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大事なデータを守る! バックアップ活用法

パソコンに保存しておいたデータが、何かの拍子に失われてしまうと大変だ。そんなデータの喪失を未然に防ぐために重要なのが、日々のバックアップだ。そこで今回は、パソコンのデータを賢くバックアップするためのテクニックを紹介していく。

データが消えると大損害! バックアップは小まめに行おう

日々パソコンを使い続けていると、時に思わぬトラブルに出くわすことがある。これによって大事なデータが失われてしまうと、大変なことになる。書類や帳票を参照して入力し直すとなると膨大な時間がかかるが、復旧できるならまだましなケースだ。場合によっては、そのパソコンにしかデータが残されておらず、これまでの蓄積が完全に失われてしまうケースもある。

データが消える原因にはさまざまなものがある。例えば、以下のようなケースだ。

・ファイルをうっかり削除してゴミ箱も空にしてしまった
・入力中のファイルを保存しないまま閉じてしまった
・ファイルを編集したが、入力を間違えたまま上書き保存してしまった
・パソコンのハードディスクが故障してしまった
・不正な外部からのアクセスでファイルが壊れてしまった

これ以外にも、さまざまなトラブルが考えられる。データ消失による取り返しのつかない事態を未然に防ぐためには、小まめにデータをバックアップするのが一番だ。仮にデータを保存しているハードディスクやパソコンが壊れたとしても、バックアップ先にファイルが残っていれば、そこからデータを復元できるので最悪の事態は避けられる。

WindowsやOfficeのバックアップ機能を活用する

Windowsには、ドライブを丸ごとバックアップする機能が搭載されている。Windows 7以降に搭載されている「バックアップと復元」機能を使えば、Windowsのシステムとファイルをまとめて外付けHDDなどにバックアップすることが可能だ。

「バックアップと復元」は、Windows 10であれば「コントロールパネル」の「システムとセキュリティ」にある「バックアップと復元(Windows 7)」から実行することができる。

「システムとセキュリティ」の「バックアップと復元(Windows 7)」を選択している画面

「バックアップと復元」は「コントロールパネル」から利用できる。Windows 10ならスタートボタンを右クリックして「コントロールパネル」を選択。次に「コントロールパネル」の「システムとセキュリティ」にある「バックアップと復元(Windows 7)」をクリックする。

「バックアップの設定」を示している画面

初めてバックアップをするときは「バックアップの設定」をクリックする。

バックアップ先のドライブを指定する画面

このような画面が表示されたら、外付けHDDなど、バックアップ先のドライブを指定する。

バックアップするファイル・フォルダーを選択する画面

バックアップするファイル・フォルダーを選択する。「自動選択」だとライブラリ、デスクトップおよび既定のWindowsフォルダー内のファイルがバックアップされるほか、Windowsのシステムイメージも保存する。「自分で選択する」を選ぶと、バックアップしたいフォルダーやファイルを個別に選択することができる。選択したら「次へ」をクリックし、次の画面で「設定を保存してバックアップを実行」をクリックすれば、バックアップが行われる。

バックアップと復元(Windows7)の設定画面

一度バックアップを行うと「バックアップと復元(Windows 7)」を選択したときの画面がこのように変わる。「毎週日曜日の19:00」など、スケジュールを指定して定期的にバックアップを行うことも可能だ。

「バックアップと復元」は、Windowsのシステムのバックアップも行える本格的なものだが、データファイルだけを日常的にバックアップするなら、Windows 10の「ファイル履歴」機能を使うと手軽だ。

「ファイル履歴」機能では、デスクトップ上のファイル、ドキュメント、ライブラリ、Webブラウザーのお気に入り、Windowsアドレス帳といった項目をUSBメモリなどの外部ドライブに手軽にバックアップする機能だ。単にファイルをバックアップするだけでなく、ファイルを更新した場合に、過去の更新に戻すことも可能だ。

「ファイル履歴」機能では、バックアップするフォルダーなども指定できる。大量のファイルをバックアップする時間がないといった場合には、「ドキュメント」内のファイルだけをUSBメモリにサッとバックアップしておくといったことが可能だ。

「システムとセキュリティ」から「ファイル履歴でファイルのバックアップ コピーを保存」を選択している画面

Windows 10で「ファイル履歴」機能を使うときは、コントロールパネルの「システムとセキュリティ」で「ファイル履歴でファイルのバックアップコピーを保存」を選択する。

「ファイル履歴」機能を有効にする画面

このような画面が表示されたら「オンにする」をクリックして、「ファイル履歴」機能を有効にする。

「ドライブの選択」を示した画面

するとライブラリ、デスクトップ、連絡先、およびWebブラウザーのお気に入りがドライブにバックアップされる。「ドライブの選択」ボタンをクリックすると、バックアップ先のドライブを変更可能だ。

またExcelやWordといったMicrosoft Officeにもバックアップ機能が用意されている。

Excelの場合は、「ファイル」の「名前を付けて保存」から「全般オプション」で「バックアップファイルを作成する」にチェックしておくと、ファイルの上書き保存をするたびに自動でバックアップファイルが作成される。データをうっかり編集ミスしてしまったときに、元の状態に戻すことができるので便利だ。

<Excel 2016でバックアップ機能を有効にする方法>

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Excel 2016の「名前を付けて保存」の画面

「ファイル」で「名前を付けて保存」を選択。

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「ツール」から「全般オプション」を選択した画面

「名前を付けて保存」ダイアログが表示されるので、ここで「ツール」をクリックし「全般オプション」を選ぶ。

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「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れた画面

「全般オプション」で「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れる。

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バックアップファイルが作成されたことを示す画面

上記のように設定しておくと、Excelファイルを上書き保存したときにバックアップが作成される。画面では「見積書.xlsx」に対し、「見積書のバックアップ.xlk」が作られているのが分かる。

Wordについても「ファイル」の「オプション」から「詳細設定」で「バックアップファイルを作成する」をオンにしておくことで、同様にバックアップ機能を有効にすることができる。

<Word 2016でバックアップ機能を有効にする方法>

1

「ファイル」から「オプション」を選択した画面

「ファイル」で「オプション」を選択する。

2

「詳細設定」から「保存」の「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れた画面

「Wordのオプション」が表示されたら、「詳細設定」を選択する。ここで「保存」のところにある「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れておけばいい。

クラウドを使って大事なデータを守る

ここまでは外付けHDDやUSBメモリなど、パソコンに接続した記憶デバイスにバックアップを取る方法を紹介してきたが、最近ではインターネットのサーバー上(クラウド)にバックアップするのも一般的になっている。

クラウドを利用したバックアップの利点は、自分のマシンが破損してもサーバー上にデータが残っているので安心できるほか、スマートフォンやタブレットなどさまざまな端末からデータを参照することができるといったことが挙げられる。

ファイルのバックアップができるクラウドサービスはさまざまなものがあるが、Microsoft Officeのユーザーであれば、マイクロソフトの「OneDrive」を使うのが手軽だ。無料で5GBの容量が利用できる。

マイクロソフト「OneDrive」

また、900円/月(1年契約の場合)から利用できる「Office 365 Business」のユーザーであれば1TBもの容量を利用することが可能だ。大塚商会の「たよれーる Office 365」を使えばサポートも万全だ。

大塚商会「たよれーる Office 365」

「OneDrive」のファイル画面

クラウドにファイルのバックアップを保存しておけば、自分のマシン内のファイルが破損しても、ネットからファイルをダウンロードして復元できる。

また、より安心なバックアップ体制をつくりたい場合は、専用のサービスを利用するのもいいだろう。大塚商会が提供している「PCクラウドバックアップサービス」では、インターネット経由で国内2カ所のサーバーにデータを保管することができる。またバックアップ10回分までのデータを保管してくれるので、「うっかり消してしまったファイルを復活させたい!」といった場合にも対応できる。

大塚商会「PCクラウドバックアップサービス」

小まめなバックアップを心掛けよう

ここまでさまざまなバックアップ方法を紹介してきたが、どんなに環境をそろえても、日々のバックアップを怠っているといざというときに困ってしまう。なるべく小まめなバックアップを心掛けたい。打ち合わせなどで離席する時間などを利用して、適宜バックアップを取るようにしておくといいだろう。

またバックアップはあくまで「データが消えてしまったときの対応策」と言える。これと併せて「データが消えないようにする対応策」も講じておきたい。本連載でも「急な停電によるデータ消失を防ごう」で、トラブルによるデータ消失を防ぐテクニックを紹介しているので、そちらも参考にしてもらいたい。

「急な停電によるデータ消失を防ごう」

テキスト/芝田隆広

企業のITセキュリティ講座