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ビジネスを効率化できる新サービス「Microsoft Flow」

ビジネスの分野では常に同じ手順を繰り返す定型作業を行うことも多い。このような定型作業を自動化できたら作業効率はかなり向上するはずだ。そこで今回は作業の自動化に役立つWebサービス「Microsoft Flow」を紹介する。

ビジネスのさまざまな作業を自動化できる「Microsoft Flow」が登場

Microsoft(マイクロソフト)が2016年11月1日に正式版を発表した「Microsoft Flow」は、複数のソフトやサービス(以下ツール)を組み合わせることで、作業を自動化できるWebサービスだ。

 「Microsoft Flow」のWebサイト

Microsoft Flowは、複数のツールを組み合わせることで、定型作業を自動化できるサービスだ。

例えば、以下のようなことが自動で行える。

・Outlook.comで受信したメールの添付ファイルをOneDriveに保存する
・上司からメールを受信したらプッシュ通知を受け取る
・お気に入りのブログ更新時にプッシュ通知を受け取る
・TwitterのツイートをExcelファイルに保存する
・メールで毎日リマインダーを受け取る
・英語以外の外国語のメールを自動で翻訳する

これはほんの一例に過ぎず、OneDriveやOffice 365、Twitter、Google Drive、Dropboxなどなど、2017年1月初旬の時点で80本以上ものツールが用意されており、これらを自由自在に組み合わせて作業を自動化できるのだ。

Flowでサポートされているサービス

Microsoft Flowで利用できるツールは多種多彩。OutlookやOneDriveといったおなじみのOfficeアプリから、オンラインストレージ、SNSなど、さまざまなジャンルのものがそろっている。

Microsoft Flowの料金プランは、1カ月あたり750回の作業実行が可能な無料版の「Free」のほか、実行数4500回/1カ月で5ドル/月の「Flow Plan 1」、実行数1万5000回/1カ月で15ドル/月の「Flow Plan 2」が用意されている。まずはMicrosoftアカウントを使って無料でサインインして、テンプレートを試してみるのがお勧めだ。

テンプレートで作業の自動化を体験してみよう

「Microsoft Flow」では、「一連の作業」のことを「フロー」という。フローは、各ツールを部品のように組み合わせることで作成できるが、まずは既に作成済みのテンプレートを利用して、「Microsoft Flow」がどんなものか体験してみよう。公式サイトには1000種類を超えるテンプレートもアップロードされているので、それを利用すればわずか数分で設定が完了する。

今回は例として、「Outlook.comからの添付ファイルの保存」テンプレートを使用してみた。これを使うとMicrosoftの提供しているメール(および予定表など)のWebサービスであるOutlook.comでメールを受信し、メールの添付ファイルをオンラインストレージサービスのOneDriveにコピーするという作業を自動で行える。

Flowテンプレートの閲覧ページ

Microsoft Flowのサイトでサインインしたあと「テンプレート」をクリック。するとテンプレートの一覧が表示される。使ってみたいテンプレートがあったらクリックする。今回は「Outlook.comからの添付ファイルの保存」を選択した。

テンプレートページ

テンプレートの個別ページが表示されたら「このテンプレートを使用」をクリックする。

続行ボタンが表示された画面

ページ下部に「このテンプレートを使用するには」という欄が表示される。今回はOutlook.comとOneDriveを使用するので、「サインイン」ボタンを押してサインインする(サインインしたあとは「サインイン」ボタンは非表示になる)。サインインが完了すると「続行」ボタンがクリックできる状態になるので、これをクリックする。

フローの作成画面

するとテンプレートの詳細画面が表示される。ここで表示するのが作業の流れ「フロー」だ。今回はOneDriveの「フォルダーのパス」として「Root」を選択して「フローの作成」をクリックした。

「フローを作成しました。終了するには〔完了〕をクリックしてください。」の表示画面

すると「完了」ボタンが表示される。これをクリックすれば設定完了。1分もあれば設定できてしまう。

「完了しました。新しいフローは実行中です」の表示画面

設定が完了すると「新しいフローは実行中です」という画面が表示される。

Outlook

試しにOutlook.comで使用しているメールアカウントに添付ファイル付きのメールを送ってみた。Outlook.comにサインインすると「資料.xlsx」というファイルが添付されたメールが届いている。

OneDriveページ

次にOneDriveを開いてみた。すると先ほどのメールに添付されていた「資料.xlsx」がコピーされている。Outlook.comからOneDriveへのコピー作業は完全に自動で行われる。

自作フローで定型作業を自動化しよう

テンプレートを利用してMicrosoft Flowを利用していると、「こんな使い方ができたらいいのに」「このツールとこのツールを組み合わせたらもっと便利なのに」といったアイデアが浮かんでくるときがあるだろう。そんなときはフローを自作してみるといいだろう。

フローの自作は「自分のフロー」で、「一から作成」を使って作成する。ここでは作業する順番に下記3点において必要なものを選択していき、フローを構築する。

1. トリガー:どのツールがどのような状態のときにフローを起動するか
2. アクション:どのツールでどのような処理を行うか
3. 条件:どのような状態のときにアクションを実行するか

「自分のフロー」ページ

Microsoft Flowの「自分のフロー」を選択すると、テンプレートや自作フローなど、現在利用中のフローの一覧が表示される。ここで「一から作成」を選択すると、自分でフローを作ることができる。

トリガーの設定画面

自作フローではまずフローを起動する「きっかけ」となる「トリガー」を選択する。例えば「Outlook.com - When a new email arrives」は、「Outlook.comで新規メールを受信したときに作業を開始する」という意味だ。

「+新しいステップ」画面

「+新しいステップ」をクリックすると、どのような処理を行うかを選択する「アクション」や、どのような状態のときにアクションを実行するか設定する「条件」を指定できる。このように、部品を配置するように自動作業の流れを構築していけばいい。一見難しく思えるかもしれないが、実際にやってみるとすぐに慣れるので、ぜひどんどん新しいフロー作りにチャレンジしてみてほしい。

詳しいフローの構築テクニックについては、今回の原稿では触れないが、Microsoft Flowの画面上段にある「学習」をクリックすれば、テキストは英語ながら、フローの構築方法が詳しく解説されている。

Microsoft Flowを利用すれば、アイデア次第でさまざまな処理を自動化することができる。ぜひ試してみてほしい。

テキスト/芝田隆広

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