unknownになった場合、123.happy.ne.jpというドメインの中にxoxoxというユーザがいなかったという内容になる。@マークの左右どちら側にも間違いの可能性がある。
  2. 「Host unknown」
    文面の中に「Host unknown」という言葉が入っている場合は、相手のメールアドレスのホスト部分(@マークの右側)が間違っているというエラー。
  3. 「message too large」
    メールサイズが制限値を超えていた場合。大きな添付ファイルを送ったときなど。
  4. 「Connection timed out」
    相手のメールサーバに何らかの問題が発生して、接続に失敗したときなど。サーバがダウンしているときが多い。

○解決法

まずは、送信先のメールアドレスが間違っていないかをしっかりと確認しよう。受信メールをそのまま差出人へ返送したときに上記の1や2が発生した場合は、相手側が返信アドレスを間違って入力している可能性がある。その際はこちらで正しいメールアドレスを入力する必要がある。

また、相手が転送メールを設定しているときは、その転送先のメールアドレスが削除されていることが原因でエラーメールが送られてくることもある。その場合は、その旨を相手に知らせてあげるのがよいだろう。なお、エラーメールに添付されているファイルは、自分が送信しようとしたメッセージなので、不要ならば開かずに削除すればよい。

見知らぬエラーメールがたくさん届く場合は要注意。自分のパソコンがウイルスに感染して、無作為にウイルスメールを発信している可能性がある。市販のアンチウイルスソフトなどを使用し、ウイルスチェックを実行する必要がある。

エラーメールにはこんな文面が。添付ファイルは自分が送ったメール

大変!
過去のメールが消えた

受信トレイのメールがすべて消えてしまったというケースがある。これは、メールソフトのファイル制限サイズをオーバーしてしまったことが原因だと考えられる。

例えばOutlook Expressでは、一つのフォルダの保存最大サイズは2Gバイトまでとなっている。この制限値を超えると、そのフォルダのメールにアクセスできなかったり、メールが破損してしまうことがある。

2Gバイトというと十分なサイズと思われがちだが、画像ファイルや映像ファイルなど、最近は容量の大きなファイルをメールでやり取りすることも珍しくなくなってきた。フォルダを分けずにすべて受信トレイにメールを保存しているような場合は、制限値を超えるケースも十分にあり得る。

○解決法

消えてしまったメールを復旧させるのは難しいので、制限値を超える前にしっかりと対策を施しておきたい。

一つは、新規フォルダを作成し、受信フォルダからメールを移動させるという方法だ。仕事先の名称でフォルダを作ったり「製品案内」「ニュース」などメールの内容に沿った分かりやすい名前を作ればよい。

もう一つは、古くなったメールを削除するというやり方。例えば、2〜3年以上前のメールで再び読んで利用する機会は極めて低いと思われるものは思いきって削除するのも一つの手だ。メールがなくなることが心配なときは、メールの保存ファイルをバックアップした後に削除を行えばよい。

(掲載:2010年5月)

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