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ビジネスに必須! 効率的なメモ管理術

ビジネスを行ううえで、メモは欠かせない。しかし紙のメモでは管理がしづらいし、いざというときになくしてしまったなどということも多々ある。そこでパソコンやスマートフォンを使って、効率的にメモを管理するための方法を紹介しよう。

メモを整理してビジネスを快適にしよう

仕事でもプライベートでも、備忘録としてメモを取っておくと何かと役に立つ。「取引相手の連絡先」「仕事の締め切り」「企画書のためのアイデア」を書き留めるなど、あらゆる用途でメモは必要となる。

しかし紙のメモ帳や付箋紙などへの手書きメモは、量が多くなってくると不便だ。紛失してしまうこともあるし、急いで書くと文字があとで判別しづらかったり、必要なメモがどこにあるか分からなくなったり……。

そこでお薦めしたいのが、パソコンやスマートフォンなどでメモを取る方法だ。メモをデータにしておけば、一括で管理しやすいし、必要になったときに検索して探すこともできる。また紙が散乱することがないので、机周りの環境も整理できる。

Windowsの付箋を活用しよう

パソコンでメモを取る手段として、手軽で簡単なのはWindows 7以降に標準で用意されている「付箋」を利用することだ。アプリの一覧内にある「付箋」をクリックすれば、デスクトップに新しい付箋が貼り付けられる。ここにメモを書き込んでいくことができる。

メモは色を自由に選択できるほか、「+」ボタンで付箋を増やすこともできる。「http://〜」で始まるWebサイトのURLを貼り付けると、自動でリンクとなるので、クリックするとWebブラウザーでそのサイトが開く。

機能は非常にシンプルだが、手軽で使いやすいので、まずはWindowsの付箋で「小まめにメモを取る」という習慣を身に付けるとよいだろう。

付箋アプリが表示された画面

Window 7/8/8.1には標準で「付箋」アプリが用意されている。Windows 8/8.1であれば「アプリ」から「付箋」を起動するとデスクトップに付箋が貼り付けられ、自由にメモを挿入していける。

付箋アプリで付箋の色を変える設定をする画面

「付箋」の「+」ボタンをクリックするとメモを増やすことができる。メモ上で右クリックすれば、付箋の色を変えることも可能だ。貼り付け位置はドラッグ&ドロップで自由に移動できる。

インターネットを活用してメモを賢く管理する

もっと本格的にメモを活用したい人は、インターネットを使ったメモ管理ソフトを利用してみよう。ビジネスユーザーにお薦めなのが、Microsoft Office 2013にも含まれている「OneNote」だ。Office 2013 PersonalにはOneNoteは含まれないが、OneNoteのWebサイトから無料でダウンロードすることが可能だ。

「OneNoteで効率的にメモをとる」画面

マイクロソフトの「OneNote」を使えば手軽にメモを取ることができる。「Personal」以外の「Microsoft Office 2013」に含まれるほか、無料でダウンロードすることが可能だ。メモはテキストのほか、画像などを貼り付けることもできる。

OneNoteのWebサイト
http://www.onenote.com/

OneNoteは、マイクロソフトが提供するオンラインストレージサービスの「OneDrive」内にメモデータを保存することができるため、インターネットを通じてメモを複数の端末で共有することが可能。Android版、iPhone版もある。例えば、会社で作成したメモを、外出先からスマートフォンで確認するといったことも可能なのだ。

OneDriveにメモを保存する画面

クラウドの「OneDrive」と同期するときはあらかじめMicrosoftアカウントを作成してログインしておく。そしてOneNoteの「ファイル」の「共有」で「ノートブック名」を作成し、「ノートブックの移動」をクリックするとOneDriveへメモが保存される。

iPhone版の「OneDrive」で、インターネット上に保存したメモを開いた画面

iPhone版の「OneDrive」で、インターネット上に保存したメモを開いてみた。外出先からでもメモが参照できるので便利だ。

OneNoteでのメモには画像ファイルを貼り付けたり、Internet Explorerから「OneNoteに送る」ボタンで閲覧しているWebページをメモとして残しておくこともできる。いったんデジタルデータとして残しておいたメモは、検索することであとから必要なものを素早く見つけることも可能だ。

「OneNoteに送る」を選択している画面

気になるWebページをメモとしてOneNoteに保存することでもきる。OneNoteをインストールしたあと、Internet ExplorerでWebページを表示して、右クリックメニューから「OneNoteに送る」を選択する。

OneNoteにWebページが保存された画面

するとOneNoteにWebページが保存される。「気になるWebページがあるが読んでいる時間がない」というときなどに、Webページを保存しておいてあとからまとめ読みするといった使い方も可能だ。

紙のメモをデジタル化しよう

紙でもらった書類や名刺なども、デジタルデータとして取り込んで管理すると何かと便利だ。富士通「ScanSnap」のようなドキュメントスキャナーがあれば、企画書なども手軽にデジタル化しておくことができる。

たのめーる:ドキュメントスキャナーページ
http://www.tanomail.com/category/pc/scanner/document-scanner/

「自分のメモ用にスキャナーを買うのは難しい」という人にお薦めなのがスマートフォンのカメラ機能。スマートフォンを活用すれば、空き時間を使って手軽にメモを取ることができるので便利だ。例えば、取引先で名刺をもらったら、すぐにその名刺をスマートフォンのカメラで写真に撮り、「OneNote」に登録しておけば、あとで「名刺をなくしてしまって連絡先が分からなくなった」といったことになるのを防ぐことができる。

OneNoteのようなデジタルメモアプリには、OCR機能も用意されている。OCR機能とは画像ファイルの中に含まれる文字を抽出する機能のことだ。例えば、名刺をカメラで撮影してOneNoteに保存しておき、「山田」という文字が含まれる名刺をメモの中から検索で見つけたい……というときに役立つ。

また、スマートフォンアプリの「JotNot Scanner+」は、紙の書類を、スマートフォンのカメラでよりきれいに撮影するためのアプリだ。紙などをスマートフォンのカメラで撮影すると、画像が歪んで台形に写ったりするが、本アプリを使うときちんと長方形に整形してくれるうえ、画像をより鮮明に加工して見やすくしてくれる。

「JotNot Scanner+」を使って名刺を撮影した画面

iPhone版の「JotNot Scanner+」を使って名刺を撮影したところ。

台形に撮影された名刺が長方形にレタッチされた画面

台形に撮影された名刺が長方形にレタッチされたところ。

このアプリには撮影した写真をOneNoteに登録する機能も用意されている。画像が鮮明になれば、OCRの精度も上がるので、より効率的に検索を行える。

iPhone版の「OneDrive」で、インターネット上に保存したメモを開いた画面

JotNot Scanner+には撮影した画像を「OneNote」(OneDrive)にアップロードする機能もある。外出先でもらった名刺をすぐに撮影し、OneDriveにアップロードして、あとでオフィスのパソコンから参照するといった使い方も可能だ。

パソコンやスマートフォンでメモを取ることの一番のメリットは、あとで活用しやすいということだ。とにかく気づいたことは何でもメモに残しておけば、あとでその情報をExcelやWordに貼り付けたりすることができる。

また仕事のプロジェクトに関係ありそうなWebページをメモとして保存しておいて、企画を出すためのアイデア帳にするなどといった使い方も可能。上記で記したように名刺を取り込んでおいて連絡先名簿として活用することもできる。気になることは片っ端からメモに残しておけば、その人のアイデア次第でさまざまなことに利用できる。ぜひメモ取りの習慣をつけて活用してもらいたい。

テキスト/芝田隆広

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