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パソコンとスマートフォンでスケジュール管理

ビジネスにおいてスケジュールの管理は欠かせない。パソコンを使ってスケジュール管理を行っている人は多いだろうが、出先でもスケジュールは確認できるようにしておきたい。そこでパソコンとスマートフォンでスケジュールを共有して、賢く管理していく方法を紹介する。

パソコンとスマートフォンを使ってスケジュールを管理しよう

ビジネスにおいては会議や打ち合わせ、書類の作成などさまざまなスケジュールをこなさなくてはならない。紙のカレンダーや手帳に書き込んで管理しているという人もいるだろうが、多くのスケジュールを管理するためにはやはりパソコンを利用したいところだ。

とは言えスケジュールを会社のパソコンに入力しておいただけでは、出先から確認することができない。そこでパソコンとスマートフォンでスケジュールを共有して管理できるようにしておくのがお勧めだ。

パソコン側で利用するスケジュール管理は、マイクロソフトが提供しているWebサービス「Outlook.com」を利用するとよい。このサービスではクラウドにスケジュールのデータを保存するため、スマートフォンからでも手軽に閲覧することができる。

「Outlook.com」のWebサイト

Outlook.comは、Webブラウザーからメールや予定表などを管理できるサービス。Microsoft Officeの「Outlook」のWeb版だ。

Outlook.comでスケジュールを管理する

Outlook.comは、マイクロソフトが提供するクラウドサービスで、メールや予定表などの管理が行える。クラウドで予定表を管理することで、パソコンでもスマートフォンでも手軽にスケジュールを閲覧できるというわけだ。

利用するには、Microsoftアカウントが必要となる。Microsoftアカウントについては、Windows 10用に取得したという人は多いだろうが、もしまだ取得していないならこの機会に作ってしまうといいだろう。

マイクロソフトのアカウントの作成ページ

Microsoftアカウントを未取得の場合には、この機会にアカウントを作成しておくといいだろう。Outlook.comのトップページで「新規登録」ボタンをクリックし、必要事項を入力すればMicrosoftアカウント用のメールアドレスが発行される。

Outlookカレンダーの画面

Microsoftアカウントを作成し、Outlook.comにログインしたら画面左下にある左から2番目のアイコンをクリックすると「Outlookカレンダー」の画面になる。

「Outlook.com」カレンダー

Outlookカレンダーの画面が表示される。「新規作成」ボタンをクリックし「予定表イベント」を選択すれば、新しいイベントを設定できる。

またパソコン版のOutlookで既にスケジュールを管理している人は、Outlookの予定表をOutlook.comに読み込ませることもできる。「ファイル」で「予定表の保存」を行って、データをファイルに保存し、Outlook.comの「予定表の追加」で読み込みを行えばいい。

「Outlook.com」カレンダー

パソコンソフト版のOutlookの予定表データをOutlook.comにエクスポートするときは、Outlookで「ファイル」を選択する。

Outlook「ファイル」の画面

「予定表の保存」をクリックする。

「ファイル名を付けて保存」画面

「ファイル名を付けて保存」画面が出るので「その他のオプション」をクリックする。

「名前を付けて保存」画面

「期間」の項目を「予定表全体」に「詳細情報」を「空き時間情報と予定表の全詳細情報が含まれます」にして「OK」ボタンをクリックする。「ファイル名を付けて保存」画面に戻るので、ファイルをデスクトップなど分かりやすい場所に保存しておく。

「Outlook.com」カレンダー

Outlook.comでパソコン版Outlookの予定表を読み込む場合は「予定表の追加」を選択し「ファイルから」を選ぶ。

「予定表のインポート」画面

ここで「参照」ボタンをクリックして先ほど保存した予定表のファイルを選択。「保存」ボタンをクリックすればOutlook.comにデータが読み込まれる。

「Outlook.com」カレンダー

Outlook.comにパソコン版Outlookで作成していた予定表のデータが読み込まれた。

Android/iPhoneでOutlook.comの予定表を利用する

Outlook.comの予定表にスマートフォンからアクセスするには、スマートフォン版のOutlookアプリを使うのが手軽だ。Androidであれば「Google Play ストア」、iPhoneなら「App Store」で「Outlook」を検索すれば見つかるはずだ。どちらも無料アプリなので、手軽に利用することができる。

アプリをダウンロードしたら、あとはOutlook.comで利用しているMicrosoftアカウントにログインすれば、予定表のデータも自動で読み込まれる。スケジュール管理をきちんと行って、業務をミスなく効率的に行いたいという人はぜひ利用してもらいたい。
以下に、AndroidとiPhoneそれぞれの手順をまとめる。

Android

「Microsoft Outlook」アプリインストール画面

Androidの場合はGoogle Play ストアで「Outlook」を検索すればスマートフォン版の「Microsoft Outlook」が見つかるので「インストール」ボタンをタップしてダウンロードする。

「Microsoft Outlook」アプリインストール画面

起動したらOutlook.comで使用しているMicrosoftアカウントのメールアドレスとパスワードを入力する。

Android版「Outlook」画面

アカウントの設定が終わったらAndroid版Outlookが利用できる。最下段左から2番目のアイコンをタップすると、Outlook.comに登録した予定表が表示される。

iPhone

「Microsoft Outlook」アプリ

iPhoneの場合も手順は同様だ。App Storeで「Outlook」を検索し「入手」ボタンをタップしてインストールしよう。

「Outlook.com」カレンダー

Microsoftアカウントの設定を行い、「予定表」をタップすれば予定表画面が表示される。

テキスト/芝田隆広

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