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プロジェクトに便利なExcelの「共同編集」機能を利用する

ビジネスでプロジェクトを進めるときに、一つのファイルを複数人で編集・閲覧したくなることがある。そんなときにぜひ利用してもらいたいのがExcelの「共同編集」機能だ。「共同編集」機能は、複数人のユーザーが一つのファイルに同時にアクセスして、作業を行えるというもの。今回はそんな便利な「共同編集」機能を紹介する。

一つのExcelファイルを同時に編集できる「共同編集」機能が便利

共有フォルダー内のExcelファイルにデータを入力しようとしたが、「編集のためロックされています」というメッセージが表示されて、入力作業を行うまで数時間待たされてしまった——。複数人で作業をしているときに、そんな経験をしたことがある人は多いだろう。

「ロック表示」画面

通常のファイル共有の場合、別のユーザーがそのファイルを開いていると「編集のためロックされています」というメッセージが表示される。「読み取り専用」で開くことはできるが、ロックが解除されるまで編集は行えない。

また「AさんとBさんが内容の重複するデータを別々のExcelファイルに入力していたが、データの並び順が異なっていたため、整合性を取るのに時間がかかってしまった」などなど、複数人が個別に作業をするときは「作業の重複」が大きな問題となる。

そんなトラブルをなくすためにもぜひ利用してほしいのが、Excelの「共同編集」機能だ。これは複数のユーザーが、一つのExcelファイルを同時に編集できるようにするための機能だ。

共同編集機能を使うと、例えば以下のようなことが可能となる。
・AさんとBさんが共有されたExcelファイルを同時に開く
・AさんがExcelファイルにデータを追加する
・Aさんの変更内容がBさんのExcelファイルにも自動的に反映される
……といった具合だ。

Excelの共同編集機能イメージ

Excelの共同編集機能では、複数のユーザーが一つのファイルを同時に編集することが可能。編集結果がリアルタイムで共有相手の画面に反映される。

共同編集機能では一つのファイルを複数人が同時に開いて、それぞれ編集ができ、編集内容がリアルタイムで各人のExcel画面に反映される。チーム内での作業の重複をなくし、スムーズに業務を進めるのに非常に便利な機能なのだ。

Excelの共同編集に必要な環境

このように便利なExcelの共同編集機能だが、原稿執筆段階では利用できる環境に制限がある。Webブラウザーから利用できる「Excel Online」、iOS用のスマートフォン版「Excel」では既に正式版が利用可能だ。

デスクトップ版のExcel 2016やAndroid版Excelについては、Office 365に将来インストールされる予定の機能をいち早く体験できる「Office Insider プログラム」に参加すれば利用可能だ。ただOffice Insider プログラムは基本的に機能をテストするために使われるものなので、安定性の要求されるオフィス環境での導入は難しいかもしれない。

現状でパソコンから共同編集を利用したい場合は「Excel Online」を利用するのが手軽だ。デスクトップ版のExcelでも近いうちに正式採用されると思われるので、採用されたらぜひ利用してみてほしい。

Office Insider画面

Office Insider プログラムは、Officeの新機能を正式リリースする前に、一部のユーザーに機能を公開することでテストを行うためのもの。将来Officeに正式採用される機能をいち早く試すことが可能だ。

Office Insider

共同編集機能を使ってみる

それでは実際に共同編集機能を使ってみよう。今回はWebブラウザーから利用できる「Excel Online」を使って、複数のユーザーでExcelブックを共同編集する方法を紹介する。

共有するファイルは、マイクロソフトのクラウドサービスである「OneDrive」「OneDrive for Business」、または「SharePoint Online」のライブラリにアップロードしておく必要がある。ここではOneDriveを使った例を紹介する。

まずはWebブラウザーでOneDriveを開き、既存のExcelファイルをアップロードするか、新しいファイルを作成する。次にそのファイルを他のユーザーと共有する。あとは自分と他のユーザーが同じファイルを開き、Excel Online上で編集を行えばいい。

「OneDrive」アップロード画面

共同編集したいファイルをマイクロソフトのオンラインストレージ「OneDrive」にアップロードする。Microsoftアカウントがあれば利用可能だ。サインインしたらWebブラウザーの画面にファイルをドラッグ&ドロップすればアップロードできる。

OneDrive

Excel Online画面

アップロードしたファイルをクリックして開くと、Webブラウザー上でExcel Onlineが開き、ファイルが表示される。ここで右上の「共有」をクリックする。

「ユーザー招待」画面

このような画面が表示されるので「ユーザーの招待」をクリックして、「宛先」欄に共同編集を行いたいユーザーのメールアドレスを入力する。「受信者に編集を許可する」を選択して「共有」をクリックする。

共同編集相手の受信トレイ画面

共同編集相手のメールアドレスに、共有を通知するメールが届く。共有相手側は「OneDriveで表示」を選択すれば共有されたファイルをWebブラウザーで開くことが可能だ。なおメールソフト側でHTMLメールを利用しない設定にしている場合は、ファイルのURLが通知される。(画像はG-mailで受信した場合の画面です)

Excel Online画面

共同編集相手のWebブラウザーの画面でExcel Onlineが開き、共有されたファイルが読み込まれる。編集を行いたい場合は「ブラウザーで編集」ボタンをクリックする。

共同編集中画面

共同編集相手が「ブラウザーで編集」ボタンをクリックすると、自分のExcel Online側に「ゲストも編集中です」(相手がMicrosoftアカウントを使っている場合は「ゲスト」の部分が相手のユーザー名になる)と表示され、相手の編集内容がリアルタイムで反映されていき、共同で作業が行える。

複数人で共同編集を行えば、相手の編集過程が即座に自分側の画面にも反映されて確認できるため、相手の作業状況をリアルタイムで確認できる。他のユーザーと作業が重複することもなく、効率的なプロジェクト進行が可能になる。またたくさんのデータを、複数人で手分けして入力するといった使い方もできる。複数人で作業を進めるならば、ぜひ試してみてほしい。

テキスト/芝田隆広

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