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しっかり「伝える」を実現する「PowerPoint 2013」の使いこなし

プレゼンテーションは、単に商品を売り込んだり、成果を発表するためのものではない。その本来の役割は、誰かに何かを「伝える」こと。つまりどんな立場の人であっても、いつなんどき、プレゼン=「伝える」機会に遭遇するか分からないということだ。今回は普段プレゼンをする機会の多い人だけでなく、いつの日か「プレゼンするかもしれない」人も知っておいて損のない、最新のプレゼンツールを「PowerPoint 2013」を中心に、紹介する。

最強のプレゼンツールといえばコレ!

PowerPoint 2013

今やプレゼンテーションになくてはならない存在の、PowerPoint。その最新版「PowerPoint 2013」には、まさに最強のプレゼンツールと呼ぶにふさわしい、注目の新機能がたくさん追加されている。Windows 8にあわせて、タッチ操作でも使いやすいインターフェースが導入されたほか、クラウドサービスのSky Driveにスライドを保存し、チームで共有するといったことも可能。また用意された素材を使ってグラフィカルで分かりやすいスライドを、より簡単に作成できるようになった。

たとえばテンプレート。新しいPowerPointでは、これまでよりもさらに豊富なテンプレートを利用できるようになった。その数はビジネス用のものだけでも実に数百種類以上。インターネット上に公開されているテンプレートも、PC内に保存されているテンプレートと同じように、簡単に検索、利用できるのがありがたい。

基本的なテーマやレイアウトのテンプレートが選べるだけでなく、「SmartArt」を使えば、複雑な図形も簡単に挿入することができる。新しいPowerPointでは、あらかじめ用意された図形パターンに加えて、オンラインから最新の図形パターンを入手することもできるようになっている。

さらに画像などのデータも、インターネットから直接取り込むことが可能。Office.comに公開されているクリップアートだけでなく、Bing画像検索やSkyDrive、YouTubeなどにある写真や動画を、いったんPCに保存する手間なく、直接スライドの中に貼り付けることができる。

豊富なテンプレートから選ぶだけで、印象的なプレゼンテーションスライドを簡単に作成することができる豊富なテンプレートから選ぶだけで、印象的なプレゼンテーションスライドを簡単に作成することができる

図形やグラフなどもテンプレートを使えば、簡単。テーマを切り替えるだけで、色の統一などもラクラク図形やグラフなどもテンプレートを使えば、簡単。テーマを切り替えるだけで、色の統一などもラクラク

Office.comに公開された最新の図形パターンを取り入れて、表現のバリエーションを広げることができるOffice.comに公開された最新の図形パターンを取り入れて、表現のバリエーションを広げることができる

インターネット上にあるイラストや写真を新しいPowerPointから直接検索して、スライドに取り込めるインターネット上にあるイラストや写真を新しいPowerPointから直接検索して、スライドに取り込める

たくさんの新機能の中でも、特にプレゼン時にうれしい機能が、進化した「発表者ツール」だ。発表者ツールはその名の通り、プレゼン発表時に使用するツールで、PCにつながったプロジェクターなどにスライドを表示しつつ、PC上には発表者にだけ見える専用画面を表示し、そこからプレゼンをコントロールできる……というもの。時間を計るタイマーや、あんちょこ用のメモのほか、レーザーポインターを使ってスライドの一部分を指し示したり、拡大して見せたりといったことが、すべてPC上の操作だけでできてしまう。

最近急増中のタッチパネルを搭載したノートPCなら、このレーザーポインターで指したり、拡大したりする操作も、画面をタッチしたり、2本の指でピンチアウトしたりするだけと、さらに簡単。またこれまでは、スライドの数が多い場合、発表者ツールでサムネイルを横にスクロールするか、スライドショーの状態からいったんPowerPointの画面に戻らないと、目的のスライドへと一気にジャンプできなかった。新しいPowerPointでは、発表者ツールの新機能の「スライドナビゲーター」を使って、全スライドをサムネイル表示することが可能。そこからすばやく目的のスライドを選んで表示できるため、よりスマートなプレゼンテーションが実現する。

「発表者ツール」では、スライド送りはもちろん、一部を指し示す、拡大するといった操作がすべて手元のPCでできる「発表者ツール」では、スライド送りはもちろん、一部を指し示す、拡大するといった操作がすべて手元のPCでできる

目的のスライドにジャンプする操作も、手元で簡単にできる。PowerPointの画面を、大写しにしないで済む目的のスライドにジャンプする操作も、手元で簡単にできる。PowerPointの画面を、大写しにしないで済む

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