選ぶ時も、使う時も安心！ パソコン活用ガイド

Outlook、Teamsの役割とは

OutlookとTeamsは、どちらも日常業務でよく使われるMicrosoftのツールですが、それぞれの役割を意識せずに使っているケースも少なくありません。まずはその違いを整理します。

Outlookメール×Teamsチャットの併用術

OutlookとTeamsは、それぞれ役割が異なるからこそ、併用することで社内連携をよりスムーズに進めやすくなります。ここでは、実務で取り入れやすいOutlookメールとTeamsチャットの併用術を紹介します。

スケジュール同期と「会議の質」の向上

OutlookカレンダーからTeams会議を直接設定すれば、予定登録とオンライン会議の準備を一度に進められ、日程調整や参加者への共有もスムーズになります。会議後は、条件を満たす会議であれば、会議ファイルや録画、文字起こしの内容も確認できます（注1）。

さらに、Microsoft 365 Copilotを利用すれば、議論の要点やアクションアイテムを整理し、Outlookで作成するフォローアップメールにも活用できます（注2）。予定管理から会議後の対応までを一連の流れでつなげることで、会議の質と情報共有の精度を高めやすくなります。

（注1）録画・文字起こしの利用可否は、Microsoft 365のライセンス、組織の設定、会議ポリシーによって異なります。
（注2）AIによる要約機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンス（別途有償）が必要です。

タスク管理の統合で業務効率化

Outlookでフラグを付けたメールは、Microsoft To Doの「フラグ付きメール」リストにタスクとして同期できます。

また、Teamsに「Planner」アプリを追加し、Outlookの予定表とあわせて活用することで、「いつ、誰が、何をするか」を一元的に管理しやすくなります。

このように、OutlookとTeams、Microsoft To Do、Plannerを連携させることで、タスクを一元的に管理できます。担当者や期限、対応内容も整理しやすくなり、対応漏れの防止や業務効率化にもつながるでしょう。

まとめ

OutlookとTeamsは、役割を整理して使い分けることで、社内連携をよりスムーズに進められます。組み合わせて利用し、業務効率化や円滑な社内連携につなげましょう。

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