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見やすく分かりやすい文書作りのコツ

企画書や会議の議事録、営業利益の報告など、ビジネスシーンで文書作成は欠かせない。そんな文書作りに大切なのが、見やすく分かりやすいこと。一目で重要な部分が分かり、明確にその内容を伝えるためには、デザインはもちろん、文字の配置、色使い、図形などの使い方も重要になってくる。ついこだわり過ぎて、文書作成に時間がかかってしまうという人も多いことだろう。そこでおすすめしたいのが「Office 2013」だ。一見、かなり凝った作りの文書が、ワンクリックで選ぶだけで作成できてしまう。ぜひ活用したい、文書作成に役立つコツを紹介する。

ビジネスシーンの文書作成にお役立ち
Microsoft「Office 2013」を活用しよう

Word

ビジネス文書の作成に欠かせない、マイクロソフトの「Office」。最新版の「Office 2013」では、より効率的に文書が作成できる便利な機能が追加されている。その一つが「Word 2013」の「ライブレイアウト」だ。文書に画像を配置したい時、どの場所に、どの大きさで配置すればよいか悩むものだが、この機能を活用すると、画像を移動しながらリアルタイムで文字の配置の仕方を確認できる。最適な場所を実際に見ながら選ぶことができるというわけだ。

※画像をクリックすると大きなサイズでご覧いただけます

文書に画像を挿入すると右上に「レイアウト オプション」が表示される。クリックして開くと、文字の回り込み方が指定できる。

文書に画像を挿入すると右上に「レイアウト オプション」が表示される。クリックして開くと、文字の回り込み方が指定できる。

画像を動かしながら、文字の回り込み方を確認。収まりのいい場所に配置しよう。

画像を動かしながら、文字の回り込み方を確認。収まりのいい場所に配置しよう。

文書のフォントや色を変更したいときは、「テーマ」を利用すると、文書の統一感が保たれる。特に色の選択はセンスがものを言うが、センスの有無に関係なく、いずれかの「テーマ」を選ぶだけで、トーンの合った色合わせになるところが便利だ。タイトルや見出し、本文のフォントや大きさなども、用意されたサンプルを選ぶと、バランスよく作成できる。

「デザイン」タブから「テーマ」を選択。それぞれのテーマにカーソルを合わせると、プレビューしてイメージを見ることができる。テーマの右側には文章のレイアウトパターンが並ぶ。

「デザイン」タブから「テーマ」を選択。それぞれのテーマにカーソルを合わせると、プレビューしてイメージを見ることができる。テーマの右側には文章のレイアウトパターンが並ぶ。

Excel

「テーマ」は「Word 2013」だけでなく、「Excel 2013」や「PowerPoint 2013」にも設定されているので、これからは選ぶだけで、最適な色合わせの文書が作れる。しかも「Excel 2013」には「おすすめグラフ」という機能があり、自分でどんなグラフにするのが分かりやすいかと考えなくても、グラフ化したいデータを選択するだけで、そのデータに合ったおすすめのグラフタイプを表示してくれる。

グラフを選ぶと、実際のデータでプレビューするので、イメージが分かりやすい。グラフの説明も記入されているので、どのグラフタイプを選ぶか迷った時の参考にしよう。

グラフを選ぶと、実際のデータでプレビューするので、イメージが分かりやすい。グラフの説明も記入されているので、どのグラフタイプを選ぶか迷った時の参考にしよう。

グラフタイプを選ぶと、すぐにグラフが作成され、シート上に表示される。グラフを配置したい場所に移動し、縦横の比を好きなサイズにして表示できる。

グラフタイプを選ぶと、すぐにグラフが作成され、シート上に表示される。グラフを配置したい場所に移動し、縦横の比を好きなサイズにして表示できる。

営業利益と前年比など、単位の異なるデータの場合、棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた複合グラフを作成。このようなグラフをイチから作ろうと思うとかなり手間だが、「おすすめグラフ」なら一瞬で完成する。

営業利益と前年比など、単位の異なるデータの場合、棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた複合グラフを作成。このようなグラフをイチから作ろうと思うとかなり手間だが、「おすすめグラフ」なら一瞬で完成する。

PowerPoint

「Excel 2013」グラフの表現力もさることながら、「PowerPoint 2013」では図形の表現力にいっそう磨きがかかった。従来の「SmartArtグラフィック」がWebサービスの「Office.com」にも広がり、オンラインから最新のデザインが入手できるようになった。実にさまざまな図形パターンが用意されているので、うまく活用することで見た目に分かりやすい資料を作成することができる。

実施店舗や課題など、複数の項目を取り上げる際に「SmartArtグラフィック」を利用すると、インパクトのある表現ができる。

実施店舗や課題など、複数の項目を取り上げる際に「SmartArtグラフィック」を利用すると、インパクトのある表現ができる。

工程の手順や今後のスケジュールなどを記入するのに便利な図形パターンも用意されている。

工程の手順や今後のスケジュールなどを記入するのに便利な図形パターンも用意されている。

実際に「SmartArtグラフィック」の「手順」の項目を使ってスケジュールを作成してみた。単に文字だけで記入するよりも分かりやすく、洗練されたイメージになった。

実際に「SmartArtグラフィック」の「手順」の項目を使ってスケジュールを作成してみた。単に文字だけで記入するよりも分かりやすく、洗練されたイメージになった。

「PowerPoint 2013」で新たにスライドを作成する場合、迷わず利用してほしいのがテンプレートだ。表紙部分のイメージが作られているだけでなく、その後のページのレイアウトも作られている。リストが並んだり、グラフや表があったりと、よく使用されるデータのパターンが既に配置されているので、それらをうまく活用するとより効率的に文書が作成できる。

タイトルの場所やフォント、グラフや表のイメージなどが既に設定されているので、その部分を埋めていくだけで、立派な資料が作成できる。

タイトルの場所やフォント、グラフや表のイメージなどが既に設定されているので、その部分を埋めていくだけで、立派な資料が作成できる。

Office2013共通

「Office2013」のテンプレートは実に豊富で、ビジネス用だけでも数百種類を誇る。検索することで絞り込めるので、いろいろなキーワードで、希望するスタイルのテンプレートをすばやく見つけ出そう。

「Office2013」のテンプレートは実に豊富で、ビジネス用だけでも数百種類を誇る。検索することで絞り込めるので、いろいろなキーワードで、希望するスタイルのテンプレートをすばやく見つけ出そう。

「SmartArtグラフィック」やテンプレートのデータには、インターネット上に公開されているものも一緒に表示される。より幅広い選択肢から選べるので、希望に合うテンプレートを使って、見栄えのよい文書をより手軽に作成できる。手間をかけずに美しい文書を作成したいなら、新しい「Office 2013」が強い味方になるはずだ。

テキスト/太田百合子

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