備品・文書管理テンプレート
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備品管理表
目的
会社資産として購入した物品の管理帳票として活用。また、定期的な棚卸しと物品の管理を行い、減価償却など会計処理との連動を図る。
記入のポイント（申請者）
物品の仕様書（取扱説明書など）は別途添付。定期的な使用に耐え得るか、整備が必要か、交換・廃棄・紛失を確認。
チェックポイント（管理者）
物品と保管場所を目視確認し管理番号を貼り付け、減価償却などの会計処理を確認する。保管備品を消耗品・備品・固定資産に分類し、定期的に棚卸しを行い資産管理を行う。
備品管理表（Excel・PDF）
備品請求票
目的
物品購入の可否を判断。購入の場合は、資産計上を消耗品・備品・固定資産に分類し、購入方法（現金・リースなど）を決定する。
記入のポイント（申請者）
業務の必要性と物品購入による期待効果を具体的に記載。パンフレットなどの資料は別途添付。
チェックポイント（管理者）
購入の必要性と購入価格が適正かを検証。場合によっては同じスペックの他社製品と相見積りを取る。購入以降の資産計上方法と管理運用方法を関係する担当者に確認を行う。
書類保管期間（法人）
7年間保管（購入後、棚卸し表など資産計上する場合）
備品移動票
目的
組織変更や担当者の異動により、会社備品の移動が生じる場合に備品の管理状況を把握する。廃棄などがある場合は事前に廃棄方法も確認。
記入のポイント（申請者）
移動となる備品と新たな管理部門（管理担当者）を明記。
チェックポイント（管理者）
備品の紛失を避けるために必ず移動した備品と管理担当者を確認すること。棚卸しに関係する場合は会計担当者にも連絡を行う。
モバイル機器利用申請書
目的
会社が従業員に貸し出すモバイル機器の管理に使用。使用頻度、使用目的・内容を把握し、次期モバイル機器購入の際の資料としても活用。
記入のポイント（申請者）
使用目的・内容はできるだけ具体的に記載。利用に当たってはファイルのパスワード設定など情報管理を厳格に行う。
チェックポイント（管理者）
貸し出しの帳票としてだけでなく、利用状況を把握することでIT設備の更新資料として活用する。実際の貸し出しと返却については、ファイルの消去などセキュリティを担保するために実機の確認を確実に行う。
関連法令
直接関係する法律はないが、機密保持など就業規則に係る書類として参照する場合がある。
文書保存記録
目的
会社としての公式文書の管理資料として活用。会社設立から社内の一般文書まで分類し、必要な文書がすぐに検索できるようにしておく。
記入のポイント（申請者）
保存文書のデータベース入力として間違いがないように記載・確認を行う。廃棄後の記入もれに注意する。
チェックポイント（管理者）
保管期間を厳格に管理する。特に税務監査など社外の監査が行われるものは、法定保管期間内に廃棄や紛失することがないように注意し、定期的に保管状況を確認する。
関連法令
永久保管を義務付ける法律はないが、会社の公式な文書を管理する書類として永久保存することが望ましい。
文書貸出記録
目的
過去の社内文書を必要とする場合に使用。過去の実績を検証する場合や社内報に掲載する社史の資料として利用する。
記入のポイント（申請者）
貸出文書と日付を正確に記入。社外秘資料の扱いには十分に注意する（原則社外持ち出し禁止）。
チェックポイント（管理者）
社内文書が紛失・流出しないように、貸し出しと返却については厳格に管理する。
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