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仕事の効率が大幅にアップ! Excel関数入門

ビジネスの現場においてExcelは最も使用頻度の高いソフトの一つだ。Excelをより高度に使いこなすには「関数」の利用が欠かせない。そこで今回は「関数」を使えるようにするための初歩の初歩を解説していく。

関数を使いこなしてExcelをもっと活用する

Excelをより深く活用するためには「関数」が欠かせない。関数と言うと名前がいかめしいので、「なんだか難しそう……」と思う人もいるかもしれないが、決してそんなことはない。関数を使えば入力の手間を省いたり、複雑な計算を一発で行ったりできる。

関数とは一言で言えば、「入力されたデータを定められた方法で加工して、結果を返す仕組み」だ。Excelユーザーなら誰でも一度は使ったことがあるだろう、数値の合計を計算してくれる「オートSUM」ボタン。これも「SUM」関数などを手軽に使うためのボタンだ。

関数を使うことで例えば以下のような処理を手軽に行える。

・合計や平均を計算する
・順位を求める
・数値を四捨五入する
・日付や時刻を入力する
・商品リストを作っておいて商品名を手軽に入力する
・データの中から特定の言葉を含むものの件数を数える
・ふりがなを表示する
……など。

例えて言うなら関数は自動でパンを作れる「ホームベーカリー」みたいなものだと思えばいい。ホームベーカリーでは小麦粉やイースト、食塩、水といった材料を入れてボタンを押せば、機械が生地を作ったり焼いたりといった作業を自動で行ってくれる。

同じように関数も、材料(データ)をユーザーが指定して、どのように加工するか(利用する関数)を選びさえすれば、Excelが処理を行って、ユーザーが欲しい結果を表示してくれる。

関数のイメージ

関数は自動調理器のようなもの。材料となるデータを関数に渡せば、計算結果を出力してくれる。いちいちユーザーが途中の計算などの式を書いたりしなくて済むので作業効率がアップする。

SUM関数を使用した例

SUM関数を使用して合計を求めてみた。この例ではセルB3からB8までの合計を計算して、B9に出力するようにしている。

SUM関数をコピー

セルB9に合計が出力された。さらにB9をコピーして、セルC9、D9、E9に貼り付ける。するとそれぞれC3〜C8、D3〜D8、E3〜E8の合計が出力される。このような手作業だと面倒くさい計算などを手軽に行ってくれるのが関数なのだ。

関数の入力の仕方

関数は、数値や文字列などの通常のデータ同様、セルに式を入力して利用する。

=関数名(引数)

が基本的な書式だ。「関数名」とは先ほどの合計の例で言えば「SUM」に相当する。「A1:A5」「A1:A1000」が引数だ。関数の入力の仕方はいくつか用意されている。使いやすいやり方を利用してほしい。

(1) 手入力

セルにキーボードで関数を直接入力していく。「=」を入力して、関数の頭文字を入力することで、プルダウンメニューから関数を選ぶこともできる。例えば「=S」と入力するとプルダウンメニューが表示され、「SUM」関数などを選べる。

関数の入力

一番単純な方法は関数を手動で入力すること。セルに「=」を入力したあと、最初の文字を入力すると、その文字から始まる関数が一覧表示されるのでカーソルキーで選べば入力できる。もちろん最後まで手入力してもよい。なお入力は全て半角で行うこと。

(2) 「オートSUM」ボタンを使う

代表的な関数については「ホーム」リボン(ツールバー)などにある「オートSUM」ボタンを利用することで入力できる。「オートSUM」ボタンのプルダウンメニューでは、「合計(SUM)」「平均(AVERAGE)」「数値の個数(COUNT)」「最大値(MAX)」「最小値(MIN)」が選べる。また「その他の関数」を選択すると(3)の「関数の挿入」ダイアログが表示される。

関数の入力

SUM関数など特によく使う関数については、「ホーム」リボンにある「オートSUM」ボタンで入力できる。結果を出力したいセルにカーソルを合わせて「オートSUM」ボタンをクリックし、使う関数を選択すればよい。

(3) 「関数の挿入」ダイアログを使う

「関数の挿入」ダイアログは以下の場所から呼び出せる。

・「オートSUM」ボタンのプルダウンメニューで「その他の関数」を選択
・「数式バー」の横の「関数の挿入」ボタン
・「数式」タブの「関数の挿入」ボタン

「関数の挿入」ダイアログでは、関数を検索して呼び出したり、「最近使った関数」を利用したり、全ての関数名の一覧から使う関数を選択できる。

関数の挿入

「関数の挿入」ダイアログを表示するには、複数の方法がある。「オートSUM」ボタンの「その他の関数」や「数式」タブの「関数の挿入」ボタンをクリックするほか、この画面のように「数式バー」の横にある「関数の挿入」(「fx」というボタン)をクリックするといった方法がある。

関数の挿入

「関数の挿入」ダイアログが表示される。初期状態では「最近使った関数」の一覧が表示されているので、使いたい関数が「関数名」に表示されているようならそれを選択して「OK」ボタンをクリックする。

関数の分類

また「関数の分類」を「すべて表示」にすると、「関数名」の欄に利用できる関数が全て表示される。このほか「財務」「日付/時刻」といった目的ごとの関数に絞って表示したり、機能や関数名で検索したりすることも可能だ。

(4) 「数式」タブのボタンを使う

「数式」タブには、関数を利用するためのボタンが並んでいる。(1)「オートSUM」ボタン、(3)「関数の挿入」ダイアログのほかに、「財務」「論理」「文字列操作」「日付/時刻」「検索/行列」「数学/三角」「その他の関数」に分類された「関数ライブラリ」ボタンがある。「関数ライブラリ」のボタンをクリックすると、プルダウンメニューから使いたい関数を選ぶことが可能だ。

関数の挿入

「数式」タブには関数を入力するためのボタンが複数用意されている。「関数の挿入」や「オートSUM」ボタンのほか、「財務」「論理」「文字列操作」「日付/時刻」「検索/行列」「数学/三角」「その他の関数」といった関数ライブラリボタンもある。関数ライブラリボタンをクリックすると、プルダウンメニューから関数を選べる。

まずはこれを覚えよう! ビジネスパーソンへのお薦め関数

ここまでの解説の画面を見ても分かるとおり、関数には非常にたくさんの種類がある。と言っても実際全ての関数を理解する必要はない。まずは「オートSUM」ボタンにも登録されている、以下の関数の使い方からマスターし、関数に慣れることから始めるといいだろう。

・合計を算出する「SUM」関数

既に触れたとおりSUM関数はExcelで最もよく使う関数の一つで、指定したセル範囲の合計を算出するものだ。「=SUM(A1:A5)」で「セルA1〜A5」の合計を算出する。またセルが隣り合っていない場合の合計も計算できる。例えば「=SUM(A1:A5,C1:C5)」というように、複数の領域を「,」(コンマ)で区切ることで計算可能だ。この場合は「セルA1〜A5の合計+セルC1〜C5の合計」を出してくれる。

・平均を算出する「AVERAGE」関数

指定した引数の平均値を出してくれる。「=AVERAGE(A1:A5)」なら、「A1〜A5に含まれる数値の平均値」を表示する。SUM関数と同じように「=SUM(A1:A5,C1:C5)」と指定すれば「A1〜A5とC1〜C5の10個の数値の平均値」を求められる。

AVERAGE関数

AVERAGE関数は、指定した範囲の平均値を求めてくれる関数だ。ここでは「=AVERAGE(B3:B8)」でセルB3〜B8の平均を出力している。

・数値の個数を数える「COUNT」関数

COUNT関数は、指定した範囲内の数値を含むデータの個数を数えてくれる。「=COUNT(A1:A20)」ならば、「セルA1〜A20の中に含まれる数値の個数」を調べられる。

COUNT関数

COUNT関数では、指定した範囲内にある数値データの個数を数えてくれる。このほか、データの入っているセルの個数を数える「COUNTA」関数、指定した文字列を含むセルの個数を数える「COUNTIF」関数もある。慣れてきたらこれらの関数も使ってみよう。

・指定した範囲の中から最大のものを見つける「MAX」関数
・指定した範囲の中から最小のものを見つける「MIN」関数

指定した範囲の中から最大値/最小値を返すのがMAX/MIN関数だ。例えば商品リストの中から最高値と最安値を求めるといった具合に利用する。「=MAX(A1:A20)」「=MIN(A1:A20)といった具合に記述する。

COUNT関数

MAX/MINは、指定した範囲から最大値/最小値を求める関数。画像では「=MAX(B3:E3)」で、B3〜E3の範囲内で一番大きい数値(10500)を出力している。MINも使い方は同様だ。

これらの関数に慣れてきたら、今度は次のような関数にもチャレンジしてみよう。

・COUNTA/COUNTIF:指定された範囲のセルから条件に合うデータの個数を数える
・VLOOKUP:データの検索を行う関数
・IF:条件を判断して処理の分岐を行い複数の処理を使い分ける

全て解説していると長くなってしまうので、細かい説明は割愛するが、特にVLOOKUPなどはこの一つの関数の解説だけで書籍が出ているほど人気があり、活用範囲の広い関数で、ビジネスのさまざまな場面で絶大な効果を発揮する。

関数の使い方が分からない場合は、Excelのヘルプを活用するとよいだろう。「関数の挿入」ダイアログで「関数の検索」を行い、目的の関数名にカーソルを合わせたら「この関数のヘルプ」ボタンをクリックすると、マイクロソフトのサポートページが開きその関数の解説を読むことができる。

仕事でExcelを使っていて「こんな機能がないだろうか?」「入力や計算が面倒くさい」と思ったら、使える関数がないか「関数の検索」で探してみて使い方を調べてみよう。少しずつ使える関数を増やしていけば、作業の効率がググッと向上するはずだ。

関数のヘルプ

関数の使い方が分からないときは、Excelのオンラインヘルプを使うと便利だ。「関数の挿入」ダイアログで「関数の検索」を使って関数名を検索する。「関数名」の欄で調べたい関数をクリックしてカーソルを合わせ「この関数のヘルプ」をクリックしてみよう。

VLOOKUP関数の用途と使い方の動画

するとWebブラウザーで関数のヘルプページが開く。動画も交えながら解説を行ってくれるので分かりやすい。

テキスト/芝田隆広

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