「ChatGPTで業務効率化を進めよう！」実際、どう生かせる？
ChatGPTの活用を社内で推進することになった場合、どのような業務に生かせるのでしょうか。
ChatGPTは、簡単な指示文（「プロンプト」という）を入力すると、インターネット上にある膨大な情報の学習結果から回答を生成してくれるツールです。会話形式で質問を進められるため、AIの扱いに不慣れでも利用しやすい点や、自然な文章で返答されるので回答をそのまま理解・利用しやすい点が好まれています。
ただし注意すべきなのが、生成された回答が必ずしも正しいわけではないことです。そのため、クライアントへの配布資料などの正式な「アウトプット」に使用するのではなく、企画や文章をまとめる際の要素出しや項目出しといった、自分への「インプット」に使うとよいでしょう。その点にさえ気をつければ、以下のようにさまざまなシーンで活用できます。
メールの文面作成支援
日々の業務で一定のウエートを占めるメールのやり取り。このメール文面を効率よく作成するときにChatGPTが使用可能です。ChatGPTに「ビジネスメールを作成すること」「文面の概要」などを記載したプロンプトを入力すると、その内容をくんだメール文面を生成してくれます。その内容を確認し、違和感のないように手を加えるだけで、あっという間にメール文面が出来上がります。日々のルーティン業務だからこそ、ちょっとした工夫で作業時間を短縮できる点がおすすめです。
企画の壁打ち、見逃していた視点の指摘
ChatGPTの特徴の一つは、人間のように自然な会話ができることです。この特徴を生かし、検討中の企画について質問を投げかけてみます。すると、その企画を成功させるために必要な要素や、他との差別化につながるポイントなどを回答してくれます。一般的な答えを提示されることもありますが、企画に対する新たな視点や見逃していた事柄に気づくきっかけになるでしょう。
社内資料の下書き作成、営業提案資料の要素出し
社内・社外向けの資料作成にも、ChatGPTが活用できます。「資料の用途」「まとめたい内容」などをプロンプトに記載すると、情報を整理・網羅した文面を作成してくれます。その内容を見て不足する要素があった場合、続けてその点を指摘すれば、改善された文面が生成されるので便利です。その内容を精査・編集して資料を作成することで、業務効率がさらに向上します。
Excelの関数やプログラミングコードの作成
ChatGPTは日本語や英語などだけでなく、Excelの関数やプログラミングコードといったIT上で使用される言語にも対応しています。特定の関数やコードを作成したいとき、その要件をChatGPTに入力すれば、回答が返ってきます。また、自分が書いた関数やコードが合っているのかを確認したいときにも利用可能です。
ChatGPTを社内に導入する方法
ChatGPTを提供するOpenAI社では、法人向けプラン「ChatGPT Enterprise」を用意しています。しかし価格が公開されていないほか、問い合わせが殺到していていつ導入できるのかわからないという事情もあり、まずは従業員単位で、個人向けプランに申し込むのが現実的だといえます。
ChatGPTを導入する際は、OpenAI社の公式サイトへアクセスし、サインアップ（会員登録）してアカウントを作れば、すぐに利用できます。現在個人向けに提供されているChatGPTのプランは、GPT-3.5とGPT-4の2種類です。GPT-3.5は無料ですが、GPT-4は月額20ドル（2023年11月10日現在）がかかる点にご注意ください。
セキュリティの都合上、会社の業務に利用する場合にはセキュリティ担当部門に導入の可否を確認しておくと安心です。
ChatGPTを社内に導入する際のポイント
ChatGPTは業務をサポートしてくれる便利なツールです。以下の点を意識すれば、さらに業務に役立てやすくなるでしょう。
「業務のスタート」で使用する
ChatGPTは、なるべく業務の早期工程で利用するのがおすすめです。ChatGPTが生成する回答は必ずしも正しいわけではないため、その正誤や整合性を確認するファクトチェックが欠かせません。しかしChatGPTを使用するたびにファクトチェックをしていると、通常業務を圧迫し、業務効率が下がってしまう可能性があります。よって、メール文面や資料の下書きの作成など、ファクトチェックが不要な「業務のスタート」で使用するとよいでしょう。
企業に導入しているシステムに対応したAIツールを活用する
OpenAIのChatGPTは、個人でも法人でも利用できる点で導入のハードルが低めです。しかし社内で使うツールとしてセキュリティ上問題がないとは言い切れず、従業員レベルで自由に利用できてしまう点でも注意が必要だといえます。
一方で、Microsoft 365と連動させて利用できる「Copilot for Microsoft 365」や、Azure エンタープライズレベルのセキュリティを担保している「Azure OpenAI Service」など、企業での利用を想定したAIサービスが次々とリリースされています。企業向けのAIツールはいずれも、オープンソースよりもセキュアな環境であり、大人数で利用することを想定した機能が搭載されている点が特徴です。
今後は、企業・事業部の規模感や、必要としているAI支援の内容などによって、さまざまな選択肢のなかから使用ツールを選ぶこと、そしてこうしたツールを使い分けていくことが重要でしょう。
まとめ
AIチャット型サービスのChatGPTの登場はビジネスシーンに大きな衝撃を与え、その性能のよさや使いやすさから、多くのユーザーに利用されています。業務効率向上のために自社で導入する場合には、ファクトチェックの手間を減らすためにも「業務のスタート」で使用するのがおすすめです。まずはお試しでChatGPTを使いつつ、企業・事業部の規模感などに応じて別ツールを選択していくのも有用です。ぜひ自社の業務効率化にお役立てください。
著者紹介 : 金指 歩
ライター・編集者。新卒で信託銀行に入社し営業担当者として勤務したのち、不動産会社や証券会社、ITベンチャーを経て独立。金融やビジネス、人材系の取材記事やコラム記事を制作している。
